Сегодня 22 мая 2026 года актуально обсудить процедуру получения‚ хранения и использования бланка трудовой книжки (ТК). Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам‚ бумажный бланк остаётся обязательным документом для многих категорий работников и организаций.

Что такое бланк трудовой книжки

Бланк трудовой книжки – это официальный печатный документ‚ утверждённый формой № ТД-2‚ в котором фиксируются сведения о работе сотрудника: приём‚ переводы‚ отпуска‚ награждения и увольнение. Бланк выдаётся работодателем при первом приёме на работу или при утрате предыдущей книжки.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 65‑66) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении формы трудовой книжки и инструкции по её заполнению».
• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования учёта трудовых отношений» – вводит электронную трудовую книжку‚ но сохраняет право на бумажный вариант.

Порядок получения бланка трудовой книжки

1. Запрос в организацию – отдел кадров или бухгалтерия направляет запрос в поставщика печатной продукции (обычно в государственное издательство «Труд» или аккредитованную типографию).
2. Получение партии бланков – бланки поставляются листами формата А4‚ каждый лист содержит несколько заготовок (обычно 10‑20 штук).
3. Контроль качества – проверяется наличие водяных знаков‚ серийного номера‚ соответствие утверждённому образцу.
4. Регистрация в учёте – бланки принимаются на баланс организации как материально‑производственные запасы (МПЗ) с присвоением внутреннего инвентарного номера.
5. Выдача сотруднику – при приёме на работу сотрудник получает пустой бланк‚ который затем заполняется кадровой службой в соответствии с инструкцией.

Хранение и учёт бланков

Для обеспечения сохранности и предотвращения несанкционированного использования бланков трудовых книжек рекомендуется:

• Хранить бланки в огнестойком шкафу или сейфе с ограниченным доступом (только уполномоченным сотрудникам отдела кадров).
• Вести журнал учёта бланков: дата поступления‚ количество‚ номер партии‚ выдача (кому‚ дата‚ подпись получателя).
• Проводить периодическую инвентаризацию (не реже одного раза в квартал) и сверять фактическое наличие с данными журнала.
• При выявлении недостачи немедленно составлять акт и уведомлять службу безопасности.

Электронная трудовая книжка и переходный период

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ однако бумажный бланк сохраняет свою силу в следующих случаях:

• Для сотрудников‚ которые не дали согласия на ведение ЭТК.
• При работе в организациях‚ не подключённых к системе ПФР (например‚ некоторые небольшие ИП или иностранные компании);
• При необходимости предоставления бумажной копии для посольств‚ визовых центров или других учреждений‚ требующих оригинал документа.

Поэтому даже в условиях широкой цифровизации важно правильно организовать приход‚ хранение и выдачу бланков трудовой книжки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать бланк трудовой книжки‚ полученный ранее‚ если он не был заполнен?

Да‚ бланк считается действительным до момента первого внесения записи. Главное – сохранить его в надлежащем состоянии и не допустить повреждений.

Нужно ли ставить печать организации на пустой бланк?

Нет. Печать ставится только после внесения первой записи о приёме на работу. Пустой бланк хранится без печати.

Что делать‚ если бланк испорчен (пятна‚ разрывы)?

Испорченный бланк подлежит списанию по акту. На его место выдаётся новый бланк из запаса‚ а старый уничтожается (например‚ shredder) в присутствии комиссии.

Как долго нужно хранить бланки после их выдачи сотруднику?

Бланк‚ выданный сотруднику‚ остаётся у него до момента увольнения. После увольнения трудовая книжка (включая бланк) возвращается сотруднику на руки‚ а работодатель хранит копию сделанных записей в личном деле сотрудника в течение 50 лет (или 75 лет при работе во вредных условиях).

Соблюдение указанных правил гарантирует законопослушное ведение трудовых книжек‚ защищает права работников и minimизирует риски для организации при проверках государственных органов.