Бланк трудовой книжки – это официальный печатный документ, предназначенный для фиксирования сведений о трудовой деятельности работника․ Он представляет собой основу, на которую наносятся записи о приёме, переводе, увольнении, награждении и других кадровых событиях․ В статье подробно рассматриваются правовые основания, виды бланков, порядок их изготовления, хранения и использования․
Правовое регулирование
Оформление и ведение трудовых книжек регламентируются следующими нормативными актами:
- Постановление Правительства РФ от № 51 – «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
- Постановление Правительства РФ от № 1250 – введение трудовых книжек нового образца с ;
- Приказ Минтруда России от № 320н – утверждение формы трудовой книжки и порядка её заполнения;
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – obligation работодателя вести трудовую книжку для каждого работника, занятого более чем на пять дней․
Согласно пункту 39 Порядка № 320н, работодатель самостоятельно разрабатывает форму журнала учёта бланков трудовых книжек и вкладышей, однако сам бланк трудовой книжки должен соответствовать утверждённому образцу․
Виды бланков трудовых книжек
На сегодняшний день существуют два основных типа бланков:
- Бланк трудовой книжки старого образца – действует бессрочно для тех книжек, которые были выданы до и не подлежат обмену на новый образец․
- Бланк трудовой книжки нового образца – введён с (Приложение № 1 к приказу Минтруда № 320н)․ Отличается обновлённой структурой полей, наличием защитных элементов (водяные знаки, микротекст) и изменённым порядком нумерации страниц․
Кроме того, различают:
- Бланк основной трудовой книжки – содержит ьный лист, страницы для записи сведений о работе и обложку с гербом РФ;
- Бланк вкладыша в трудовую книжку – дополнительный лист, используемый при необходимости внесения изменений (например, при корректировке ошибочной записи)․
Требования к оформлению бланка
При изготовлении бланка трудовой книжки необходимо соблюдать следующие требования:
- Формат: 88 × 125 мм (стандартный размер трудовой книжки);
- Материал: цельнотканевая бумага плотностью не менее 80 г/м², обеспечивающая долговечность и защиту от подделок;
- Наличие государственных символов: герб Российской Федерации на обложке и ьном листе;
- Маркировка: серия и номер бланка (например, ТК‑VII – серия седьмая);
- Защитные элементы: водяные знаки, микротекст, УФ‑метки (для нового образца);
- Чёткая разметка полей: дата приёма, должность, подразделение, основание (приказ, договор), подпись уполномоченного лица и печать организации․
Если работодатель изготавливает бланк самостоятельно (например, в рамках корпоративного бланкообразования), он должен обеспечить соответствие всем перечисленным пунктам и приложить к бланку описание его конструкции для возможной проверки контролирующими органами․
Порядок учёта и хранения бланков
Согласно пункту 39 Порядка № 320н, работодатель обязан вести журнал (или книгу) учёта бланков трудовых книжек и вкладышей․ В журнале фиксируются:
- Дата получения бланка;
- Серия и номер бланка;
- Количество полученных экземпляров;
- Дата выдачи бланка сотруднику (с указанием ФИО и табельного номера);
- Примечания (например, бланк использован для оформления вкладыша)․
Хранение бланков осуществляется в условиях, исключающих повреждение: сухое, темное место, защищённое от прямого солнечного света и влажности․ Срок хранения неиспользованных бланков не ограничен, однако рекомендуется периодически проверять их состояние и при необходимости заменять изношенные экземпляры․
Электронные трудовые книжки и их связь с бланком
С 2021 года в России активно внедряеться электронный формат трудовой книжки (ЭТК)․ Несмотря на это, бумажный бланк остаётся обязательным для:
- работников, принятых на работу до и продолжающих работать по бумажной книжке;
- случаев, когда работник отказался от ведения ЭТК и запросил бумажный вариант;
- организаций, которые по внутренним правилам предпочитают документооборот на бумаге․
- у специализированных поставщиков канцелярской и офисной продукции (например, в магазинах «Офисмаг», «Канцлер» и др․);
- через государственные учреждения – ФНС, Минтруд, региональные центры занятости;
- в онлайн‑сервисах, предоставляющих шаблоны и готовые печатные формы (например, сервис «Фрешдок», «КонсультантПлюс»);
- самостоятельно – при наличии лицензированного печатного оборудования и соблюдения всех требований к защите и оформлению․
- Бланк должен соответствовать утверждённому образцу (старый или новый в зависимости от даты выдачи книжки);
- Обязателен учёт бланков в специальном журнале или книге;
- Хранение бланков требует соблюдения условий, предотвращающих их повреждение;
- При переходе на электронные трудовые книжки бланк сохраняет роль резервного и контрольного документа․
При переходе на электронный формат бланк трудовой книжки может использоваться как «резервный» документ: при необходимости распечатать выписку из ЭТК на бумажном носителе используется утверждённый бланк, на который переносятся сведения из электронной системы․
Где получить бланк трудовой книжки
Бланки можно приобрести следующими способами:
При покупке важно проверять наличие сертификата соответствия и реквизитов изготовителя, чтобы избежать использования поддельных бланков, которые могут повлечь юридические последствия при проверке трудовой инспекции․
Бланк трудовой книжки – это не просто лист бумаги, а legally значимый документ, обеспечивающий достоверное ведение трудовой истории работника․ Его правильное изготовление, учёт и хранение напрямую влияют на соблюдение трудовых норм и защиту прав как работника, так и работодателя․ Независимо от того, использует ли организация бумажный или электронный формат трудовой книжки, наличие корректного бланка остаётся обязательным элементом кадрового документооборота․
Следует помнить:
Соблюдение этих правил гарантирует легитимность кадровой документации и minimises риски штрафов со стороны государственных контролирующих органов․