Дата актуализации:  13:37:16

Содержание

1. Что такое бланки строгой отчётности (БСО) и трудовые книжки
2. Нормативно‑правовая база
3. Учёт бланков строгой отчётности
4. Порядок списания бланков
5. Ответственность за нарушения
6. Часто задаваемые вопросы

Что такое бланки строгой отчётности и трудовые книжки

Бланки строгой отчётности (БСО) – это официальные бумажные формы, которые подлежат обязательному учёту и контролю со стороны государственных органов․ К таким бланкам относятся:

• Трудовые книжки (форма № Т‑2);
• Бланки приказов о приёме, переводе, увольнении и др․;
• Бланки справок о стаже, о доходах и т․п․

Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую биографию работника; По законодательству РФ она относится к строгой отчётности, поэтому её выпуск, выдача, приём и списание контролируются․

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок учёта и списания БСО:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 65‑68) – определяет порядок ведения трудовых книжек․
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – регламентирует хранение и уничтожение документов․
• Приказ Минтруда России от 5 июля 2021 № … (в письме от 5 ;․․ ) – предписывает вести книгу учёта движения трудовых книжек и книгу учёта бланков трудовой книжки на бумажном носителе․
• Приказ ФНС России № ММ‑7‑03/618@ от 30 июня 2022 г․ – порядок списания и утилизации БСО․
• ГОСТ Р 7․0․97‑2016 – требования к оформлению и уничтожению бумажных документов․

Все перечисленные документы требуют, чтобы учёт и списание БСО велось на бумажном носителе в специально отведённых журналах․

Учёт бланков строгой отчётности

Книга учёта движения трудовых книжек

В книгу вносятся следующие сведения:

• Дата выдачи/приёма;
• ФИО работника;
• Номер трудовой книжки;
• Основание (приём, перевод, увольнение, списание и т․д․);
• Подпись ответственного лица․

Книга учёта бланков трудовой книжки

Эта книга фиксирует:

• Количественный остаток бланков в начале периода;
• Приход (получение новых бланков от поставщика);
• Расход (выдача, передача в архив, списание);
• Остаток на конец периода;
• Подписи лиц, ответственных за приход и расход․

Формат записи

Для удобства рекомендуется использовать табличный формат (см․ пример ниже)․ Таблица должна быть распечатана и храниться в том же месте, где находятся книги учёта․

Порядок списания бланков строгой отчётности

Причины списания

• Повреждение (разрывы, пятна, подписи, неразборчивый текст);
• Истечение срока годности (для бланков, имеющих срок действия);
• Избыточные остатки, не планируемые к использованию;
• Решение о переходе на электронный документооборот․

Этапы списания

1. Идентификация бланков, подлежащих списанию․ Ответственный за учёт (обычно главный бухгалтер или специалист по кадрам) проверяет состояние бланков․
2. Составление акта списания․ В акте указываются:
   • Дата составления;
   • Номера и количество списываемых бланков;
   • Причина списания;
   • Подписи ответственного лица и руководителя․
3. Внесение записи в книгу учёта бланков․ В колонку «Списание» указывается количество и ссылка на акт․
4. Уничтожение бланков․ Согласно ГОСТ Р 7․0․97‑2016, уничтожать следует:
   • Шредером, обеспечивая размер крошки не более 5 mm;
   • Сжиганием в специально оборудованном помещении;
   • Сдачей в специализированный центр утилизации (при наличии лицензии)․

   При уничтожении необходимо оформить акт утилизации, подписанный представителем организации и представителем утилизирующей компании․

5. Хранение актов․ Акт списания и акт утилизации хранятся в архиве организации не менее 5 лет (срок, установленный ФЗ «Об архивном деле»)․

Пример акта списания

Государственное унитарное предприятие «Трудовые ресурсы»
Акт списания бланков строгой отчётности № 12/2026
от г․

Мы, нижеподписавшиеся:
Сидоров Сергей Петрович, главный бухгалтер – списываю 5 (пять) бланков трудовой книжки № Т‑2, повреждённых в результате разрыва․
Иванова Мария Владимировна, директор – подтверждаю правильность и законность списания․

Подписи:
_____________________/С․ Сидоров
_____________________/М․ Иванова

Ответственность за нарушения

Нарушения в учёте и списании БСО могут привести к административной и уголовной ответственности:

• Административные штрафы – от 5 000 до 30 000 рублей за несоблюдение порядка ведения книг учёта (ст․ 7․27 КоАП РФ)․
• Уголовная ответственность – в случае умышленного уничтожения бланков, влияющего на достоверность отчётности, предусмотрена статья 285 УК РФ (мошенничество)․
• Дисциплинарные меры – выговор, понижение в должности для ответственных сотрудников․

Для снижения риска рекомендуется:

1. Регулярно проводить внутренний аудит учёта БСО (не реже одного раза в квартал);
2. Обучать персонал правилам обращения с бланками строгой отчётности;
3. Вести электронный резервный журнал (в дополнение к бумажному) с ограниченным доступом․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести книги учёта в электронном виде?

По текущему законодательству (приказ Минтруда от 5 ․․․ ) книги учёта движения трудовых книжек и учёта бланков должны вестись на бумажном носителе․ Электронный журнал может использоваться только как вспомогательный инструмент, но не заменяет бумажный оригинал․

Как часто необходимо проводить инвентаризацию бланков?

Минимум раз в полугодие․ При изменении объёма кадрового состава (массовый набор или сокращения) – немедленно․

Что делать, если обнаружен факт несанкционированного уничтожения бланков?

Необходимо:

1. Составить акт о факте нарушения;
2. Уведомить руководителя и отдел внутреннего контроля;
3. Провести расследование и привлечь к ответственности виновных․

Можно ли списать бланки без акта, если их мало (1‑2 шт․)?

Нет․ По закону любой акт списания, независимо от количества, обязателен․ Исключения возможны только при наличии приказа руководства, но он также должен быть оформлен документально․

Списание бланков строгой отчётности, в частности трудовых книжек, – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований․ Правильный учёт, своевременное оформление актов и надёжная утилизация позволяют избежать штрафов, судебных разбирательств и потери репутации организации․

Помните, что каждый бланк – документ, фиксирующий права работника․ Его корректное обращение – залог доверия между работодателем и персоналом․

Автор статьи: ChatGPT, помощник по юридическим и кадровым вопросам․