В условиях продолжающегося перехода на цифровые форматы учета трудового стажа, бумажные трудовые книжки остаются важным документом, подтверждающим профессиональный путь гражданина; По состоянию на май 2026 года, вопросы, связанные с бланками трудовых книжек, их подтверждением, изготовлением и заполнением, регулируются рядом нормативных актов, действующих с 2023 года. В данной статье мы подробно разберем, какие бланки являются действительными, где их получить и как правильно вести учет.

Какие бланки трудовых книжек действительны в 2026 году?

С 1 января 2023 года в Российской Федерации вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н. Этот документ ввел новую форму бумажной трудовой книжки и вкладыша в нее.

Важно помнить ключевые моменты, актуальные на текущую дату :

• Новый образец: Все записи, вносимые с 1 января 2023 года, должны производиться в бланках нового образца.
• Статус старых бланков: Бланки старого образца (утвержденные ранее Приказом Минфина от № 117н), которые были приобретены работодателями до 1 января 2023 года, не требуют обязательной замены. Их можно использовать до полного исчерпания запасов без ограничения срока.
• Действующие книжки работников: Трудовые книжки, выданные работникам до 2023 года (старого образца), остаются действительными. Обменивать их на новые бланки не нужно.

Изготовление и подтверждение подлинности бланков

Один из самых важных вопросов — подтверждение подлинности бланка. Согласно законодательству РФ, изготовление бланков трудовой книжки и вкладышей осуществляется исключительно Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина России.

Это означает, что:

1. Только бланки производства «Гознак» являются официальными документами, подтверждающими трудовой стаж.
2. На каждом бланке должны присутствовать степени защиты, характерные для продукции Гознака (водяные знаки, специальные серии и номера).
3. Использование бланков, изготовленных сторонними организациями или распечатанных самостоятельно, не допускается и делает запись в трудовой книжке нелегитимной.

Где работодателям приобретать бланки?

Работодатели не могут изготавливать бланки самостоятельно. Для приобретения необходимо обращаться к официальным распространителям. Информация о них, как правило, размещается на сайте изготовителя (Гознак) или у авторизованных дилеров.

С 2023 года изменился порядок обеспечения бланками: работодателям рекомендуется заранее планировать потребность и договариваться о поставках, так как свободная продажа в розничных точках может быть ограничена или отсутствовать.

Документы для получения бланков (для организаций)

Процедура получения бланков требует подтверждения полномочий лица, запрашивающего документы. Хотя в разных регионах (например, в примерах администраций районов Минска, упомянутых в источниках, или аналогичных структурах в РФ) могут быть свои нюансы, общий пакет документов обычно включает:

• Письмо-заявка на имя руководителя организации-распространителя или соответствующего органа в произвольной форме с указанием необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей.
• Документ, подтверждающий полномочия руководителя организации (копия приказа о назначении, решение учредителей или трудовой договор), заверенная печатью организации.
• Доверенность, если бланки получает не руководитель, а уполномоченное лицо. В доверенности обязательно должна стоять печать организации и подпись руководителя.
• Оригинал документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт).
• Платежное поручение, подтверждающее оплату бланков (если acquisition платная).

Правила учета и хранения бланков

Работодатель обязан строго контролировать движение бланков. Для этого ведутся специальные журналы учета:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: В ней фиксируется выдача заполненных книжек работникам.
2. Книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее: В ней учитываются поступившие от поставщика и имеющиеся в наличии чистые бланки;

Важно: Согласно разъяснениям Минтруда, обе книги должны вестись на бумажном носителе, страницы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации и подписью руководителя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли менять старые трудовые книжки на новые?

Нет, не нужно. Трудовые книжки старого образца, уже находящиеся на руках у работников, действительны бессрочно. Замена производится только в случае утери, порчи документа или по желанию работника при первом оформлении трудовой книжки (если у него ее не было).

Можно ли использовать бланки старого образца, купленные в 2022 году?

Да, можно. Работодатели имеют право использовать имеющиеся у них запасы бланков старого образца без ограничения срока, пока они не закончатся.

Что делать, если в трудовой книжке закончились страницы?

В случае заполнения всех страниц одного из разделов трудовой книжки, к ней оформляется вкладыш. Вкладыш также должен быть произведен Гознаком и учитываться в общем порядке. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Подтверждающие бланки трудовых книжек в 2026 году остаются строго регламентированным видом документации. Несмотря на развитие электронных сервисов, бумажный носитель требует внимательного отношения: от закупки исключительно у производителя «Гознак» до правильного ведения книг учета. Соблюдение этих правил гарантирует работнику подтверждение его стажа, а работодателю — отсутствие проблем с проверяющими органами.

Помните: использование нелицензированных бланков или нарушение порядка их учета может повлечь за собой административную ответственность.