Бланк реестра трудовых книжек – это официальная форма, в которой фиксируются выдача, прием, хранение и возврат бумажных трудовых книжек работников. Он является обязательным документом для всех работодателей, независимо от размера организации, и служит подтверждением выполнения требований законодательства о социальном страховании.

Зачем нужен реестр трудовых книжек?

• Контроль выдачи – фиксируется факт передачи трудовой книжки сотруднику.
• Учёт возвратов – фиксируется момент, когда работник сдает книжку (например, при увольнении).
• Документальное подтверждение – в случае проверок со стороны инспекции труда или ПФР реестр служит доказательством соблюдения работодателем обязательств.
• Подготовка к оцифровке – в 2026‑м году полностью переходим к электронным трудовым книжкам, а реестр помогает собрать всю необходимую информацию для сканирования.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение реестра трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).
2. Постановление Правительства РФ от № 1015 «О порядке ведения реестра трудовых книжек» (вводит обязательность электронного реестра).
3. Приказ Минтруда России от № 5н «Об утверждении формы журнала учёта выдачи трудовых книжек».
4. Инструкции ПФР и региональных органов по переходу на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Как выглядит бланк реестра трудовых книжек

Бланк может быть как бумажным, так и электронным (в виде таблицы в Excel/1С). Ниже – типовая структура, принятая в большинстве организаций.

Пошаговая инструкция по заполнению бланка

1. Подготовка данных – соберите паспортные данные сотрудника и сведения о книжке (серия, номер).
2. Запись выдачи
   • Укажите дату выдачи и ФИО лица, которое передаёт книжку (обычно кадровик).
   • Проверьте состояние книжки: отсутствие повреждений, чистота страниц.
3. Контрольные подписи – подпись работника и подпись ответственного лица (кроме электронных форм, где ставяться электронные подписи).
4. Регистрация возврата
   • При увольнении фиксируйте дату возврата, ФИО получившего книжку (например, руководитель подразделения).
   • Отметьте состояние книжки в колонке «Примечание».
5. Сохранение и архивирование – бумажный реестр хранится в архиве отдела кадров не менее 5 лет после закрытия документа; электронный – в базе данных ПФР или в локальной системе (1С, SAP).

Переход к электронному реестру (ЭТК)

С в России введён дополнительный способ фиксировать трудовую деятельность – электронная трудовая книжка (ЭТК). Переход полностью завершится к , однако в 2026‑м году всё ещё допускается одновременное использование бумажных и электронных форм.

Что меняется для работодателя?

• Необходимо сканировать все записи в бумажных трудовых книжках, включая те, которые внесены после , потому что с этой даты работодатели обязаны передавать данные в электронный реестр ПФР.
• Сканированные копии хранятся в цифровом виде и привязываются к личному кабинету в системе ПФР.
• Для каждой записи в ЭТК автоматически формируется запись в реестре, но бумажный журнал выдачи всё равно обязателен в переходный период.

Как сканировать записи?

1. Откройте трудовую книжку и сделайте скан всех страниц (цветной скан, 300 dpi).
2. Сохраните файл в формате PDF/A (для архивного хранения).
3. Загрузите документ в личный кабинет работодателя в ПФР, привязав его к соответствующей записи о трудовой деятельности.
4. Отметьте в реестре, что сканирование выполнено (поле «Сканировано» – «Да»).

Где взять бланк реестра?

Бланк можно получить следующими способами:

• Скачать с официального сайта Минтруда России в разделе «Документы и формы».
• Получить в региональном отделе по труду (например, в Ленинградской области – Комитет по труду и занятости населения).
• Воспользоваться готовыми шаблонами в бухгалтерских/кадровых программах (1С:Зарплата и Управление Персоналом, SAP HR).
• Сформировать собственный электронный журнал в Excel, используя структуру, описанную выше.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести реестр, если у меня только электронные трудовые книжки?

Да. В переходный период (до ) закон допускает одновременное использование бумажных и электронных форм, но обязательным остаётся журнал выдачи/приёма бумажных книжек. Если у всех сотрудников только ЭТК, в реестре фиксируются только случаи выдачи/приёма бумажных книжек (например, при увольнении).

Что делать, если трудовая книжка потеряна?

Сотруднику необходимо оформить заявление о потере, а работодателю – оформить акт о потере и внести запись в реестр с пометкой «Утеря». Затем в ПФР подаётся заявление о выдаче новой книжки.

Как часто нужно проверять актуальность реестра?

Рекомендуется проводить внутренний аудит реестра минимум раз в квартал и после каждого массового увольнения или приёмов новых сотрудников.

Можно ли использовать электронную подпись в бумажном реестре?

Да. При работе с электронными версиями бланка допускается использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) вместо ручных подписей.

Практические рекомендации для 2026 года

• Автоматизировать процесс – внедрить модуль в 1С, который автоматически генерирует запись в реестре при оформлении трудовой книжки.
• Обучить персонал – провести инструктаж для кадровиков о необходимости сканировать записи, внесённые после .
• Создать резервные копии – хранить PDF‑файлы в облачном хранилище и на локальном сервере.
• Следить за сроками – до все новые записи обязаны появляться в электронном реестре ПФР.
• Проверять совместимость – убедиться, что используемый формат PDF/A поддерживается системой ПФР.

Бланк реестра трудовых книжек – ключевой документ, позволяющий работодателю соблюдать требования Трудового кодекса и обеспечить надёжный контроль над выдачей и возвратом трудовых книжек. С переходом к электронным трудовым книжкам в 2026 году роль реестра остаётся важной, но меняются формы её ведения: от бумажных журналов к цифровым записям и сканированию исторических данных. Правильное оформление, своевременное сканирование и регулярный аудит помогут избежать штрафов и упростят процесс взаимодействия с ПФР.

Дата публикации: 08:50:06