Вопрос о том, какие благодарственные письма можно вносить в трудовую книжку, часто возникает как у сотрудников, так и у кадровых работников. Несмотря на кажущуюся простоту, эта процедура регулируется строгими нормами трудового законодательства РФ. В этой статье мы подробно разберём, когда и как благодарственное письмо становится основанием для записи в трудовой книжке, какие требования к документу предъявляются, и как правильно оформить такую запись.
Законодательная основа: что говорит Трудовой кодекс РФ
Согласно части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о:
- работнике;
- выполняемой им работе;
- награждениях за успехи в работе.
Таким образом, не любая благодарность может быть занесена в трудовую книжку — только та, которая является формой поощрения за успехи в трудовой деятельности. Это ключевое условие.
Какие благодарственные письма можно вносить в трудовую книжку?
Запись в трудовую книжку возможна только при соблюдении следующих условий:
Благодарность должна быть официальной
Письмо должно быть:
- оформлено на официальном бланке организации;
- подписано уполномоченным лицом (руководителем, председателем, министром и т.д.);
- скреплено печатью (если организация использует печать).
Благодарность должна быть связана с трудовой деятельностью
Примеры подходящих благодарностей:
- Благодарность от руководства организации за высокие показатели в работе;
- Благодарность от муниципалитета или регионального органа за вклад в развитие отрасли;
- Благодарность от министерства за участие в важном проекте;
- Благодарность от избирательной комиссии за организацию и проведение выборов (если сотрудник работал в этой сфере).
Важно! Благодарность за личные заслуги (например, за участие в волонтёрской акции вне работы) или за участие в корпоративном мероприятии не подлежит внесению в трудовую книжку.
Благодарность должна быть основана на приказе
Согласно разъяснениям экспертов, обязательно наличие приказа-основания. То есть:
- Благодарность — это следствие приказа о поощрении;
- В письме должна быть ссылка на номер и дату приказа (например: «в соответствии с приказом № 45 от »);
- Если приказа нет — запись в трудовую книжку недопустима.
Внутренние локальные акты организации должны предусматривать такую возможность
Внесение благодарности в трудовую книжку возможно только если это закреплено в:
- Положении о поощрениях;
- Правилах внутреннего трудового распорядка;
- Коллективном договоре;
- Уставе организации (для госучреждений и муниципалитетов).
Если в этих документах не указано, что благодарственные письма являются формой поощрения, кадровик не имеет права вносить такую запись — даже если письмо выдано высоким должностным лицом.
Можно ли вносить благодарность, полученную по совместительству?
Да, можно — при соблюдении условий.
Согласно практике и разъяснениям Минтруда, если сотрудник получает благодарность за работу по совместительству, то работодатель по основному месту работы может внести запись в трудовую книжку, но только при условии:
- Сотрудник предоставил заверенную копию приказа о приёме на работу по совместительству;
- Сотрудник написал заявление о внесении записи в трудовую книжку;
- Благодарность соответствует всем вышеуказанным требованиям (официальность, связь с трудовой деятельностью, наличие приказа).
Таким образом, даже поощрение от другого работодателя может быть учтено, если документы оформлены правильно и сотрудник сам запросил внесение записи.
Что НЕ вносится в трудовую книжку
Следующие виды благодарностей не являются основанием для записи:
- Благодарность от коллег или дружеского сообщества;
- Благодарность за участие в спортивных или культурных мероприятиях (если не связано с трудовыми обязанностями);
- Благодарность в виде электронного письма без печати и подписи;
- Благодарность на доске почета — сама доска не вносится, но если за это издан приказ о поощрении, то запись возможна;
- Благодарность от частного лица (например, благодарность от клиента).
Как правильно оформить запись в трудовую книжку
Запись должна быть сделана в строгом соответствии с правилами заполнения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225 от ).
Формулировка записи
Образец записи:
«Награждён благодарственным письмом от [наименование организации] № [номер] от [дата] за успешное выполнение служебных обязанностей и высокие результаты в работе»
Пример реальной записи:
«Награждён благодарственным письмом от Министерства здравоохранения Московской области № 12-08/2025 от за высокий уровень организации работы по профилактике заболеваний в 2024 году»
Порядок внесения записи
- Сотрудник предоставляет оригиналы или заверенные копии благодарственного письма и приказа о поощрении.
- Кадровик проверяет соответствие документа требованиям ТК РФ и внутренним актам компании.
- Составляется приказ о внесении записи в трудовую книжку (если это требуется внутренними правилами).
- Запись вносится в трудовую книжку в строгом соответствии с образцом;
- Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли внести благодарность, если она не на бланке, а просто на листе А4?
Нет. Официальный бланк — обязательное условие. Письмо на обычной бумаге без реквизитов организации не является документом, подтверждающим поощрение.
Вопрос 2: Если благодарность выдана в 2020 году, а сотрудник пришёл в 2026 — можно ли внести запись?
Да, можно. Нет срока давности для внесения записей о поощрениях. Главное — наличие оригиналов документов и заявление сотрудника.
Вопрос 3: Можно ли внести в трудовую книжку благодарность от профсоюза?
Только если профсоюз является частью организации и его поощрения закреплены в локальных актах. Если профсоюз, независимая организация, то такая благодарность не является формой поощрения со стороны работодателя и не вносится.
Вопрос 4: Обязательно ли вносить благодарность в трудовую книжку?
Нет, это не обязанность работодателя, а право. Однако если организация имеет внутренние правила, предусматривающие внесение таких записей — то она обязана это делать по заявлению сотрудника.
Чтобы благодарственное письмо было внесено в трудовую книжку, необходимо соблюдение четырёх условий:
- Официальность — письмо на бланке, с подписью и печатью;
- Связь с трудовой деятельностью, поощрение за работу, а не за личные заслуги;
- Наличие приказа — письмо не может быть самостоятельным основанием;
- Наличие положения — внутренние акты организации должны разрешать такой вид поощрения.
Помните: трудовая книжка — это не альбом для памятных сувениров, а официальный документ, подтверждающий профессиональный путь работника. Поэтому каждая запись в ней должна быть обоснованной, законной и подтверждённой документально.
Если вы — сотрудник: сохраняйте все благодарности, особенно с приказами. Если вы — кадровик: всегда проверяйте документы на соответствие закону и внутренним правилам. Так вы защитите и работника, и организацию от возможных споров и проверок.
Всегда помните: в трудовой книжке, только то, что реально отражает ваш профессиональный вклад.