В условиях перехода на цифровые форматы и сохранения бумажного документооборота для части сотрудников‚ проверка ведения трудовых книжек остается одним из ключевых направлений аудита кадровой службы. Ошибки в этом документе могут привести к серьезным штрафам при проверках Роструда и проблемам с назначением пенсии работникам.

Ниже представлен подробный разбор того‚ как правильно организовать проверку‚ на что обратить внимание и какие инструменты использовать в текущих реалиях;

Аудит бумажных трудовых книжек: основные этапы

Проверка бумажных бланков требует внимательности к деталям‚ так как именно здесь чаще всего встречаются технические ошибки и нарушения формы записей.

Проверка подлинности бланка

При приеме на работу или во время внутренней ревизии необходимо убедиться в подлинности документа.

• Дата и серия: Если документ старого образца (выдан до 2004 года)‚ необходимо сопоставить дату выпуска и серийный номер. Существуют утвержденные таблицы соответствия серий годам выпуска.
• Вкладыши: Вкладыши имеют свои серии. Важно проверить‚ соответствует ли серия вкладыша году‚ когда он был вклеен. Несоответствие может указывать на использование недействительного бланка.
• Защитные элементы: Обратите внимание на качество бумаги‚ водяные знаки и нумерацию страниц.

Контроль правильности записей

Согласно требованиям трудового законодательства‚ каждая запись должна быть заверена правильно.

• Печати и подписи: Часто встречается ситуация‚ когда запись об увольнении с предыдущего места работы не заверена печатью работодателя или подпись неразборчива. Такие записи считаются недействительными.
• Переименование организации: Особое внимание следует уделить записям о переименовании текущего работодателя. Запись должна быть внесена своевременно‚ до момента увольнения сотрудника. Если организация сменила название‚ но в трудовой стоит старый штамп без записи о переименовании — это нарушение.
• Хронология: Даты приема и увольнения должны идти в строгом хронологическом порядке.

> Важно: Если вы обнаружили у вновь пришедшего сотрудника явное несоответствие серии трудовой книжки году начала ее ведения‚ рекомендуется направить запрос в Социальный фонд России (СФР‚ бывший ПФР) для уточнения данных.

Работа с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек. Хотя в быту часто говорят об «электронной трудовой»‚ юридически это сведения о трудовой деятельности‚ формируемые в информационную систему ПФР (ныне СФР).

Как проверить данные сотрудника?

Работодатель не имеет прямого доступа к полной истории трудовой деятельности кандидата без его согласия и участия.
При приеме на работу: Сведения о трудовой деятельности работник предоставляет сам. Если он отказывается от бумажной книжки‚ он обязан предоставить выписку из электронной трудовой.
Проверка через Госуслуги: Сотрудник может самостоятельно получить выписку в личном кабинете на портале Госуслуг или через мобильное приложение. Это самый быстрый способ получить актуальные данные в цифровом формате.
Отсутствие термина в законе: Стоит помнить‚ что в законодательстве нет термина «электронная трудовая книжка» как отдельного документа. Это цифровая запись в единой базе СФР.

Преимущества цифрового формата

• Мгновенный доступ к данным из любой точки мира.
• Исключение риска потери или порчи бумажного бланка.
• Невозможность внесения незаконных правок задним числом.

Журнал учета движения трудовых книжек

Отдельный элемент контроля, это журнал регистрации движения трудовых книжек и вкладышей.

• Формат ведения: Журнал может вестись как в бумажном‚ так и в электронном виде (с использованием электронной подписи).
• Что проверять:
• Наличие записей о приеме книжек от новых сотрудников.
• Фиксацию выдачи книжек при увольнении (с подписью работника).
• Учет бланков строгой отчетности (самих книжек и вкладышей)‚ находящихся на хранении у работодателя.
• Типичная ошибка: Отсутствие записи в журнале о том‚ какая именно организация внесла последнюю запись о выдаче трудовой книжки на руки работнику.

Контрольный лист для самопроверки (Чек-лист)

Для проведения внутреннего аудита рекомендуется использовать следующий список вопросов‚ основанный на формах федерального государственного контроля (Приказ Роструда):

1. Наличие документа: Имеется ли у работника трудовая книжка (бумажная или выписка ЭТК)?
2. Подлинность: Соответствует ли серия бланка году его выпуска?
3. Заполнение: Все ли записи заверены подписями и печатями (где это требуется)?
4. Хронология: Нет ли разрывов в стаже или задних чисел?
5. Журнал учета: Внесена ли запись о приеме и выдаче книжки в журнал движения?
6. Переименования: Внесены ли записи о смене названия организации-работодателя?
7. Электронный формат: Подписано ли работником заявление о выборе формы ведения трудовой (если переход был в 2020-2021 гг.)?

Ответственность и риски

Нарушение порядка ведения‚ хранения и учета трудовых книжек влечет за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы могут быть наложены как на должностных лиц‚ так и на юридическое лицо.

Кроме того‚ некорректные записи могут привести к тому‚ что работнику не будет засчитан стаж для пенсии‚ что повлечет за собой материальные претензии к работодателю в судебном порядке.

Регулярная проверка трудовых книжек — это не просто бюрократическая процедура‚ а необходимая мера защиты интересов как организации‚ так и сотрудников. Сочетание внимательной работы с бумажными носителями и грамотного использования цифровых сервисов (Госуслуги‚ сайт СФР) позволяет минимизировать риски и поддерживать кадровый документооборот в идеальном состоянии.

> Рекомендация: Проводите внутренний аудит трудовых книжек не реже одного раза в год‚ а также непосредственно перед плановыми проверками контролирующих органов.