Вопрос о том, следует ли вносить благодарственные письма в трудовую книжку, часто возникает у руководителей и сотрудников. Ответ зависит от того, как оформлено благодарственное письмо, какие документы сопровождают его и какие нормы трудового законодательства применяются. В этой статье разберёмся, какие требования предъявляются к записи о благодарности в трудовой книжке, как правильно оформлять её, а также какие исключения и нюансы могут возникнуть на практике.
Что такое благодарственное письмо?
Благодарственное письмо – это официальное письмо, в котором руководитель, глава организации, муниципального образования или иной уполномоченный орган выражает признательность сотруднику за его труд, достижения, инициативу или иной вклад. В письме обычно указывается:
- дата вручения;
- наименование организации;
- имя, должность и подпись автора письма;
- содержание благодарности.
Благодарственное письмо может быть как отдельным документом, так и частью приказа, распоряжения или другого официального акта.
Правовые основы записи о благодарности в трудовой книжке
В соответствии с частью 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ и пунктом 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек сведения о награждении (поощрении) вносятся в трудовую книжку работника, если:
- награда закреплена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, уставе или положении о дисциплине;
- награда оформлена приказом работодателя;
- награда входит в систему государственных наград субъекта РФ.
Если благодарственное письмо не сопровождается приказом и не входит в систему официальных наград, то запись в трудовой книжке не требуется.
Когда благодарственное письмо вносится в трудовую книжку?
Существует два основных сценария:
Письмо закреплено приказом работодателя
Если благодарственное письмо оформлено в виде приказа (или в составе приказа), то его запись в трудовую книжку обязана быть внесена в течение пяти дней после издания приказа. В этом случае в трудовой книжке указывается:
- вид награды (благодарственное письмо);
- дата вручения;
- наименование организации, выдавшей письмо;
- содержание благодарности (кратко, но информативно).
Письмо не закреплено приказом, но входит в систему госнаград
Если благодарственное письмо является частью официальной системы государственных наград субъекта РФ (например, «Благодарность главы города»), то оно считается официальной наградой. В этом случае запись в трудовую книжку обязательна, но оформление может отличаться: в разделе «Сведения о награждении» указывается тип награды, дата вручения и краткое содержание.
Письмо не закреплено приказом и не входит в систему госнаград
В этом случае запись в трудовой книжке не требуется. Работодатель может оформить благодарность в виде внутреннего документа (письмо, меморандум) и хранить его в личном деле сотрудника, но в трудовой книжке ничего не фиксируется.
Как оформить запись о благодарности в трудовой книжке?
Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления записи:
- Подготовка документов: благодарственное письмо, приказ (если есть), копия приказа о вручении.
- Определение места записи: если в основной части трудовой книжки есть свободное место в разделе «Сведения о награждении», запись туда. Если место закончено, то вносится во вкладыш.
- Запись в трудовой книжке: в разделе «Сведения о награждении» указываются:
- вид награды (благодарственное письмо);
- дата вручения;
- наименование организации;
- содержание благодарности (не более 200‑).
- Подпись и печать: запись подписывается руководителем, печатается печать организации.
- Сохранение копии: копия благодарственного письма и приказа (если есть) сохраняется в личном деле сотрудника.
Практические примеры
- Пример 1: Работник получил благодарственное письмо от главы города. Письмо оформлено в виде приказа № 123/456 от 8 мая 2026 г. В трудовой книжке в разделе «Сведения о награждении» записывается: «Благодарственное письмо Главы города за безупречную работу, г.». Если в основной части нет места, запись помещается во вкладыш.
- Пример 2: Работник получил благодарственное письмо от руководителя отдела, но без приказа. Письмо хранится в личном деле, но в трудовой книжке запись не требуется.
- Пример 3: Компания имеет внутренний регламент, предусматривающий запись благодарностей в трудовую книжку. В таком случае, даже без приказа, запись допускается, но должна быть подтверждена внутренним распоряжением.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вносить благодарственное письмо в трудовую книжку, если у сотрудника уже есть два вкладыша? Да, если в основной части нет места, запись помещается во вкладыш. Важно, чтобы в каждом вкладыше не превышало 10 строк.
- Что делать, если благодарственное письмо не содержит даты? В таком случае необходимо уточнить дату вручения у автора письма и добавить её в запись.
- Можно ли вносить благодарность, если она не закреплена приказом? Если письмо входит в систему госнаград, запись возможна. Иначе – нет;
- Какой срок для внесения записи? В соответствии с пунктом 10 Правил ведения трудовых книжек – в течение пяти дней после издания приказа.
Благодарственные письма могут вноситься в трудовую книжку, но только при соблюдении определённых условий:
- Письмо закреплено приказом работодателя или входит в систему официальных наград;
- Запись оформлена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения трудовых книжек;
- Внесение осуществляется в течение пяти дней после издания приказа.
Если благодарственное письмо не удовлетворяет этим требованиям, его запись в трудовую книжку не требуется. Однако всегда полезно хранить копию письма в личном деле сотрудника, чтобы иметь подтверждение его заслуг.
Таким образом, ответ на вопрос «Вносятся ли благодарственные письма в трудовую книжку?» зависит от конкретных обстоятельств. При правильном оформлении и соблюдении законодательства благодарность может стать официальным подтверждением заслуг сотрудника и отразиться в его трудовой книжке.