Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь сотрудника. Помимо записей о работе и переводах, в нее вносятся сведения о поощрениях за трудовые заслуги. У кадровиков и руководителей часто возникает вопрос: как правильно отразить в этом документе благодарность или почетную грамоту? Разберемся во всех нюансах с учетом актуального законодательства.
Законодательная база: какие поощрения подлежат внесению?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Правилам ведения трудовых книжек (п. 10, 24-25), в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги. К таким сведениям относятся:
- Награждение государственными наградами и присвоение государственных почетных званий (на основании указов и решений).
- Награждение почетными грамотами, присвоение званий (например, «Лучший по профессии»), награждение нагрудными знаками, значками и дипломами, производимое работодателями.
- Другие виды поощрений, предусмотренные законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка или уставами (ч. 2 ст. 191, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).
Таким образом, и объявление благодарности, и награждение почетной грамотой работодателем подлежат обязательному занесению в трудовую книжку сотрудника.
Благодарность или почетная грамота: в чем разница для трудовой?
С точки зрения внесения записей в трудовую книжку, разницы между благодарностью и почетной грамотой нет — оба вида поощрения заносятся в раздел «Сведения о награждении». Запись об этих событиях — это документально зафиксированное подтверждение наград и достижений сотрудника.
Однако важно понимать статус награды:
- Почетная грамота — это официальный документ, вручаемый за конкретные достижения и вклад в общее дело. Сведения о почетных грамотах, выданных работодателем, вносятся в трудовую книжку безусловно.
- Благодарность (в т.ч. с занесением в трудовую книжку или благодарственное письмо) также фиксируется в разделе о награждениях;
А что если грамота «просто грамота отдела»?
Частый вопрос: делается ли запись, если это не почетная грамота от организации, а обычная грамота от конкретного отдела? Здесь действует простое правило: запись вносится только в том случае, если это поощрение от имени работодателя (организации в целом), оформлено приказом и предусмотрено правилами внутреннего распорядка. Грамота от отдела, если она не подкреплена приказом руководителя, в трудовую книжку не заносится.
Порядок оформления: от приказа до записи
Любое поощрение должно быть задокументировано. Процесс выглядит следующим образом:
- Издание приказа. Для нематериальных форм поощрения (благодарности, присвоение звания, награждение грамотой) издается приказ по форме Т-11а (или по утвержденной в организации форме).
- Внесение записи в личную карточку. Запись о поощрении заносится в личное дело сотрудника, в форму Т-2, где указывается название награды, номер и дата приказа.
- Внесение записи в трудовую книжку. Специалист кадровой службы вносит запись, которая должна полностью соответствовать формулировке приказа.
Как правильно заполнить графы в трудовой книжке?
Запись о награждении вносится в раздел «Сведения о награждении». Если в трудовой книжке нет места для записей в этом разделе, первая запись о благодарности или грамоте вписывается во вкладыш (разъяснение Роструда).
При заполнении раздела необходимо внести данные в следующие графы:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация для раздела о награждениях).
- Графа 2: указывается дата награждения (дата приказа).
- Графа 3: записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой. Например: «Объявлена благодарность за высокие достижения в труде и в связи с Днем машиностроителя» или «Награжден почетной грамотой за многолетний добросовестный труд».
- Графа 4: дается ссылка на приказ, на основании которого внесена запись. Указывается наименование документа (Приказ), дата и номер. Например: «Приказ от № 45-к».
Что делать, если номер приказа утерян?
Бывает так, что грамота на руках, но на ней нет номера и даты приказа, а найти его в архиве не представляется возможным. В таком случае внести запись в трудовую книжку корректно не получится, так как графа 4 обязательно должна содержать ссылку на распорядительный документ. Без приказа запись будет считаться недействительной или внесенной с нарушением.
Особые случаи: награды Президента и госслужащих
Для отдельных категорий работников есть специфика:
- Государственные награды: Сведения о награждении Почетной грамотой Президента РФ и об объявлении благодарности Президента РФ в обязательном порядке вносятся как в трудовую книжку, так и в личное дело сотрудника.
- Бюджетная сфера и госслужба: Книжки работников этих сфер часто содержат многочисленные записи о поощрениях, так как в государственных структурах система нематериальной мотивации строго регламентирована и широко применяется.
И благодарность, и почетная грамота — это важные отметки в профессиональной биографии сотрудника. Главное правило для кадровика: запись должна строго соответствовать приказу, быть внесенной в правильный раздел («Сведения о награждении») и содержать все обязательные реквизиты. Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовая книжка будет вести историю трудовых побед работника без ошибок и правовых нарушений.