Вопрос о том, может ли работодатель отказать соискателю в приеме на работу из-за отсутствия трудовой книжки, остается одним из самых острых на рынке труда. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки (ЭТК) стали нормой, а бумажные постепенно уходят в прошлое, вокруг этого документа возникает множество споров. Может ли компания законно отвергнуть кандидата? Что делать, если книжка утеряна? И когда отказ правомерен, а когда — дискриминация? Разберемся во всем подробно.
Что говорит закон: обязательна ли трудовая книжка?
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является документом, обязательным к предъявлению при заключении трудового договора; Это главное правило, на которое ссылаются кадровики. Если соискатель приходит без этого документа, формально нарушается порядок приема на работу.
Однако в том же ТК РФ есть оговорка: трудовая книжка не предъявляется в двух случаях:
- Если соискатель устраивается на работу впервые.
- Если работник перешел на электронную трудовую книжку (отказался от ведения бумажной).
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и форма СТД-ПФР
К 2026 году большинство работников уже сделали выбор в пользу ЭТК. Если соискатель ранее отказался от бумажной трудовой книжки, он должен предъявить работодателю выписку из Пенсионного фонда, форму СТД-ПФР или сведения о трудовой деятельности из личного кабинета на Госуслугах.
Важно понимать: если в форме СТД-ПФР отражен полный трудовой стаж кандидата, этого документа абсолютно достаточно для приема на работу. Требовать бумажную книжку в этом случае работодатель не имеет права.
Нюанс с выпиской из Госуслуг
Частая проблема: кандидат потерял бумажную трудовую книжку и принес только выписку из Госуслуг, в которой отражен стаж только с последнего места работы. Можно ли принять его на работу только по этой выписке?
Здесь кроется серьезный риск для работодателя. Если вы механически примете заявление о переходе на ЭТК и отразите это в ЕФС-1, не заводя бумажную трудовую книжку (поскольку старая утеряна), это будет формальным нарушением порядка перехода на ЭТК и нарушением в части приема на работу без трудовой книжки. В таких спорных ситуациях кандидат должен предоставить полную форму СТД-ПФР, а не частичную выписку.
Может ли работодатель отказать в приеме на работу?
Ответ на этот вопрос зависит от конкретной ситуации:
Кандидат забыл трудовую книжку дома
Если у соискателя есть бумажная трудовая книжка, но он забыл ее в день оформления, работодатель вправе отказать в приеме на работу в данный момент. Статья 65 ТК РФ четко предписывает предъявить документ при заключении договора. Принимать сотрудника «под честное слово» некорректно и может повлечь штрафы при проверке.
Кандидат впервые устраивается на работу
Отказ по причине «у вас нет трудовой книжки» в этом случае абсолютно незаконен. Работодатель обязан сам завести новую бумажную трудовую книжку или оформить электронную.
Отсутствие электронной подписи (УКЭП)
Согласно актуальным разъяснениям (включая Энциклопедию решений ГАРАНТ, актуальную на октябрь 2025 года), отсутствие у лица электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу. Также незаконен отказ, если кандидат не согласен на взаимодействие через электронный документооборот (за исключением лиц, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствовал трудовой стаж).
Компенсация за задержку трудовой книжки: судебная практика 2025-2026 гг.
Одна из самых частых причин, по которой работодатели стараются подстраховаться и не брать сотрудников без трудовой книжки — риск судебных исков. Если бывший работодатель задержит выдачу трудовой книжки при увольнении, работник может потребовать компенсацию за время вынужденного прогула.
Однако Верховный Суд РФ в Определении от N 18-КГ25-37-К4 разъяснил важнейший момент:
- Суд не взыщет компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки, если работник не докажет, что действительно пытался трудоустроиться.
- Работник обязан собрать доказательства невозможности трудоустройства из-за отсутствия трудовой книжки. Такими доказательствами могут служить:
- Официальные письменные отказы от других работодателей в приеме на работу.
- Объявления о вакансиях, на которые кандидат пытался устроиться, но получил отказ именно по причине отсутствия документа.
- Если суд не устанавливает факт обращения работника к другим работодателям и факт отказа по причине отсутствия книжки, компенсация не выплачивается.
Таким образом, страхи работодателей о том, что сотрудник без трудовой книжки будет месяцами сидеть дома и получать компенсацию от бывшего начальника, преувеличены; Бремя доказательства лежит на работнике.
Что делать, если потерял трудовую книжку и не перешел на ЭТК?
Если кандидат потерял бумажную трудовую книжку и при этом ранее не подавал заявление о переходе на электронную форму, процедура следующая:
- Кандидат должен обратиться к предыдущему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.
- Либо кандидат может подать заявление о переходе на ЭТК текущему работодателю, но при этом необходимо корректно отразить все данные в отчете ЕФС-1.
Важно: ТК РФ не обязывает нового работодателя получать заявление работника о согласии на ведение ЭТК или отказе от нее именно в момент приема на работу, если выбор уже был сделан ранее. Но если выбор не был сделан, а бумажный документ утерян, оформление требует особой внимательности, чтобы не нарушить порядок.
Когда отказ в приеме на работу, дискриминация?
Работодатель должен помнить, что необоснованный отказ может быть оспорен. Нередко кандидаты сталкиваются с тем, что их одобряют на собеседовании, согласовывают дату выхода, а в отделе кадров происходит резкий отказ «из-за отсутствия трудовой», хотя на деле причина кроется в возрасте (например, 50+), отсутствии регистрации или других факторах.
Отказ в приеме на работу в связи с отсутствием регистрации (прописки) строго запрещен и является дискриминацией. Если кандидат считает, что отказ неправомерен, он имеет право потребовать от работодателя письменное объяснение причин отказа в течение 7 рабочих дней, а затем обратиться в суд.
Резюме для работодателей и соискателей
- Для работодателя: Просто сказать «мы не берем без трудовой книжки» недостаточно. Выясните причину отсутствия: это переход на ЭТК (тогда примите СТД-ПФР), первичное трудоустройство (заведите новую) или утеря (потребуйте дубликат или оформите переход на ЭТК без нарушений). Помните, что суды теперь требуют от работников веские доказательства того, что отсутствие книжки реально помешало им найти другую работу.
- Для соискателя: Если вы перешли на ЭТК, носите с собой на собеседования форму СТД-ПФР. Если потеряли бумажную книжку — не ждите, что новый работодатель закроет на это глаза, заранее получите дубликат у бывшего работодателя. Если вам отказывают незаконно (вы впервые ищете работу или предоставили СТД-ПФР), требуйте письменный отказ и защищайте свои права.