Трудовая книжка — это документ строгой отчётности, который подтверждает стаж и опыт работы гражданина. Её заполнение, хранение и учёт строго регламентированы законодательством Российской Федерации, в частности Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225. В случае ошибок при заполнении титульного листа или повреждения бланка, такой документ считается испорченным и подлежит уничтожению с составлением специального акта.

Когда бланк трудовой книжки считается испорченным?

Согласно пункту 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, бланк (или вкладыш) признаётся испорченным в следующих случаях:

• при неправильном заполнении титульного листа (ошибки в ФИО, дате рождения, профессии, реквизитах работодателя);
• при наличии неисправимых помарок, зачёркиваний, подчисток;
• при повреждении бланка (порван, промок, выгорел, испачкан, повреждён при хранении);
• при ошибке в серии или номере бланка;
• при утрате или повреждении вкладыша;
• в случае стихийных бедствий: пожар, наводнение, прорыв труб, обвал здания и т.п.

Важно: испорченный бланк не может быть использован для оформления трудовых отношений, даже если ошибки кажутся незначительными. Его необходимо изъять из оборота и уничтожить.

Обязательно ли составлять акт об уничтожении?

Да, составление акта об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки — обязательное требование. Хотя законодательство не устанавливает единую утверждённую форму акта, его составление является неотъемлемой частью процедуры учёта документов строгой отчётности.

Отсутствие акта может быть расценено контролирующими органами (например, Государственной инспекцией труда или налоговой службой) как нарушение порядка учёта и хранения трудовых книжек, что влечёт за собой административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.

Кто составляет акт и в каком составе?

Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек составляется комиссией, созданной приказом руководителя организации. В состав комиссии обычно входят:

• представитель кадровой службы (кадровик, специалист по кадрам);
• бухгалтер (для отражения в учёте и списания стоимости);
• ответственный за хранение бланков (например, секретарь или сотрудник отдела документооборота);
• при необходимости, представитель юридического отдела или главный бухгалтер.

Количество членов комиссии, не менее трёх человек. Все они должны быть подписаны в акте.

Какие сведения должны содержаться в акте?

Хотя формы акта не унифицированы, в практике принято включать в него следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа: «Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них».
2. Дата и место составления: город, дата (например, г. Москва, 21 мая 2026 г.).
3. Основание для уничтожения: ссылка на пункт 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
4. Перечень уничтожаемых бланков: серия, номер, количество штук, причина испорченности (например, «ошибочное заполнение ФИО», «порча при хранении» и т.д.).
5. Способ уничтожения: измельчение в шредере, сжигание, утилизация с участием специализированной организации. Указывается конкретный метод.
6. ФИО, должности и подписи членов комиссии с расшифровкой.
7. Подпись руководителя организации с датой и печатью (если есть).
8. Примечание: указание на то, что уничтожение произведено в присутствии членов комиссии и с соблюдением требований охраны труда и экологических норм.

Пример заполнения акта (фрагмент):

АКТ

об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

г. Москва, 21 мая 2026 г.

В соответствии с пунктом 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого Постановлением Правительства РФ от № 225, комиссией в составе:

• Ивановой И.И., ведущего специалиста кадровой службы — председатель;
• Петровой А.С., бухгалтера;
• Сидорова М.К., ответственного за хранение бланков — секретарь.

был составлен настоящий акт о том, что в день составления акта уничтожены следующие испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей:

Способ уничтожения: измельчение в шредере с последующей утилизацией в качестве вторсырья.

Уничтожение произведено в присутствии всех членов комиссии, с соблюдением требований охраны труда и экологических норм.

Члены комиссии:

_________________ /Иванова И.И./
_________________ /Петрова А.С./
_________________ /Сидоров М.К./

Утверждаю:
_________________ /Директор организации/
(подпись, ФИО, дата)

Бухгалтерский учёт испорченных бланков

Испорченные бланки трудовых книжек — это материальные ценности, приобретённые организацией за счёт средств. Их стоимость подлежит списанию в бухгалтерском учёте.

Для этого:

• на основании акта об уничтожении составляется акт о списании материальных ценностей (форма М-2 или внутренний бланк);
• производится списание стоимости бланков со счета 10.09 «Бланки строгой отчётности»;
• сумма списания отражается как расходы на ведение кадрового учёта (счёт 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу»).

Бухгалтер должен вести журнал учёта бланков трудовых книжек, где отражаются: поступление, выдача, списание и уничтожение. Акт об уничтожении — основание для внесения записи в этот журнал.

Что делать, если испорчено несколько бланков?

Если испорченных бланков накопилось несколько — их можно списать одним актом. В акте необходимо перечислить все бланки по сериям и номерам, указав причину каждой порчи. Это упрощает учёт и не нарушает законодательство.

Важно: не допускается уничтожение бланков без составления акта, даже если они испорчены и не используются. Это может быть расценено как утрата документов строгой отчётности.

Как уничтожать бланки: безопасные и законные способы

Закон не требует конкретного способа уничтожения, но рекомендуется использовать методы, исключающие возможность восстановления информации:

• Измельчение в шредере, наиболее распространённый и безопасный способ. Бланки должны быть измельчены до состояния мелкой стружки (размер частиц не более 5 мм).
• Сжигание — допускается только в специальных условиях (например, в печи для утилизации документов), с соблюдением экологических норм.
• Утилизация через специализированную организацию, если компания не имеет возможности уничтожить бланки самостоятельно, можно заключить договор с организацией, имеющей лицензию на уничтожение документов строгой отчётности. В этом случае к акту прилагается акт приёма-передачи и копия лицензии утилизатора.

Запрещается: выбрасывать бланки в обычный мусор, сдавать на переработку без уничтожения, передавать третьим лицам без акта.

Юридические риски при нарушении процедуры

Несоблюдение правил уничтожения испорченных бланков трудовых книжек может повлечь:

• штрафы от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для организации (ст. 5.27 КоАП РФ);
• дисквалификацию руководителя — до 1 года;
• претензии со стороны работников, если из-за уничтожения без акта будет нарушена история трудовой деятельности;
• проблемы при аудите или проверке налоговой инспекцией.

Чтобы избежать рисков и соблюсти законодательство в 2026 году, работодателю необходимо:

1. Создать комиссию для уничтожения испорченных бланков.
2. Составлять акт при каждом случае уничтожения — даже одного бланка.
3. Фиксировать все детали: серия, номер, причина, способ уничтожения.
4. Списывать стоимость в бухучёте на основании акта.
5. Хранить акт в архиве организации не менее 5 лет (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов).
6. Обучать кадровиков правилам работы с бланками трудовых книжек.

Помните: акт об уничтожении — это не формальность, а юридически значимый документ, подтверждающий соблюдение требований законодательства. Его отсутствие может стоить компании дороже, чем стоимость самих бланков.

Скачать актуальный образец акта на 2026 год можно на официальных порталах: КонсультантПлюс, Моё дело, Договор-Юрист.Ру.

Дата публикации: 21 мая 2026 г.