Бланки трудовой книжки (чистые листы) и вкладыши к ней – это материальные активы‚ которые находятся в собственности работодателя и подлежат строгому учёту. В статье рассмотрим‚ какие нормативные акты регулируют их учёт‚ какие регистры используются‚ как правильно оформить приход‑расходные операции и какие бухгалтерские счета применяются.
Правовая база
- Постановление Минтруда РФ от № 69 (Приложения N 2 и N 3) – устанавливает формы приходно‑расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё и книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Приказ Минтруда РФ № 320‑Н от – вводит новую форму трудовой книжки (с ) и уточняет порядок её выдачи.
- Инструкция N 157н – определяет‚ что учёт бланков ведётся на забалансовом счёте 03 «Бланки строгой отчётности» (в разрезе ответственных за хранение) и‚ при необходимости‚ на счёте 006 «Бланки строгой отчётности» в условной оценке.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑68) – регламентирует обязательность ведения книги учёта трудовых книжек.
Что считается бланком трудовой книжки?
Бланк – это чистый лист формата трудовой книжки‚ который ещё не заполнен. В него впоследствии вносятся сведения о трудовой деятельности работника. Вкладыш – отдельный лист‚ который вставляется в уже существующую книжку (например‚ при её пополнении).
Основные реквизиты бланка
- Серия (обычно две буквы).
- Номер (пять‑шесть цифр).
- Дата печати (указывается в реестре).
- Подпись и печать уполномоченного лица‚ получившего бланк.
Регистры учёта
Приходно‑расходная книга по учёту бланков (Приложение N 2)
Ведётся бухгалтерией организации. В ней фиксируются все операции с бланками: покупка‚ поступление‚ расход (выдача в трудовую книжку)‚ списание (утрата‚ уничтожение).
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей (Приложение N 3)
Заполняется отделом кадров. Здесь отражаются реальные трудовые книжки (с заполненными записями) – их приём‚ выдача‚ возврат‚ утеря.
| № п/п | Дата операции | Тип операции | Серия‑номер бланка | Кол‑во | Контрагент / Поставщик | Ответственный | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Приход | АВ‑00123 | 30 | ООО «Печать‑Труд» | И. Иванов | Оплата по договору № 12 от | |
| 2 | Расход (выдача в книжку) | АВ‑00124 | 1 | — | С. Смирнова (Кадровик) | Выдано Петрову А. А. при приёме на работу |
Электронный учёт
С 2023 года Минтруд допускает ведение указанных книг в электронном виде‚ если обеспечена:
- Подлинность и неизменяемость записей (цифровая подпись).
- Доступ только уполномоченным лицам.
- Сохранность данных не менее 5 лет.
Бухгалтерские проводки
Бланки относятся к забалансовым активам. При их учёте применяются следующие счета:
| Счёт | Наименование | Тип |
|---|---|---|
| 03 | Бланки строгой отчётности | Забалансовый |
| 006 | Бланки строгой отчётности (условная оценка) | Забалансовый |
| 10 | Материалы | Балансовый (при списании в расход) |
Примеры проводок
- Приобретение бланков (оплата поставщику)
Дт 10 «Материалы» – 4 500 руб. Кт 51 «Расчёты с поставщиками» – 4 500 руб.
Одновременно в приходно‑расходной книге фиксируем приход 30 бланков.
- Перемещение бланков в забалансовый счёт (по приказу руководителя)
Дт 03 «Бланки строгой отчётности» – 30 шт. (условно 0 руб.) Кт 10 «Материалы» – 30 шт.
- Выдача бланка в трудовую книжку сотрудника
Дт 03 «Бланки строгой отчётности» – 1 шт. (списание) Кт 03 «Бланки строгой отчётности» – 1 шт. (выдача)
В бухгалтерском учёте операция отражается как перемещение внутри забалансового счёта; в книге кадровика – как расход.
- Списание утерянного бланка
Дт 03 «Бланки строгой отчётности» – 1 шт. (списание) Кт 91 «Прочие доходы и расходы» – 0 руб.
Списание оформляется актом утраты‚ подпись ответственного.
