Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж и достижения․ В ней фиксируются не только даты начала и окончания работы, но и важные события, такие как награды, поощрения и благодарности․ Но как отличить, что можно занести, а что – нет? В этой статье разберёмся, какие именно сведения о благодарности и грамоте попадают в трудовую книжку, на основании чего они оформляются и как правильно вести запись․

Что такое благодарность и грамота?

• Благодарность – официальное признание заслуг работника, выданное в виде письма, сертификата, диплома или другого документа․ Она может быть выдана работодателем, руководителем организации, городским или региональным органом власти․
• Грамота – официальная награда, обычно в виде памятного документа, подтверждающего выдачу почетной грамоты, ордена, медали и т․п․ Грамота имеет юридическую силу и фиксируется в трудовой книжке․

Законодательные основания

Ведение трудовой книжки регулируется Федеральным законом «О трудовых книжках» (№ 81-ФЗ) и рядом нормативных актов, в т․ч․ приказами Минтруда РФ․ Согласно пункту 3․1․1 данного закона:

«В трудовой книжке фиксируются сведения о награждении работника почетной грамотой, орденом, медалью, а также о вручении благодарности руководителем организации․»

Таким образом, в трудовую книжку можно занести:

1. Почетную грамоту (включая государственные и муниципальные грамоты)․
2. Орден, медаль, знак отличия․
3. Благодарность, выданную официальным лицом (например, главой города, президентом РФ)․

Однако, если благодарность выдана неофициальным лицом (например, коллегой или руководителем отдела без должности), её запись в трудовую книжку не требуется․

Как выглядит запись в трудовой книжке?

Запись делается в разделе «Награждения и поощрения» (первый раздел, если он есть)․ Формат записи обычно такой:

№ – порядковый номер записи в разделе․
Дата – дата вручения награды/благодарности․
Наименование награды – «Почетная грамота Президента РФ», «Благодарность Главы города» и т․д․
Основание – номер постановления, приказа или письма, подтверждающего награду․
Подпись и печать – подпись руководителя организации и печать предприятия․

Пример из практики (18 декабря 2025 г․):

«В графе 1 указывают порядковый номер; в графе 2 дату награждения; в графе 3 наименование награды; в графе 4 – номер постановления; в графе 5 – подпись и печать работодателя»․

Что можно и чего нельзя заносить?

• Можно занести:
  • Почетную грамоту (государственную, муниципальную)․
  • Орден, медаль, знак отличия․
  • Благодарность, выданную официальным лицом (главой города, президентом, министерством)․
• Нельзя занести:
  • Благодарность, выданную неофициальным лицом (например, руководителем отдела без должности)․
  • Награды, выданные в рамках корпоративных программ, не подтверждённые официальным документом․
  • Слова благодарности, не оформленные письмом, сертификатом или другим официальным документом․

Процедура внесения записи

1. Получение документа – работник получает официальное письмо, приказ, постановление или сертификат․
2. Проверка документа – работодатель проверяет наличие подписи, печати и номера документа․
3. Заполнение раздела – работодатель заполняет раздел «Награждения и поощрения» в трудовой книжке, указывая все поля;
4. Подпись и печать – руководитель организации подписывает запись и ставит печать․
5. Сохранение копии – копия документа сохраняется в личном деле работника․

Важно: запись в трудовой книжке производится только после официального подтверждения награды․ Если работник получил благодарность, но без официального документа, запись не требуется․

Специальные случаи

• Благодарность Главы города – согласно 2 октября 2017 г․, если работнику вручена благодарность Главы города, организация не обязана вносить сведения о награждении в трудовую книжку, но обязательно сохранять копию в личном деле․
• Почетная грамота Президента РФ – сведения о награждении вносятся в раздел «Награждения» и сохраняются в личном деле․ При этом в трудовой книжке фиксируется только факт вручения․
• Отказ от записи – работник не может отказаться от внесения записи о награждении, если она подтверждена официальным документом․ Запись обязана быть внесена работодателем․

Как выглядит пример записи (на основе реальных данных)

Допустим, работник получил благодарность от Главы города 6 июня 2024 г․ и почетную грамоту 18 декабря 2025 г․ Запись будет выглядеть так:

№ 1
Благодарность Главы города
Постановление № 123/2024
_______________________
 (подпись руководителя, печать)

№ 2
Почетная грамота Президента РФ
Постановление № 456/2025
_______________________
 (подпись руководителя, печать)

Что делать, если нужно отсканировать трудовую книжку?

В Украине владельцы трудовых книжек, оформленных до 1 января 2004 г․, могут отсканировать и загрузить документы в электронный сервис ПФУ․ Для россиян можно использовать электронный сервис «Электронная трудовая книжка», где можно загрузить копии благодарностей и грамот․

В трудовую книжку заносится:

• Почетная грамота (государственная, муниципальная)․
• Орден, медаль, знак отличия․
• Благодарность, выданная официальным лицом․

Запись производится только после получения официального документа, подтверждающего награду․ Награды, выданные неофициально, в трудовую книжку не вносятся, но копии сохраняются в личном деле․ Важно соблюдать порядок заполнения раздела «Награждения и поощрения» и хранить все документы в надлежащем виде․

Таким образом, если вы получили благодарность или грамоту, убедитесь, что у вас есть официальный документ․ Затем следуйте процедуре внесения записи, и ваш трудовой стаж будет отражать все важные достижения․