Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника. Вопрос о том, кто имеет право вносить записи в этот документ, часто вызывает путаницу. В статье мы подробно разберём, при каких условиях бухгалтер может выступать уполномоченным лицом для заполнения трудовой книжки, какие нормативные акты регулируют эту процедуру и как правильно оформить запись.

Общие положения о трудовой книжке

Трудовая книжка (бумажная или электронная) фиксирует:

• дату приёма на работу и увольнения;
• наименование организации, должность, квалификацию;
• основания приёма и увольнения (договор, приказ и т.п.);
• перерывы в трудовой деятельности (переводы, командировки, отпуск без сохранения зарплаты и др.).

Согласно Приказу Минтруда РФ № 69 от и последующим инструкциям, запись в трудовую книжку обязаны вносить уполномоченные лица, назначаемые приказом работодателя.

Кто может быть уполномоченным лицом?

В законодательстве указано, что уполномоченным может быть:

1. директор (или иное должностное лицо, подписывающее приказ о приёме/увольнении);
2. кадровый специалист (специалист по кадровому делопроизводству);
3. главный бухгалтер;
4. секретарь, офис‑менеджер или любое другое лицо, которому работодатель доверил эту функцию.

Таким образом, бухгалтер может заполнять трудовую книжку, если он официально назначен уполномоченным лицом приказом работодателя.

Почему бухгалтер часто берёт на себя эту задачу?

• Близость к кадровой документации. Бухгалтер отвечает за расчёт заработной платы, удержаний и налогов, поэтому имеет доступ к трудовым договорам, приказам и справкам.
• Контроль за правильностью расчётов. Точная информация о дате приёма, должности и квалификации необходима для расчёта страховых взносов и пенсионных начислений.
• Упрощение процессов. В небольших компаниях часто нет отдельного кадровика, и бухгалтер совмещает обе функции.

Как оформить назначение бухгалтера уполномоченным лицом?

Для законного заполнения трудовой книжки бухгалтером необходимо:

1. Подготовить приказ работодателя о назначении бухгалтера уполномоченным лицом. В приказе указываются ФИО, должность, полномочия (внесение записей в трудовые книжки, ведение книги учёта).
2. Приказ подписывается директором (или иным лицом, имеющим право подписи).
3. К приказу прилагается копия паспорта и документ, подтверждающий должность (трудовой договор, штатное расписание).
4. Оригинал приказа хранится в деле кадров (или в бухгалтерии, если она ведёт учёт трудовых книжек).

Пошаговый порядок заполнения бумажной трудовой книжки бухгалтером

Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Ниже – типичная последовательность действий.

1. Определение необходимости записи. Если трудовой договор уже содержит все сведения (дата приёма, должность, основание), запись в книжку не требуется.
2. Заполнение графы 1 – порядковый номер записи. Нумерация ведётся последовательно от 1.
3. Графа 2 – дата приёма на работу. Указывается полная дата (дд.мм.гггг).
4. Графа 3 – наименование организации. Полное официальное название работодателя.
5. Графа 4 – основание приёма. Указывается документ (трудовой договор, приказ) с указанием даты и номера.
6. Графа 5 – должность, специальность, квалификация. Пример: «бухгалтер‑сметчик, высшее профессиональное образование, квалификация 1‑й категории».
7. Подпись уполномоченного лица. Бухгалтер ставит свою подпись и печать (если используется).
8. Контроль и подпись работника. Работник ставит свою подпись в графе «Согласен», если это предусмотрено локальными нормативными актами.

После внесения записи бухгалтер фиксирует её в книге учёта движения трудовых книжек (если такая книга ведётся). В книге указываются:

• порядковый номер записи;
• дата заполнения;
• ФИО работника;
• номер и серию трудовой книжки.

Примеры типовых записей

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и роль бухгалтера

С 2021 года большинство новых работников оформляются в электронную трудовую книжку. Процедура заполнения схожа, но реализуется через специализированные сервисы (например, Госуслуги).

• Бухгалтер, будучи уполномоченным, получает доступ к системе «ЭТК – электронный трудовой документ» через корпоративный аккаунт.
• Запись вносится в электронный журнал, где автоматически фиксируются дата и время ввода.
• Все действия логируются, что упрощает контроль и аудит.
• Для подтверждения полномочий в системе необходимо загрузить скан приказа о назначении и документ, подтверждающий личность (паспорт).

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие официального назначения. Без приказа о назначении бухгалтер не имеет права вносить запись – это считается нарушением.
2. Неправильный порядок заполнения граф. Путаница в нумерации или пропуск графы 4 (основание) часто приводит к отказу в признании записи.
3. Запись без подтверждающего документа. Каждый пункт записи должен иметь ссылку на документ (договор, приказ).
4. Заполнение после окончания срока действия книжки. Если книжка уже заполнена полностью, необходимо оформить вкладыш нового формата.
5. Отсутствие подписи работника. В некоторых организациях требуется подпись работника в графе «Согласен». Необходимо уточнить локальные правила.

Контроль и ответственность

Ответственность за правильность ведения трудовых книжек несёт уполномоченное лицо. При нарушении (например, внесение неверных данных) могут возникнуть:

• штрафы для работодателя (по статье 5.27 КоАП РФ);
• отказ в признании стажа при расчёте пенсии;
• возможные трудовые споры с работником.

Для снижения риска рекомендуется:

• регулярно проводить внутренний аудит записей;
• обучать бухгалтеров и кадровиков актуальным требованиям Минтруда;
• использовать шаблоны и чек‑листы при заполнении.

Бухгалтер может законно заполнять трудовую книжку, если он официально назначен уполномоченным лицом приказом работодателя. При этом необходимо строго соблюдать порядок заполнения, фиксировать все основания и контролировать правильность записей. В эпоху электронных трудовых книжек роль бухгалтера становиться ещё более важной, так как от его действий зависит корректность расчётов по страховым взносам и пенсионному обеспечению.

Соблюдая перечисленные рекомендации, вы обеспечите юридическую чистоту кадровой документации и избежите возможных штрафов и трудовых конфликтов.

Дата публикации:  г.