Трудовая книжка – один из важнейших документов, фиксирующих профессиональную биографию работника. С 1 января 2023 г. в России введён новый образец трудовой книжки, однако многие организации продолжают использовать бланки старого образца. В статье подробно рассматриваются:

• правовые основы оформления и хранения бланков;
• различия между старым и новым образцами;
• порядок приобретения и учёта бланков;
• как проверить подлинность бланка;
• образцы заполнения и практические рекомендации.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие бланки трудовых книжек:

1. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (в ред.).
2. Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н – утверждена форма трудовой книжки нового образца.
3. Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (приложение 1).

Эти документы определяют:

• технические требования к бланкам и вкладышам;
• порядок их изготовления, поставки и учёта;
• сроки и условия применения новых и старых образцов.

Образцы трудовых книжек: старый vs. новый

2.1 Старый образец (до 2023 г.)

Старый образец состоит из ьного листа и двух разделов:

• Сведения о трудовой деятельности – записи о приёме, переводе, увольнении;
• Сведения о награждениях – сведения о премиях, государственных наградах.

Бланки старого образца могут использоваться без ограничения срока, даже после введения нового образца (см. пункт 41 Правил).

2.2 Новый образец (с 2023 г.)

Новый образец отличается более современным дизайном и структурой:

• ьный лист с QR‑кодом, позволяющим проверять подлинность в онлайн‑режиме;
• раздел «Сведения о трудовой деятельности» расширен до 12 строк, включающих информацию о стаже, видах занятости и др.;
• раздел «Сведения о награждениях и квалификации» – отдельный блок для учёта профессионального роста.

Новые бланки можно применять с 1 января 2022 г., однако их массовое использование началось в 2023 г.

Как приобрести бланки трудовой книжки

Для получения бланков работодатели обращаются к официальным распространителям, список которых размещён на сайте изготовителя (обычно – государственная типография или аккредитованные поставщики). При покупке необходимо предоставить:

• заявление организации;
• копию устава (для юридических лиц) или свидетельства о регистрации;
• паспортные данные ответственного за учёт бланков.

После получения бланков их движение фиксируется в приходно‑расходной книге по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Образец этой книги приведён в приложении 1 к постановлению Минтруда от  г.

Учёт и хранение бланков

4.1 Приходно‑расходная книга

Книга ведётся в электронном или бумажном виде и содержит следующие реквизиты:

1. Дата поступления бланка;
2. Количество полученных листов;
3. Наименование поставщика;
4. Дата выдачи бланка сотруднику (при необходимости);
5. Подпись ответственного лица.

4.2 Хранение

Бланки и вкладыши хранятся в отдельном архиве, к которому имеет доступ только уполномоченный сотрудник (обычно – главный бухгалтер или специалист по кадрам). Срок хранения – до полного израсходования или до момента, когда бланки станут устаревшими (по решению руководства).

Как отличить подлинный бланк от подделки

Существует несколько проверяемых признаков:

• Водяные знаки – видны при просвете листа;
• Штамп «Госизготовитель» – размещён в правом нижнем углу ьного листа;
• QR‑код (для нового образца) – сканируется специальным приложением и выводит информацию о серии и дате выпуска;
• Сравнение шрифтов и размеров полей с образцами, опубликованными на официальных ресурсах (например, сайт Гознака).

Подробные инструкции по проверке подлинности доступны в статьях «Определение подлинности бланка трудовой книжки» и «Сравнительная таблица (отличий между подделкой и оригиналом)» на сайте Гознака.

Образцы заполнения

6.1 ьный лист

Пример заполнения (новый образец):

Трудовая книжка
№ ____________
Фамилия, имя, отчество: ______________________
Дата рождения: __.__.____
Серия и номер паспорта: ____________
Место жительства: ___________________________

6.2 Запись о приёме на работу

Дата приёма: __.__.____
Наименование организации: ______________________
Должность: ______________________
Трудовой договор № ___ от __.__.____

6.3 Запись об увольнении

Дата увольнения: __.__.____
Основание: (по собственному желанию / по инициативе работодателя и др.)
Выплата компенсации: ______________________
Подпись работодателя: ______________________

Все записи должны быть выполнены чёрными чернилами, без исправлений. При необходимости использовать корректирующую ленту допускается только в случае технической ошибки, но с обязательным указанием причины исправления.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Можно ли обменять старый бланк на новый?

Нет. С 1 января 2023 г. обмен старого образца на новый не требуется. Работодатели могут использовать имеющиеся бланки старого образца без ограничения срока.

7.2 Сколько времени хранить старые бланки?

Старые бланки могут храниться до полного их израсходования. После этого их следует утилизировать в соответствии с требованиями к документам строгой отчётности.

7.3 Как оформить бланк‑вкладыш?

Вкладыш оформляется аналогично основной книжке, но имеет меньший размер (формат А5). На ьном листе указывается «Вкладыш к трудовой книжке», а внизу – номер основной книжки.

7.4 Какие штрафы предусмотрены за использование поддельных бланков?

Согласно статье 5.27 КоАП РФ, использование поддельных бланков трудовой книжки влечёт административную ответственность в виде штрафа от 10 000 до 30 000 рублей для юридических лиц и от 5 000 до 15 000 рублей для физических лиц.

Где скачать актуальные образцы

Официальные формы (в формате PDF) доступны для бесплатного скачивания на сайтах:

• Министерства труда и социальной защиты РФ;
• Госуслуг «Электронный архив нормативных правовых актов»;
• Сайтов аккредитованных типографий (раздел «Бланки трудовых книжек»).

Для удобства можно воспользоваться готовыми шаблонами, размещёнными в офисных пакетах (Microsoft Office, LibreOffice) – они уже содержат все необходимые поля и разметку.

Бланки трудовых книжек – документ строгой отчётности, требующий внимательного отношения к их приобретению, учёту и использованию. С 2023 года введён новый образец, однако старый остаётся законным и может применяться без ограничений. Главное – соблюдать правила оформления, вести приходно‑расходную книгу и проверять подлинность получаемых бланков.

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете избежать ошибок, связанных с документооборотом, и обеспечить надёжную кадровую документацию в своей организации.

Дата актуализации:  г.