В России с 1 января 2025 г. в действие вступила Федеральная закон «Об электронных документах и электронных сообщениях» (ФЗ‑181), которая предусматривает переход от бумажной трудовой книжки к её электронному аналогу. Несмотря на то, что электронная трудовая книжка (ЭТК) признана официальным документом, многие работники и работодатели всё ещё нуждаются в бумажном варианте. Ниже разберём, когда и как можно получить бумажную копию при переходе на ЭТК.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, хранящийся в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК), доступный через портал Госуслуг. В ней фиксируются все данные о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисления, увольнения и т.д. ЭТК считается официальным документом, эквивалентным бумажной трудовой книжке.
Когда можно запросить бумажный вариант?
В соответствии с пунктом 3 статьи 12 ФЗ‑181, работник имеет право запросить бумажную копию трудовой книжки в следующих случаях:
- при переходе на электронную трудовую книжку (т.е. в момент регистрации в системе ЭТК);
- после окончания трудового договора, если работник желает иметь бумажный документ для личных целей или для предъявления в третьих лицах (например, в банке, при оформлении кредита);
- при необходимости предоставить бумажный документ в государственных органах, которые пока не принимают ЭТК (например, при некоторых видах миграционных процедур);
- если работодатель по закону обязан выдать бумажную копию в течение 30 календарных дней с момента запроса.
Сроки выдачи
Работодатель обязан выдать бумажную копию трудовой книжки в течение 30 календарных дней с момента получения официального запроса от работника. В случае несоблюдения этого срока работник может обратиться в Министерство труда и социальной защиты РФ с жалобой.
Когда бумажный вариант может быть недоступен?
Если работодатель не имеет бумажной трудовой книжки (например, он полностью перешёл на электронный формат), то он обязан выдать работнику сертифицированный печатный документ, подтверждающий наличие ЭТК. Такой документ выдается в виде сертификата о наличии электронной трудовой книжки и может быть использован в тех случаях, когда требуется бумажный документ.
Как оформить запрос на бумажную копию?
Запрос оформляется в письменной форме и может быть подан в любой из следующих форматов:
- Письменный запрос, подписанный работником, с указанием ФИО, даты рождения, номера телефона и адреса электронной почты.
- Электронный запрос через портал Госуслуг, где работник заполняет форму «Запрос на бумажную копию трудовой книжки».
- Запрос в отдел кадров работодателя лично или по почте.
После получения запроса работодатель должен:
- выдать бумажную копию трудовой книжки в течение 30 дней;
- провести печати и подписи, подтверждающие подлинность документа;
- выдать работнику копию в оригинале и/или в виде заверенного копирования.
Как получить бумажный вариант после увольнения?
После окончания трудового договора работник имеет право запросить бумажную копию трудовой книжки в течение 30 дней с даты увольнения. В этом случае работодатель обязан выдать:
- бумажную трудовую книжку, содержащую все записи до даты увольнения;
- сертификат об окончании трудового договора, если это требуется для подтверждения статуса работника в государственных органах.
Если работодатель отказывается выдавать бумажную копию, работник может обратиться в инспекцию труда или в суд.
Что делать, если работодатель не выдал бумажную копию?
В случае отказа работодателя выдать бумажную копию, работник может предпринять следующие шаги:
- Подать письменную претензию в отдел кадров работодателя.
- Обратиться в Инспекцию труда с заявлением о нарушении трудового законодательства.
- Подать иск в суд о взыскании компенсации за нарушение прав работника и о принудительном выдаче бумажной копии.
- Если работник планирует обратиться в государственные органы, которые требуют бумажный документ, он может получить сертификат о наличии ЭТК от работодателя, который будет действовать как подтверждение.
Кому нужна бумажная копия?
Несмотря на широкое признание ЭТК, в некоторых случаях требуется бумажный документ:
- При оформлении кредита в банке, где требуется подтверждение трудовой истории.
- При подаче документов в пенсионный фонд для расчёта пенсионных начислений.
- При получении визы, если консульство требует подтверждение трудовой деятельности.
- При участии в государственных конкурсах и тендерах, где требуется подтверждение стажа.
- При предъявлении трудовой книжки в суде в качестве доказательства трудовой деятельности.
Как хранить бумажную копию?
После получения бумажной копии работнику рекомендуется:
- Хранить её в надёжном месте (например, в сейфе).
- Сделать несколько копий (сертифицированных) для разных целей.
- Сохранять оригинал в течение 10 лет после окончания трудового договора, как это требует ФЗ‑152.
Переход на электронную трудовую книжку не отменяет права работника на бумажный вариант. Работодатель обязан выдать бумажную копию в течение 30 дней с момента запроса. Если работодатель не выдает документ, работник имеет право обратиться в инспекцию труда или в суд. Бумажный вариант остаётся полезным при работе с некоторыми государственными и коммерческими структурами, поэтому важно знать, как и когда его можно получить.
Электронная трудовая книжка упрощает ведение трудовой истории, но бумажный вариант всё ещё остаётся актуальным в ряде ситуаций. Соблюдение сроков и процедур гарантирует, что вы получите нужный документ без лишних задержек.