Трудовая книжка (ТК) — ключевой документ‚ подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. Правильная организация её ведения‚ учёта и хранения — прямая обязанность работодателя‚ за неисполнение которой предусмотрена административная ответственность. С 2025 года в России активно внедряется электронный формат (ЭТК)‚ что существенно меняет рабочие процессы. Данное руководство объединяет требования к работе как с бумажными‚ так и с электронными трудовыми книжками.

Основные понятия и правовая основа

Деятельность по ведению ТК регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 66-69‚ 85).
• Постановлением Правительства РФ № 891 (утверждает Инструкцию по ведению ТК).
• Приказом Минтруда России и постановлениями Правления ПФР о порядке ведения ЭТК.

Ключевое изменение: с 1 января 2025 года работодатели (кроме ИП без работников) обязаны формировать и передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России (ПФР) в электронном виде. При этом работник вправе выбрать формат своей трудовой книжки, бумажный или электронный.

Приобретение и оформление бланков ТК

Бумажные трудовые книжки

• Бланки ТК и вкладышей приобретаются за счёт средств работодателя.
• Приобретать бланки можно у организаций‚ имеющих право на их изготовление и реализацию;
• Каждый бланк имеет уникальный серийный номер.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

• Не требуют физического приобретения бланков.
• Работодатель должен быть подключён к системе электронного документооборота с ПФР (через сервисы типа «СБИС»‚ «Контур.Экстерн»‚ «1С» и др.).
• Для работы с ЭТК в бухгалтерских программах (например‚ в «Контур.Экстерн») необходимо настроить раздел «Зарплата и кадры».

Учёт и движение бланков (для бумажного формата)

Работодатель обязан вести строгий учёт бланков ТК и вкладышей. Для этого используются две основные формы:

Приходно-расходная книга по учёту бланков ТК и вкладыша в неё

Ведётся бухгалтерией. Вносится информация обо всех операциях: получении и выдаче бланков. Указываются серия и номер каждого бланка.

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

Ведётся кадровой службой (ответственным лицом). Фиксируется выдача ТК работникам‚ их возврат при увольнении‚ списание испорченных бланков.

Важно:

• Обе книги должны быть пронумерованы‚ прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации.
• Сургучную печать и пломбирование больше не требуют (с 2025 года).

Ведение трудовых книжек: порядок действий

Общие правила для всех форматов

Запись о приёме на работу‚ переводе‚ увольнении и иных сведениях вносится не позднее следующего рабочего дня с даты возникновения соответствующего события (для увольнения‚ приостановления/возобновления договора с мобилизованным).

По остальным основаниям (например‚ о переводе) запись вносится до 25-го числа месяца‚ следующего за месяцем‚ в котором произошло событие.

Особенности ведения бумажной ТК

• ьный лист: заполняется разборчиво‚ без исправлений‚ чернилами чёрного или синего цвета. Указываются все данные работника и организации.
• Записи об опыте работы:
  • Дата приёма и увольнения (число‚ месяц‚ год).
  • Наименование организации‚ должность‚ структурное подразделение.
  • Основание (приказ‚ номер‚ дата).
  • Подпись руководителя и кадрового специалиста‚ печать организации.
• Исправления: не допускаются. При ошибке делается нововая запись с пометкой «Предыдущая запись недействительна» и подписью ответственного лица.

Особенности ведения ЭТК

• Работодатель формирует электронный документ (сведения о трудовой деятельности) и передаёт его в ПФР через систему электронного документооборота.
• Передача сведений происходит автоматически при проведении кадрового события (приём‚ увольнение и т.д.) в программе учёта.
• Если работник выбрал бумажный формат‚ работодатель обязан сделать запись в его бумажной книжке о переходе на ЭТК и выдать книжку на руки.
• Работник вправе в любой момент получить в ПФР выписку из ЭТК (бесплатно‚ в т.ч. через личный кабинет на сайте ПФР).

Работа по совместительству и при прочих случаях

• Запись о работе по совместительству вносится в ту же ТК‚ что и по основному месту работы‚ если она ведётся в одной организации.
• Если совмещение происходит в другой организации‚ ведётся отдельная ТК (или ЭТК).
• При смене собственника организации (реорганизации‚ продажи) все ТК передаются новому владельцу с описью.
• При увольнении работника бумажная ТК выдается ему на руки под расписку в журнале учёта движения. ЭТК не выдается — данные остаются в системе ПФР.

Ответственное лицо и внутренние инструкции

Работодатель обязан:

1. Назначить ответственного сотрудника (из числа кадровых работников или бухгалтера) за ведение‚ учёт и хранение ТК.
2. Разработать и утвердить внутреннюю инструкцию по ведению трудовых книжек‚ которая должна включать:
   • Порядок приобретения и учёта бланков.
   • Правила заполнения записей.
   • Сроки внесения сведений.
   • Порядок передачи данных в ПФР (для ЭТК).
   • Правила хранения и выдачи ТК.
   • Ответственность за нарушения.
3. Обеспечить ответственное лицо материалами (бланки‚ печать) и доступом к программам для работы с ЭТК.

Хранение трудовых книжек

• Бумажные ТК хранятся в кадровом отделе в сейфе или шкафу‚ обеспечивающем их сохранность от порчи‚ пожара‚ несанкционированного доступа.
• По истечении 75 лет с даты последней записи ТК передаётся на постоянное хранение в государственный архив (если работник не забрал её самостоятельно).
• Электронные данные хранятся в базе ПФР и в резервных копиях у работодателя (если ведётся локальный учёт).

Отчётность и контроль

Ответственное лицо обязано:

• Ежемесячно (до 5-го числа следующего месяца) представлять в бухгалтерию отчёт о наличии бланков ТК и вкладышей‚ а также об суммах‚ полученных за их оформление (если взимается плата с работника).
• Прилагать к отчёту приходный ордер кассы.
• Регулярно сверять данные в журналах учёта с фактическим наличием бланков.

Типовые ошибки и их последствия

• Невнесение записей в срок — штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ.
• Исправления в ТК (подчистки‚ зачёркивания) — недействительность записи‚ претензии от работника‚ проверяющих органов.
• Отсутствие журналов учёта — нарушение порядка документооборота.
• Неназначение ответственного лица — невозможность доказать добросовестность при проверках.
• Непередача сведений в ПФР для ЭТК — нарушение закона‚ проблемы работника с подтверждением стажа в будущем.

Организация работы по ведению трудовых книжек, это комплексный процесс‚ требующий:

1. Чёткого регламента (утверждённая инструкция).
2. Назначения ответственного и его обучения.
3. Системы учёта (журналы для бумажных ТК‚ программное обеспечение для ЭТК).
4. Регулярного контроля за сроками и правильностью внесения записей.
5. Соблюдения двойного формата на переходный период: если работник выбрал бумажную ТК‚ вы обязаны вести её и передавать данные в ПФР. Если электронную — только передача данных в ПФР и запись в бумажной ТК о выборе формата.

Оптимизировать этот процесс помогают современные сервисы (например‚ «Контур.Экстерн»‚ «СБИС»)‚ которые автоматизируют формирование сведений для ПФР и ведение ЭТК. Для малых организаций (до 10 человек) допускается передача сведений в ПФР на бумажном носителе‚ но переход на электронный формат становится стандартом.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций необходимо обращаться к актуальным редакциям нормативных правовых актов и получать консультацию у юриста.