Благодарность, объявленная администрацией города, является одной из форм поощрения трудовой деятельности. Её занесение в трудовую книжку подтверждает официальное признание заслуг сотрудника и может повлиять на его карьерный рост, пенсионные начисления и социальные гарантии. Ниже представлен подробный разбор процедуры, правовой основы и практических рекомендаций по оформлению такой записи.
Правовая основа
- Трудовой кодекс РФ (ст. 191) – перечисляет виды поощрений, которые могут быть внесены в трудовую книжку.
- Постановление Госкомстата РФ от № 1 – утверждает унифицированную форму приказа о поощрении сотрудников.
- Постановление Правительства РФ от № 225 – регулирует порядок ведения и хранения трудовых книжек, включая разделы, куда вносятся сведения о наградах и поощрениях.
- Разъяснения Роструда (письмо от № ПГ/07‑264‑21‑1) – указывают, что первая запись о благодарности вносится в раздел «Сведения о награждении», если там есть свободные строки; иначе – в раздел «Сведения о поощрении».
Кто может получить благодарность от администрации города
Благодарность может быть объявлена:
- За многолетний добросовестный труд в муниципальных учреждениях.
- За активное участие в благоустройстве территории города (например, субботники, озеленение).
- За профессиональные достижения, способствующие развитию местного самоуправления (инновационные проекты, улучшение качества услуг).
- За особый вклад в организацию городских мероприятий (праздники, фестивали, спортивные соревнования).
Порядок оформления благодарности
Инициатива и подготовка документа
Инициатором может выступать руководитель учреждения, отдел кадров или непосредственно администрация города. Необходимо подготовить:
- Ходатайство о объявлении благодарности (с указанием оснований, периода работы, конкретных достижений).
- Проект приказа о поощрении (согласно унифицированной форме Госкомстата).
Согласование и подписание
Ходатайство направляется на согласование в юридический отдел и финансовую службу (если предусмотрено материальное вознаграждение). После согласования документ подписывается руководителем организации и передаётся в кадровую службу.
Издание приказа
Кадровая служба оформляет приказ о вынесении благодарности с занесением в трудовую книжку. Приказ должен содержать:
- Наименование организации и её реквизиты.
- Дата и номер приказа.
- ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение.
- Основание благодарности (например, «за многолетний добросовестный труд в благоустройстве города»).
- Формулировка благодарности (точно такая же, как будет внесена в трудовую книжку).
- Подпись руководителя и печать организации.
Внесение записи в трудовую книжку
Специалист кадровой службы делает запись в трудовой книжке сотрудника в соответствии с образцом, утверждённым Приказом Минтруда России от № 69.
Где вносить запись в трудовую книжку
Согласно разъяснениям Роструда и Правилам ведения трудовых книжек, запись о благодарности вносится в один из следующих разделов:
- Раздел «Сведения о награждении» – если в этом разделе есть свободные строки (обычно используется для государственных и ведомственных наград, но допускается и для благодарностей, оформленных приказом).
- Раздел «Сведения о поощрении» – если раздел награждения заполнен или организация предпочитает вести поощрения отдельно.
Выбор раздела фиксируется в приказе: в нём указывается, куда именно следует внести запись.
Образец записи в трудовую книжку
Ниже приведён пример записи, которая полностью соответствует формулировке приказа.
2026
Благодарность
Основание: Приказ № 123 от «О объявлении благодарности сотруднику ООО «Городские услуги» Иванову И.И. за многолетний добросовестный труд в благоустройстве территории города».
Запись: За многолетний добросовестный труд в благоустройстве территории города объявлена благодарность администрации города.
Подпись: ___________________
Расшифровка подписи: И.В. Петрова, специалист отдела кадров.
Дата внесения записи:
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вносить благодарность, если она объявлена только устно?
Нет. Для внесения в трудовую книжку необходимо наличие приказа или иного письменного документа, подтверждающего факт поощрения. Устная благодарность не подлежит занесению.
Можно ли вносить благодарность от администрации города в раздел «Сведения о работе»?
Нет. Раздел «Сведения о работе» предназначен исключительно для записей о приёме, переводе, увольнении и изменениях условий труда. Поощрения относятся к отдельным разделам (награждение/поощрение).
Что делать, если в трудовой книжке нет свободных строк в разделе награждения?
В этом случае запись делается в раздел «Сведения о поощрении». Важно, чтобы в приказе было прямо указано, куда следует вносить запись.
Требуется ли согласие сотрудника на внесение благодарности?
Согласие не требуется, так как благодарность является формой поощрения, а не дисциплинарным взысканием. Однако хорошей практикой является ознакомление сотрудника с приказом под роспись.
Как долго хранится копия приказа о благодарности?
Копия приказа хранится в личном деле сотрудника в течение всего периода его работы в организации и после увольнения – в соответствии с требованиями законодательства о хранении персональных данных (не менее 75 лет после увольнения).
Благодарность от администрации города, оформленная приказом и внесённая в трудовую книжку, является важным элементом признания трудового вклада сотрудника. Правильное оформление такого поощрения не только повышает мотивацию работника, но и обеспечивает соблюдение норм трудового законодательства. Следуя представленной выше процедуре, кадровые службы смогут безошибочно оформить благодарность и внести её в трудовую книжку в соответствии с действующими нормативными актами.