В 2026 году многие организации всё чаще используют благодарность с занесением в трудовую книжку как форму поощрения сотрудников. Эта процедура не только фиксирует достижения работника, но и служит дополнительным стимулом для повышения продуктивности. В статье разберём, почему такой подход важен, какие требования предъявляются к оформлению и как правильно оформить запись;

Почему благодарность в трудовой книжке важна

• Фиксация достижений. Запись о благодарности позволяет официально зафиксировать успешную работу сотрудника.
• Повышение мотивации. Признание со стороны руководства усиливает чувство ценности сотрудника.
• Упрощение кадровых процессов. При поиске новых сотрудников или при оформлении переводов запись о благодарности служит дополнительным аргументом в пользу кандидата.
• Юридическая защита. Официально зафиксированное поощрение может быть использовано в случае споров о правах на премии и соцвыплаты.

Правовая база оформления благодарности

Согласно материалам Администрации Октябрьского сельского поселения и Трудовому кодексу РФ, в трудовую книжку вносятся только те благодарности, которые оформлены в виде приказа или официального документа. При этом:

1. Благодарность может быть вынесена за успешную работу, выполнение особо сложных задач или за вклад в развитие организации.
2. Запись о благодарности вносится в раздел «Поощрения» трудовой книжки.
3. Для занесения требуется указание порядкового номера, даты награждения, видов поощрения и реквизитов приказа;

Важно помнить, что не каждое слово благодарности автоматически влечёт за собой запись в трудовую книжку. Запись должна быть подтверждена официальным документом (приказ, распоряжение). Если благодарность не оформлена как поощрение, её нельзя заносить в трудовое место.

Пошаговая инструкция по заполнению записи

Ниже приведён пример заполнения графов в трудовой книжке, основанный на рекомендациях Постановления №320н и практических образцах из 2022‑2026 годов.

1. Графа 1 – порядковый номер благодарности. Указывается в виде «1», «2», «3» и т.д.
2. Графа 2 – дата награждения. Формат – «дд.мм.гггг».
3. Графа 3 – вид поощрения. Пример: «Благодарность», «Похвала», «Награда».
4. Графа 4 – реквизиты приказа. Наименование документа, номер и дата издания.
5. Графа 5 – подпись руководителя. Поставьте подпись или печать, если это предусмотрено внутренними документами.

Пример заполнения:

– Благодарность – Приказ № 156 от «О благодарности за успешную подготовку выборов».

Какие виды поощрений могут быть занесены

Согласно информации Современного предпринимателя, в трудовую книжку могут входить:

• Благодарность от руководителя или органов власти.
• Наградные знаки и медали, присваиваемые по инициативе организации.
• Премии и денежные выплаты, если они оформлены как поощрение.
• Ценные подарки, если они оформлены в рамках внутренней системы поощрений.

Важно, что одновременное применение нескольких видов поощрений разрешено, если это предусмотрено коллективным договором или локальными актами.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись о благодарности от главы города?

Согласно ответу Аскона, если благодарность выдана не в рамках внутреннего приказа организации, а является внешним почётом (например, от главы города), то в трудовую книжку её не требуется заносить.

Можно ли одновременно выплатить премию и занести благодарность?

Да. Как указано в материалах Современного предпринимателя, работодатель имеет право одновременно объявить благодарность и выплатить премию. Оба действия оформляются отдельными документами, но в трудовую книжку заносится только запись о поощрении.

Нужно ли оформлять благодарственное письмо в трудовую книжку?

Если благодарность не закреплена приказом и не входит в утверждённую систему госнаград, то её не требуется заносить в трудовое место, как подчёркивается в Журнале Кадровое дело.

Как правильно оформить образец благодарности

Ниже представлен образец записи, который можно использовать в качестве шаблона:

Благодарность
№ ___От ______________________ (должность, ФИО)
Дата ______________________
В связи с успешной работой по подготовке и проведению выборов Президента РФ г. 

вручена благодарность.

После заполнения такой записи её подписывают и ставят печать организации. Затем запись заносится в соответствующий раздел трудовой книжки.

Благодарность в трудовой книжке – это не просто формальное оформление, а важный инструмент признания и мотивации; Правильное заполнение записей согласно требованиям ТК РФ и внутренних нормативных актов позволяет:

• официально фиксировать достижения сотрудника;
• повысить его мотивацию и лояльность;
• использовать документ в кадровых процессах;
• сохранить юридическую защиту организации.

Чтобы всё было сделано правильно, следуйте пятью простым правилам:

1. Оформляйте благодарность официальным документом (приказ, распоряжение).
2. Заносите запись в раздел «Поощрения» трудовой книжки.
3. Указывайте порядковый номер, дату, вид поощрения и реквизиты документа.
4. Подписывайте и печатайте запись.
5. Сохраняйте копию приказа в кадровом деле.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете эффективно использовать благодарность как часть системы мотивации и официального документооборота в вашей организации.