Трудовая книжка является основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж работника. Правильное её заполнение, обязанность работодателя и важный элемент кадрового делопроизводства. В этой статье подробно рассмотрим‚ что такое бланк записи‚ как его правильно использовать‚ кто несёт ответственность и где можно получить актуальный образец.

Что такое бланк записи в трудовую книжку?

Бланк записи — это стандартизированный вкладыш или страница внутри самой трудовой книжки‚ предназначенная для внесения сведений о приёме на работу‚ переводе‚ увольнении и других кадровых событиях. Существует два основных вида:

• Бланк трудовой книжки — сам документ (обложка и внутренние страницы) установленного образца.
• Бланк вкладыша — отдельный лист‚ который вклеивается в книжку при её заполнении‚ если места на основных страницах недостаточно.

Актуальность бланков в 2026 году

Важно знать: имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей старого образца остаются действительными и могут использоваться без ограничения срока. Новые бланки‚ утверждённые приказом Минтруда‚ также в обращении. Работник‚ получивший трудовую книжку старого образца‚ продолжает её вести без замены.

Общие требования к заполнению трудовой книжки

При внесении любой записи‚ независимо от используемого бланка‚ необходимо соблюдать следующие правила:

1. Ручное заполнение. Все записи рекомендуется вносить только ручкой (шариковой‚ гелевой или перьевой)‚ черных или синих чернил. Запрещено использовать карандаш.
2. Чёткость и без исправлений. Текст должен быть читаемым‚ без помарок‚ зачёркиваний и подчисток. Ошибки исправляются только путем вычеркивания ошибочной записи (одной линией) и внесения правильной рядом с подписью ответственного лица и датой исправления.
3. Полнота и точность. В запись включаются все обязательные реквизиты: наименование организации‚ ФИО работника‚ дата события‚ основание (номер и дата приказа)‚ подпись и расшифровка подписи ответственного лица.
4. Хронологический порядок. Записи ведутся последовательно‚ без пропусков страниц и разрывов.

Основные типы записей и их оформление (примеры)

Ниже приведены стандартные формулировки для ключевых кадровых событий. Они вносятся в соответствующие разделы трудовой книжки.

Приём на работу

Пример записи:
«Принят(а) на работу [должность] с [дата] на условиях‚ определенных трудовым договором № [номер] от [дата].»
Основание: приказ о приёме на работу.

Увольнение по собственному желанию (по инициативе работника)

Пример записи:
«Уволен(а) по собственному желанию с [дата] на основании заявления и приказа № [номер] от [дата].»
Основание: заявление работника и приказ об увольнении.

Перевод на другую работу

Пример записи:
«Переведён(а) с [дата] на должность [новая должность] на условиях‚ определенных трудовым договором № [номер] от [дата].»
Основание: приказ о переводе.

Увольнение по инициативе работодателя (по основаниям‚ предусмотренным ТК РФ)

Пример записи (сокращение штата):
«Уволен(а) в связи с сокращением штата с [дата] на основании приказа № [номер] от [дата].»
Основание: приказ об увольнении с указанием конкретного пункта статьи ТК РФ.

Кто отвечает за корректное заполнение?

Ответственность за правильность и своевременность записей в трудовой книжке лежит на:

• Работодателе (организации) — в лице её должностных лиц (обычно кадровика‚ специалиста по кадрам).
• Руководителе организации, который подписывает приказы и несёт итоговую ответственность.
• Самом работнике — имеет право проверить правильность записи и подписать её в знак согласия.

За несоблюдение порядка ведения трудовых книжек работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).

Особенности для сезонных работников и отчётности в СФР

Для сезонных работников и работников‚ с которыми заключён срочный трудовой договор‚ кадровое событие «ПРИЕМ» отражается в форме ЕФС-1. Эта форма подаётся в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после оформления трудового договора. Запись в трудовую книжку при этом делается по общим правилам.

Где получить бланк трудовой книжки или вкладыша?

Актуальные бланки можно получить следующими способами:

1. Через официальных поставщиков. Бланки изготавливаются типографскими организациями‚ имеющими лицензию на производство бланков строгой отчётности. Заказать их может работодатель.
2. В кадровых и канцелярских магазинах. Продаются как готовые трудовые книжки‚ так и отдельные вкладыши.
3. Скачать бесплатный образец. На сайтах государственных органов (например‚ Минтруда) или юридических сервисов (таких как «Моё дело») часто выложены актуальные шаблоны бланков в PDF для ознакомления и печати. Однако для официального использования необходимо брать тиражированные бланки‚ так как они имеют защитные элементы.

Краткий итог: главное на 2026 год

• Заполняйте записи только ручкой‚ чётко и без исправлений.
• Используйте действительные бланки (как старого‚ так и нового образца).
• Вносите данные в хронологическом порядке‚ указывая полные реквизиты приказов.
• За сезонных работников своевременно подавайте ЕФС-1 в СФР.
• Ответственность за ведение лежит на работодателе.

Соблюдение этих простых правил гарантирует‚ что трудовая книжка будет служить надёжным подтверждением вашего трудового стажа на протяжении всей жизни.