Вопрос о том, когда и как подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, волнует как новых сотрудников, так и тех, кто уже работает в компании․ С 1 января 2021 г․ в России действует переходный период, в течение которого работодатели обязаны принимать заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)․ В 2026 г․ переходный период завершится, и дальнейшее ведение трудовой книжки будет осуществляться только в электронном виде․ Ниже вы найдете подробное руководство, которое поможет разобраться в сроках, правилах и формах подачи заявления․
Что такое трудовая книжка и почему важно её вести
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все трудовые отношения работника: даты начала и окончания работы, должности, начисленные отчисления и т․д․ Она необходима для расчёта пенсионных и социальных прав, а также при смене работодателя․
Правила подачи заявления о ведении трудовой книжки
2․1 До 31 декабря 2020 г․
Каждый работник, принятый на работу до 31 декабря 2020 г․, обязан пода́ть письменное заявление работодателю о выборе способа ведения трудовой книжки․ Это заявление может быть направлено в любой момент до даты начала работы, но обычно подаётся в день приёма․
- Если работник не подал заявление, то по умолчанию ведётся бумажная трудовая книжка․
- В случае, если работник уже имел трудовой стаж до 2020 г․, но не мог подать заявление (например, не имел работодателя), он может сделать это в любое время до 31 декабря 2020 г․
2․2 С 1 января 2021 г․ – переход на электронную трудовую книжку
Начиная с 1 января 2021 г․ все новые сотрудники, впервые поступающие на работу, обязаны подавать заявление о переходе на электронную трудовую книжку; Формирование сведений о трудовой деятельности осуществляется только в электронном виде․
- Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 г․, но начал работу после 1 января 2021 г․, то он автоматически считается, что выбрал электронный вариант․
- Сотрудники, которые не имели трудовых отношений в период с 2020 г․ по настоящее время, но имели стаж до 2020 г․, могут подать заявление о переходе на ЭТК в любое время․
2․3 С 1 января 2026 г․ – завершение переходного периода
С 1 января 2026 г․ переходный период по внедрению электронных трудовых книжек завершится․ Это значит, что:
- Ведение трудовой книжки в бумажном виде будет прекращено․
- Все сведения о трудовой деятельности будут фиксироваться только в электронном виде․
- Сотрудники, которые до 31 декабря 2025 г․ не подали заявление о переходе на ЭТК, автоматически перейдут в электронный формат․
Как подать заявление
3․1 Бумажный вариант (до 31 декабря 2020 г․)
Заявление должно быть оформлено в виде письменного документа, подписанного работником, и доставлено работодателю в течение рабочего дня․ Важно, чтобы в заявлении были указаны:
- ФИО работника
- Дата начала работы
- Выбор способа ведения (бумажная или электронная трудовая книжка)
- Подпись и дата
3․2 Электронный вариант (с 1 января 2021 г․)
Для перехода на электронную трудовую книжку работник может воспользоваться формой «СЗВ‑ТД» (Сведения о занятости и вхождении в трудовой стаж)․ В 1С:ЗУП и других кадровых системах эта форма автоматически генерируется и отправляется в Пенсионный фонд РФ․ Важно:
- Подать заявление не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошёл переход․
- Дата документа – дата, когда сотрудник написал заявление․
- После подачи заявления работодатель обязан отразить выбор в системе 1С и передать данные в ПФР․
Сроки и сроки подачи
- До 31 декабря 2020 г․ – письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки․
- С 1 января 2021 г․ по 31 декабря 2025 г․ – заявление о переходе на электронную трудовую книжку, подаётся в течение 15‑го числа месяца после перехода․
- С 1 января 2026 г․ – автоматический переход в электронный формат, если заявление не было подано․
Что делать, если пропустили срок
Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 г․, но начал работу после 1 января 2021 г․, он автоматически считается, что выбрал электронный вариант․ Если же сотрудник начал работу до 31 декабря 2020 г․ и не подал заявление, то он может подать заявление в любой момент до 31 декабря 2025 г․, чтобы перейти на ЭТК․ После 31 декабря 2025 г․ такой переход станет невозможным – трудовая книжка будет вести только в электронном виде․
Примеры заявлений
6․1 Бумажное заявление о ведении трудовой книжки
Заявление Я, ______________________________ (ФИО), прошу вести трудовую книжку в бумажном виде․ Дата начала работы: _______________ Подпись: ___________________________
6․2 Электронное заявление о переходе на ЭТК (форма СЗВ‑ТД)
[Вводится в 1С:ЗУП] ФИО: ______________________________ Дата начала работы: _______________ Выбор: Электронная трудовая книжка Дата подачи: _______________ Подпись: ___________________________
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли изменить выбор после подачи? Да, работник может изменить выбор в любой момент, подав новое заявление․
- Что если я работаю в нескольких компаниях? В каждой компании необходимо подавать отдельное заявление․
- Как узнать, в каком виде ведётся моя трудовая книжка? Спросите у работодателя или проверьте данные в системе 1С․
- Что делать, если работодатель не принимает заявление? Обратитесь в отдел кадров или в ПФР для уточнения статуса․
Понимание сроков и требований к заявлению о ведении трудовой книжки поможет избежать ошибок и обеспечит правильное оформление ваших трудовых прав․ Не забывайте, что с 1 января 2026 г․ переходный период завершится, и дальнейшее ведение трудовой книжки будет осуществляться только в электронном виде․ Если вы ещё не подали заявление, сделайте это как можно скорее, чтобы не потерять возможность выбора․