Обновлено: 21 мая 2026 года

Что такое бланки строгой отчетности (БСО)?

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к категории бланков строгой отчетности. Это означает, что:

• Они должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность;
• Их учет ведется по специальным правилам;
• Выдача и списание оформляются соответствующими документами;
• Они подлежат инвентаризации в установленные сроки.

Сколько бланков трудовых книжек должно храниться в организации?

Законодательством Российской Федерации не установлено конкретное количество бланков трудовых книжек, которое должно храниться в организации. Однако, оно должно быть:

1. Обоснованным – исходя из потребностей организации в оформлении трудовых книжек новым сотрудникам;
2. Разумным – с учетом текущей численности персонала и прогноза на ближайшее время;
3. Документированным – с указанием в учетной документации.

Как определить необходимое количество?

Для расчета оптимального количества бланков трудовых книжек рекомендуется учитывать:

• Среднегодовую текучесть кадров;
• Планы по расширению штата;
• Сроки хранения бланков (они должны быть действительными);
• Возможность заказа дополнительных бланков при необходимости.

Отличия новой формы трудовой книжки от старой

С 1 января 2023 года введены новые формы трудовых книжек и вкладышей к ним. Основные отличия:

• Количество разворотов:
  • В новой форме – 12 разворотов для сведений о работе;
  • В старой форме – большее количество разделов;
• Структура: Сохранено основное содержание, но с некоторыми изменениями в оформлении;
• Порядок ведения: Записи производятся аккуратно, с использованием перьевой, гелевой ручки или ручки-роллера;
• Учет: Ведение книги учета движения бланков трудовых книжек и вкладышей.

Как оформляется выдача бланков трудовых книжек?

Выдача бланков трудовых книжек осуществляется по:

• Товарной накладной формы ТН-2, утвержденной Постановлением Минфина Республики Беларусь от № 16 (в части, не противоречащей российскому законодательству);
• Книге учета движения бланков трудовых книжек и вкладышей – документ, в котором фиксируются все операции с бланками.

Кто отвечает за учет бланков трудовых книжек?

Ответственным за ведение книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей может быть назначен:

• Сотрудник отдела кадров;
• Специалист по делопроизводству;
• Другое ответственное лицо, назначенное приказом руководителя.

Действующие нормативные акты

Основные документы, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек:

1. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
2. Постановление Минфина РФ от № 23 «Об утверждении форм бланков трудовых книжек и вкладышей к ним»;
3. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением № 225;
4. Трудовой кодекс Российской Федерации (в части, касающейся трудовых книжек).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать старые бланки трудовых книжек после 2023 года?

Нет. С 1 января 2023 года введены новые формы трудовых книжек. Использование старых бланков после этой даты не допускается.

Как учитывать бланки трудовых книжек в бухгалтерском учете?

Бланки трудовых книжек учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по стоимости их приобретения.

Что делать, если бланк трудовой книжки испорчен?

Испорченный бланк подлежит списанию с составлением акта о списании. На его место выдается новый бланк с соответствующей отметкой в книге учета.

Можно ли заказать бланки трудовых книжек через интернет?

Да, заказ бланков возможен через официальных поставщиков, имеющих соответствующие лицензии. Однако, важно убедиться в подлинности бланков и наличии всех необходимых реквизитов.

Организация должна хранить бланки трудовых книжек в количестве, достаточном для текущих нужд, но не избыточном. Все операции с бланками должны быть документально оформлены и отражены в учетных регистрах. Использование новых форм трудовых книжек с 2023 года обязательно, а учет бланков должен соответствовать требованиям законодательства.

Важно помнить: Бланки трудовых книжек – это не просто документы, а официальные записи о трудовой деятельности работника. Их правильное оформление и хранение защищают права как работника, так и работодателя.