Благодарственная запись в трудовой книжке – это официальное подтверждение того, что работник был отмечен за выдающиеся результаты труда, инициативу, профессиональное развитие или иные заслуги․ Правильное оформление такой записи имеет значение как для работника (повышение шансов на карьерный рост), так и для работодателя (соответствие требованиям Трудового кодекса РФ)․

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 71, ст․ 78) и Постановлению Правительства РФ от № 2272 (о порядке ведения электронных трудовых книжек), в трудовую книжку (в т․ч․ в электронный вариант) вносятся сведения о:

• приёме на работу и увольнении;
• переводах, командировках, стажировках;
• награждениях, премиях, благодарностях, присвоении квалификаций․

С 2021 года большинство организаций обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК), однако в некоторых отраслях (например, в государственных учреждениях) сохраняется возможность вести бумажный вариант․

Когда оформляют благодарственную запись?

Благодарственная запись вносится в следующих случаях:

1. За выдающиеся результаты работы (превышение плановых показателей, внедрение инноваций)․
2. За проявленную инициативу и активное участие в проектах компании․
3. За профессиональное развитие (успешное прохождение повышения квалификации, получение сертификатов)․
4. За длительный трудовой стаж с безупречной репутацией․

Кто отвечает за внесение записи?

Запись в трудовую книжку обязан делать работодатель (или уполномоченный им представитель – специалист отдела кадров)․ В случае электронных трудовых книжек запись вносится через специализированную информационную систему, а подтверждающий документ (благодарственное письмо, приказ) прикладывается в виде скана․

Как выглядит благодарственная запись

Запись делается в отдельной строке в разделе «Награды, поощрения, благодарности»․ Формат записи в бумажной книжке выглядит так:

Дата | Наименование награды | Краткое описание причины

Для электронного варианта поля могут быть разбиты на отдельные элементы формы․

Пример оформления в бумажной трудовой книжке

Пример записи в электронную трудовую книжку

• Тип награды: Благодарность
• Основание: Приказ № 45‑2026 от
• Описание: За выдающиеся результаты в проекте «Оптимизация складских процессов»․

Пошаговая инструкция по оформлению благодарственной записи

1. Подготовка документа‑основания․ Получите оригинал или скан приказа/письма, в котором фиксируется благодарность․
2. Проверка данных сотрудника․ Убедитесь, что ФИО, должность и дата рождения указаны точно, как в трудовой книжке․
3. Заполнение записи․
   • В бумажной книжке: подпишите запись печатью организации и подписью ответственного лица․
   • В ЭТК: введите данные в соответствующие поля, загрузите скан документа‑основания․
4. Подтверждение записи․ Сотрудник подписывает листок (если это предусмотрено внутренними регламентами) и получает копию приказа․
5. Контроль и архивирование․ Сохраните оригинал приказа в личном деле сотрудника и в архиве кадровой службы․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи и печати․ В бумажной книжке запись считаеться недействительной без подписи ответственного лица и печати организации․
• Неправильный раздел․ Не размещайте благодарность в разделе «Образование» или «Стаж», а только в разделе «Награды, поощрения, благодарности»․
• Ошибки в датах․ Дата записи должна соответствовать дате из приказа, а не дате внесения в книжку․
• Неактуальная форма в ЭТК․ При вводе данных в электронную систему используйте только предустановленные справочники (тип награды, код причины)․

Особенности оформления в электронных трудовых книжках

ЭТК позволяет автоматизировать процесс и уменьшить количество бумажных документов․ При работе с ЭТК следует помнить:

1. Запись вносится только через уполномоченную информационную систему (например, «Госуслуги», «Электронная трудовая книжка»)․
2. Все изменения фиксируются в журнале операций, что упрощает проверку достоверности․
3. Прикреплённый документ‑основание (скан приказа) должен быть в формате PDF, размером не более 5 МБ․
4. Сотрудник получает уведомление о внесённой записи и может просмотреть её в личном кабинете․

Пример благодарственного письма (текст приказа)

Для удобства HR‑специалистов приводим типовой образец приказа, который можно адаптировать под конкретную ситуацию․

Приказ № 45‑2026
от г․
О благодарности Иванову Ивану Петровичу,
старшему инженеру отдела логистики,
за выдающиеся результаты в реализации проекта
«Оптимизация складских процессов», позволившего
сократить издержки компании на 12 %․

Основание: решение Совета директоров от г․

Подпись ______________________ (директор)

Оформление благодарственной записи в трудовую книжку – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований; Правильное оформление повышает ценность документа для сотрудника и защищает интересы работодателя․

Ключевые моменты, которые стоит помнить:

• Запись вносит только работодатель (или уполномоченный представитель)․
• Запись размещается в разделе «Награды, поощрения, благодарности»․
• Необходимо указать дату, тип награды и краткое обоснование․
• Для ЭТК требуется загрузить скан приказа и заполнить поля согласно справочникам․
• Контролируйте подписи, печати и соответствие даты приказу․

Соблюдая эти рекомендации, вы гарантируете корректность и юридическую силу благодарственной записи, а сотрудник получит заслуженное признание своего вклада в развитие компании․