Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника․ По закону работодатель обязан хранить трудовые книжки своих сотрудников и несет за них полную ответственность․ Однако в некоторых случаях работодатель обязан или имеет право выдать оригинал документа на руки работнику․ Важно четко понимать эти ситуации, чтобы не нарушить трудовое законодательство․
Главное правило хранения
Согласно законодательству Российской Федерации, во время работы сотрудника оригинал трудовой книжки должен находиться у работодателя․ Выдача документа на руки по просьбе работника для предоставления в банк, consulate или другие организации без законных на то оснований является нарушением․ За такие действия работодатель может быть привлечен к административной ответственности․
Законные случаи выдачи оригинала трудовой книжки
Существует всего несколько оснований, по которым оригинал трудовой книжки может быть передан работнику на руки:
Увольнение работника
Это самая частая и понятная ситуация․ В день прекращения трудового договора (в последний рабочий день) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки․ В документ вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ․ Если работник отсутствовал в день увольнения или отказался получить документ, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте․
Предоставление сведений для назначения пенсии
В соответствии с актуальными нормами трудового законодательства, работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки на руки работнику по его заявлению в целях обязательного социального страхования (обеспечения) — для назначения или перерасчета пенсии․
При этом должны соблюдаться следующие условия:
- Работник должен написать заявление с просьбой выдать трудовую книжку․
- В заявлении должна быть указана цель — для назначения пенсии (предоставления в Пенсионный фонд)․
- Работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней со дня получения ее из Пенсионного фонда или иного органа, осуществляющего пенсионное обеспечение․
Смерть работника
В случае смерти сотрудника трудовая книжка выдается на руки его родственникам․ Для получения документа необходимо предоставить:
- Свидетельство о смерти работника․
- Документы, подтверждающие родство с умершим (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т․д․);
- Заявление о выдаче трудовой книжки․
Запись в трудовой книжке в этом случае оформляется в соответствии с особыми правилами (указывается дата прекращения договора на основании свидетельства о смерти)․
Альтернатива: дубликат или выписка
Часто работники просят выдать им оригинал трудовой книжки для получения кредита, ипотеки или оформления визы․ В этих случаях выдача оригинала не предусмотрена законом․ Вместо этого работодатель обязан:
- Не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником выдать ему заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее․
- Копия должна быть заверена подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации (при наличии)․ На каждой странице ставится отметка «Копия верна», а на последней странице делается запись «Работает по настоящее время»․
Этого документа абсолютно достаточно для банков, посольств и других учреждений․
Как правильно оформить выдачу оригинала
Чтобы избежать проблем и штрафов, выдача оригинала трудовой книжки (например, для Пенсионного фонда) должна быть строго задокументирована:
- Заявление работника․ В нем обязательно должна быть указана причина выдачи и срок, в течение которого работник обязуется вернуть документ․
- Журнал учета движения трудовых книжек․ При выдаче оригинала работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, указав дату получения документа․
- Возврат․ При возврате трудовой книжки работодатель также делает отметку в журнале, а работник ставит свою подпись, подтверждая факт возврата документа․
Ответственность работодателя
Если работодатель незаконно выдал трудовую книжку на руки (например, по устной просьбе для банка) и она была утеряна, ответственность за восстановление стажа полностью ляжет на работодателя; Кроме того, за нарушение правил хранения и выдачи трудовых книжек предусмотрены штрафные санкции:
- Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей․
- Для индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей․
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей․
Выдавать оригинал трудовой книжки на руки можно только в двух основных случаях при жизни работника: при увольнении и для назначения пенсии (по письменному заявлению с обязательством вернуть документ в трехдневный срок)․ Во всех остальных ситуациях работодатель должен предоставлять только заверенные копии и выписки․ Строгое соблюдение этих правил защитит работодателя от штрафов, а работника — от потери важного документа․