С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Несмотря на цифровизацию, при переходе с бумажного формата на электронный работодатель обязан оформить специальную запись в традиционной трудовой книжке. В статье подробно рассмотрим:

• Кому и когда необходимо переводить трудовую книжку в электронный вид;
• Какие документы требуются от работника и работодателя;
• Пошаговую инструкцию по внесению записи в бумажную трудовую книжку;
• Образец записи, соответствующий требованиям законодательства;
• Ответы на часто задаваемые вопросы.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой документ, хранящий сведения о трудовой деятельности работника в единой государственной информационной системе ГИС ТК. Основные преимущества:

1. Удобный доступ к сведениям через портал Госуслуг;
2. Отсутствие риска потери бумажного документа;
3. Автоматическое обновление записей при изменениях в трудовых отношениях.

Кто обязан вести электронную трудовую книжку?

Согласно п. 3 ст. 2 закона «Об изменениях в ТК РФ по электронным трудовым книжкам» (федеральный закон № 439‑ФЗ от ):

• Работодатели, использующие электронный документооборот, обязаны предлагать работникам переход на ЭТК;
• Работник имеет право выбрать любой из форматов (бумажный или электронный) и в любой момент изменить свой выбор, подав соответствующее заявление;
• Государственная инспекция труда контролирует правильность оформления перехода.

Какие документы нужны для перехода?

Пошаговая инструкция по внесению записи в бумажную трудовую книжку

Шаг 1. Получить заявление работника

Работник подписывает заявление о переходе. В заявлении указываются:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС;
• Номер текущей (бумажной) трудовой книжки;
• Дата подачи заявления;
• Текст заявления (шаблон см. ниже).

Шаг 2. Подготовить запись в трудовой книжке

Запись делается в раздел «Дополнительные сведения» (страница 2‑й или 3‑й, в зависимости от формы книжки). Согласно Письму Минтруда РФ от № 14-2/В-150, запись должна включать:

1. Дата оформления перехода;
2. Ссылка на нормативный акт (закон № 439‑ФЗ);
3. Формулировку о переводе в электронный формат;
4. Подпись работодателя (директора/начальника отдела кадров) и печать организации.

Шаг 3; Внести запись в бумажную книжку

Запись вносится чернильной ручкой (черный или синий цвет) без исправлений. После записи делается отметка о выдаче бумажной книжки работнику.

Шаг 4. Зарегистрировать ЭТК в системе ГИС ТК

Кадровый специалист в личном кабинете работодателя вводит сведения о работнике и прикрепляет скан копии заявления. После подтверждения система генерирует электронный номер ЭТК.

Шаг 5. Выдать работнику подтверждающие документы

Работнику выдаются:

• Копия заявления с подписью работодателя;
• Справка о регистрации ЭТК (печать организации);
• Бумажная трудовая книжка с внесённой записью (по желанию).

Образец записи в трудовой книжке о переходе на электронный формат

Ниже – рекомендованный образец, полностью соответствующий требованиям Минтруда.

Согласно п. 3 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ от г.
(Об изменениях в Трудовой кодекс РФ по электронным трудовым книжкам)

Работник Иванов Иван Иванович, дата рождения г., СНИЛС 123‑456‑789 00,
переводится с бумажной трудовой книжки № 12345678, выданной «ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567),
на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности (ЭТК).

Запись внесена в соответствии с Письмом Минтруда РФ от № 14-2/В-150.

_____________________/ Петров П.П.
(директор ООО «Ромашка», печать)

Обратите внимание:

• Дата записи – фактическая дата оформления перехода;
• Указан номер и дата выдачи бумажной книжки;
• Приведены ссылки на нормативные акты;
• Подпись и печать обязательны.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Можно ли сразу перейти на ЭТК без выдачи бумажной книжки?

Нет. По закону работнику, переходящему на электронный формат, должна быть выдана бумажная трудовая книжка с записью о переходе. После этого она может быть возвращена работодателю, но запись остаётся в архиве.

Вопрос 2. Что делать, если в бумажной книжке уже есть ошибки?

Для исправления ошибок необходимо:

1. Подать заявление «О исправлении сведений в трудовой книжке» (форма СТД‑Р);
2. Получить согласие работодателя и внести исправления в бумажную книжку;
3. Обновить сведения в ЭТК через систему ГИС ТК.

Вопрос 3. Как получить выписку из ЭТК?

Работник может запросить выписку через личный кабинет на портале Госуслуги или обратиться в отдел кадров работодателя, который выдаст форму СТД‑Р.

Вопрос 4. Обязан ли работодатель хранить бумажную копию трудовой книжки после перехода?

Да. По Приказу Минтруда России № 320н от работодатель обязан хранить бумажные трудовые книжки в течение всего срока трудовых отношений и после их завершения (не менее 5 лет).

Переход на электронную трудовую книжку – удобный и законодательно закреплённый процесс. Однако правильное оформление записи в традиционной трудовой книжке остаётся обязательным. Следуйте пошаговой инструкции, используйте приведённый образец и проверяйте соответствие нормативным актам (закон № 439‑ФЗ, Приказ № 320н, письмо Минтруда от ). Это позволит избежать штрафов и обеспечить корректность кадрового учёта.

Дата публикации статьи:  г. | Автор: виртуальный помощник ChatGPT