Обновлено: 23 мая 2026 года

Трудовая книжка остается ключевым документом, подтверждающим стаж и трудовую историю гражданина. С развитием цифровых технологий появились вопросы: можно ли получить или заполнить онлайн бланк трудовой книжки? Что изменилось в форме документа? Где работодатель может взять официальные бланки? Эта статья даст подробные ответы на основе актуальных правил на 2026 год.

Что такое бланк трудовой книжки и зачем он нужен?

Бланк трудовой книжки — это официальный, утверждённый Минтрудом России документ строгой отчётности. Он имеет защитные элементы (госзнак, водяные знаки). В него вносятся все сведения о работе, увольнении, награждениях.

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный лист, который оформляется, если в основной книжке закончилось место для записей, или она утрачена/испорчена. Вкладыш также является бланком установленной формы.

Ключевые изменения в бланке и правилах ведения (2023-2026 гг.)

С 1 января 2023 года действует новая форма трудовой книжки и вкладыша (утверждена Приказом Минтруда). Основные изменения:

• Новый дизайн и реквизиты: Изменён госзнак, добавлены поля для учёта электронных трудовых книжек (ЭТК).
• Записи об электронной трудовой книжке: Если работнику открыта ЭТК, в бумажную книжку вносится специальная запись с указанием на это и номером ЭТК.
• Упрощённые формулировки: Для увольнения по соглашению сторон теперь достаточно записи «Увольнение в связи с соглашением сторон» без ссылки на пункт части первой ст. 77 ТК РФ.
• Сроки внесения записей: Работодатель обязан внести сведения о приёме на работу не позднее следующего рабочего дня со дня фактического допуска к работе.

Как правильно заполнять бланк трудовой книжки в 2026 году?

Заполнение производится только работодателем (или уполномоченным лицом) чёрными чернилами (шариковой ручкой) разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений.

Основные правила заполнения:

1. ьный лист: Заполняется полностью: ФИО, дата рождения, СНИЛС (обязательно с 2021 года), образование, специальность. Подпись работника и директора, печать организации.
2. Записи о работе:
   • Дата приёма (число, месяц, год).
   • Наименование организации и её структурного подразделения (если есть).
   • Должность (с указанием профессии, если она есть).
   • Основание приёма (номер и дата приказа или договора).
3. Запись об увольнении:
   • Дата увольнения.
   • Должность на момент увольнения.
   • Корректная формулировка основания: «Уволен (а) в связи с …». Например: «Уволен в связи с истечением срока трудового договора», «Уволен по соглашению сторон», «Уволен за грубое нарушение трудовых обязанностей (ст. 81 ТК РФ)».
   • Номер и дата приказа об увольнении.
   • Подпись работника (если он отказался подписать, делается соответствующая отметка).
4. Дополнения: Записи о повышении квалификации, награждениях, вручении сертификатов.

Где компаниям взять новые бланки трудовой книжки?

Бланки — документы строгой отчётности. Их производство и реализация строго регламентированы.

Официальные источники для приобретения бланков:

• Типографии, имеющие лицензию на производство бланков строгой отчётности. Это основной и самый надёжный способ. У них есть разрешение от ФНС или Росгвардии на изготовление бланков с госзнаком.
• Официальные представительства и дилеры типографий. Можно заказать через аккредитованных посредников.
• В редких случаях — через территориальные органы Роструда. Иногда они организуют продажу бланков для бюджетных учреждений, но для коммерческих компаний это не основной канал.

Что НЕЛЬЗЯ делать:

• Покупать бланки у случайных продавцов на рынках или в ненадёжных интернет-магазинах (например, на WildBerries, как упоминалось в источниках). Это риск приобрести нелицензионный, недействительный бланк, что вызовет проблемы при проверках.
• Использовать самодельные или скачанные из интернета шаблоны. Они не имеют госзнака и юридической силы.

Особенности ведения и хранения

• Затраты на бланк: Стоимость бланка — это расходы работодателя. НДС на стоимость бланка не начисляется, так как бланк — это не товар, а документ строгой отчётности. ККТ применять не нужно.
• Хранение: После увольнения работника его трудовая книжка хранится у работодателя в архиве в течение 75 лет (ст. 17 Закона «Об архивном деле в РФ»).
• Утрата или порча: При утрате или порче бумажной книжки работодатель обязан оформить новый бланк (или вкладыш) на основании заявления работника и акта об утрате. Все прежние записи переносятся на основании имеющихся копий, выписок из архивных документов. Затраты на новый бланк — счёт работодателя.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК): Если у работника есть ЭТК, бумажная книжка может не выдается (по его заявлению). Но если бумажная книжка уже выдана, ведение в ней продолжается параллельно с ЭТК. Запись об открытии ЭТК вносится в бумажный бланк.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли скачать и заполнить бланк трудовой книжки онлайн с компьютера?

Нет. Нельзя скачать PDF-форму, заполнить её и использовать как юридический документ. Бланк должен быть напечатан на специальном бумажном носителе с защитными элементами и иметь серию/номер. Онлайн-сервисы, предлагающие «заполнить бланк онлайн», обычно лишь помогают сформировать текстовый макет для последующей печати на лицензионном бланке (что всё равно требует покупки пустого бланка у типографии).

Где официально посмотреть образец и инструкцию?

Актуальные формы бланков и подробные инструкции по заполнению размещены на официальном сайте:

• Министерства труда и социальной защиты РФ (mintrud.gov.ru)
• Федеральной службы по труду и занятости (Роструд, rostrud.gov.ru)
• Пенсионного фонда России (pfr.gov.ru) — по вопросам ЭТК.

Что делать, если в старой книжке закончились страницы?

Оформляется вкладыш установленной формы. Он прикрепляется к основной книжке и продолжает её нумерацию. Вкладыш также приобретается у лицензированной типографии.

Термин «онлайн бланк трудовой книжки» часто вызывает путаницу. На практике это означает либо:

1. Услуги по подготовке текста для печати на лицензионном бланке (онлайн-конструктор записей).
2. Электронную трудовую книжку (ЭТК) — полностью цифровой аналог, ведущийся в ПФР, который не требует бумажного бланка, если работник от него отказался.

Для бумажной трудовой книжки обязательно требуется физический бланк с госзнаком, купленный у официального поставщика. Работодатель должен строго соблюдать правила его заполнения и хранения, чтобы избежать административной ответственности (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных кадровых вопросов всегда обращайтесь к актуальным нормативным актам или юридическим консультантам.