Пошаговая инструкция по ведению учёта
Приём бланков
- Получаем товарно‑транспортную накладную от поставщика.
- Составляем акт приёма‑передачи (вкладка в книгу приход‑расход).
- В бухгалтерии оформляем проводку «Материалы → Поставщик».
- Перемещаем бланки на счёт 03 (забалансовый).
- Вносим запись в таблицу: дата‚ серия‑номер‚ количество‚ ответственный.
Выдача бланка в трудовую книжку
- Кадровик проверяет наличие свободного бланка в реестре.
- Заполняет трудовую книжку (фамилия‚ имя‚ дата начала работы и т.д.).
- Подписывает запись в книге движения трудовых книжек (дата‚ ФИО‚ серия‑номер).
- В приходно‑расходной книге фиксирует расход бланка.
- При необходимости – делает бухгалтерскую проводку «Перемещение внутри 03».
Возврат (при увольнении) и утилизация
- Работник сдает книжку в отдел кадров.
- Кадровик проверяет отсутствие записей о текущих трудовых отношениях.
- В книге движения фиксирует приём книжки (пост‑увольнение).
- Если книжка уничтожается (утрата‚ износ)‚ оформляется акт утилизации и запись в приходно‑расходной книге.
- Бухгалтерия списывает бланк/вкладыш со счёта 03 (или 006).
Образцы форм (скачать)
Все формы доступны в свободном доступе на портале Моё дело и в базе КонсультантПлюс:
- Приходно‑расходная книга (Приложение N 2) – Word‚ PDF.
- Книга учёта движения трудовых книжек (Приложение N 3) – Word‚ PDF.
Важно: При печати форм использовать оригинальный шрифт «Times New Roman»‚ размер 12‚ поля 2 см. Все записи должны быть разборчивыми‚ подписи – печатными.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Где хранить бланки?
Бланки хранятся в закрытом шкафу‚ доступ к которому имеет только уполномоченный сотрудник (кадровик‚ бухгалтер). На дверце указывается «Бланки трудовых книжек – доступ ограничен». При необходимости – фиксируется журнал доступа.
Можно ли использовать электронные копии бланков?
С 2023 года допускается электронный учёт‚ но сам бланк должен оставаться в бумажном виде‚ т.к. трудовая книжка заполняется вручную. Электронные копии могут использоваться только для внутреннего контроля.
Как оформить списание бланка‚ который был выдан‚ но не использован?
Составляется акт «Списание неиспользованного бланка»‚ в котором указываются: дата‚ серия‑номер‚ причина (например‚ «повреждён при транспортировке»). Запись в приходно‑расходной книге – «Списание»‚ в бухгалтерии – проводка со счёта 03 на 91.
Нужно ли вести отдельный учёт для вкладышей?
Да. Вкладыши учитываются в тех же реестрах‚ но в отдельном столбце «Вкладыш». При их выдаче в трудовую книжку также фиксируется расход.
Практические рекомендации
- Регулярно сверяйте данные приходно‑расходной книги с реестром 03‑счёта – минимум раз в месяц.
- Назначьте ответственного за хранение (обычно руководитель отдела кадров) и фиксируйте его ФИО в шапке реестра.
- При переходе на новую форму книжки (с 2023 г.) проведите инвентаризацию старых бланков и оформите их списание.
- Для небольших организаций можно объединить две книги в один журнал‚ но в нём должны быть отдельные разделы «Бланки» и «Книжки».
- Обязательно храните копии договоров с поставщиками и акты приёма‑передачи в архиве бухгалтерии.
Бланки трудовой книжки – это не просто бумага‚ а важный элемент кадрового и бухгалтерского учёта. Правильное оформление приходно‑расходной книги и книги движения трудовых книжек‚ а также корректные бухгалтерские проводки позволяют избежать штрафов‚ сохраняют доказательства прав собственности и упрощают контроль за выдачей и возвратом документов.
Следуя рекомендациям‚ изложенным в данной статье‚ вы сможете вести учёт бланков в соответствии с действующим законодательством РФ и обеспечить надёжную работу кадровой службы.
Статья актуальна на 22 мая 2026 г.. Информация проверена на официальных ресурсах Минтруда и в базе КонсультантПлюс.