Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. В Республике Беларусь бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к документам строгой отчетности (БСО) с определенной степенью защиты. Это означает, что их движение требует особого внимания со стороны бухгалтерии и кадровой службы.
В данной статье мы подробно разберем, как организовать бухгалтерский учет выдачи трудовых книжек, какие нормативные документы регулируют этот процесс и какие проводки необходимо сделать.
Нормативная база
Учет трудовых книжек в РБ опирается на два основных нормативных акта:
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от № 40 (далее — Инструкция № 40).
- Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от № 196 (далее — Инструкция № 196).
Согласно этим документам, учет поступления, выдачи, порчи и уничтожения бланков ведется в порядке, установленном для бланков документов с определенной степенью защиты. Наниматель несет полную ответственность за организацию работы по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек.
Поступление бланков и первичный учет
Бланки трудовых книжек приобретаются у официальных распространителей (например, в администрациях районов). Выдача бланков осуществляется по товарной накладной формы ТН-2, утвержденной постановлением Минфина РБ от № 192.
При поступлении бланков в организацию необходимо обеспечить их хранение в сейфах или несгораемых шкафах. Одновременно с оприходованием бланков в бухгалтерии открываются специальные регистры учета:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (ведется кадровой службой или уполномоченным лицом).
- Книга по учету бланков трудовой книжки (ведется бухгалтерией);
Важно: В настоящее время Минтруд рекомендует вести эти книги на бумажном носителе (даже при наличии электронного документооборота), чтобы обеспечить сохранность подписей сотрудников.
Счета бухгалтерского учета
Для отражения операций с трудовыми книжками используется как балансовый, так и забалансовый учет.
Балансовые счета
Для коммерческих организаций бланки учитываются на счете 10 «Материалы». Как правило, к нему открываются следующие субсчета:
- 10-6 «Прочие материалы» (часто используется в программах 1С) или
- 10-13 «Бланки строгой отчетности».
При приобретении трудовых книжек с НДС, они отражаются на счетах бухгалтерского учета по цене приобретения без выделения НДС (сумма НДС включается в стоимость).
Забалансовые счета
Для контроля за сохранностью документов с определенной степенью защиты используется забалансовый счет 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты». К нему могут открываться субсчета, например:
- 006-1 «Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним на хранении».
Бухгалтерские проводки при выдаче трудовых книжек
Выдача бланка трудовой книжки (или вкладыша) может осуществляться:
- За плату (с удержанием стоимости из зарплаты работника или внесением им наличных в кассу).
- Безвозмездно (за счет средств нанимателя).
Схема проводок при выдаче бланка за плату:
- Дт 10-13 (10-6) — Кт 60 (76) — Оприходованы приобретенные бланки трудовых книжек (по цене приобретения без НДС).
- Дт 006 — Приняты на забалансовый учет бланки строгой отчетности.
- Дт 20, 26, 44 и др., Кт 10-13 (10-6) — Списана стоимость выданного бланка при оформлении трудовой книжки работнику.
- Кт 006 — Списаны с забалансового учета выданные бланки.
- Дт 70 — Кт 73 или Дт 50, Кт 73 — Удержана стоимость трудовой книжки из заработной платы работника / внесена наличными в кассу.
- Дт 73 — Кт 90 — Отражена выручка от реализации бланка работнику (по цене возмещения).
Схема проводок при безвозмездной выдаче:
- Дт 20, 26, 44 и др. — Кт 10-13 (10-6) — Стоимость выданного бланка списана на затраты организации.
- Кт 006 — Отражено выбытие бланка с забалансового счета.
Учет в структурных подразделениях и бюджетных организациях
Если организация имеет обособленные структурные подразделения, бланки трудовых книжек как документы строгой отчетности выдаются по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу (например, завхозу или кадровику филиала). В этом случае используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» или 79 «Внутрихозяйственные расчеты».
Для бюджетных организаций действует своя специфика. С вступает в силу обновленная методика бухучета бланков трудовых книжек для бюджетных организаций. Ответственность за полное и своевременное перечисление в республиканский и местные бюджеты средств от выдачи работникам трудовых книжек и вкладышей возлагается непосредственно на нанимателей.
Порча и уничтожение бланков
Если при заполнении бланк трудовой книжки был испорчен, его нельзя просто выбросить. Учет испорченных бланков ведется в том же порядке, что и учет исправных. Испорченный бланк необходимо:
- Оприходовать на отдельный субсчет (например, 10-13 «Испорченные бланки»).
- Составить акт о порче.
- Уничтожить в установленном порядке (с оформлением соответствующего акта об уничтожении).
- Списать с забалансового счета 006 на основании акта об уничтожении.
Резюме
Правильный учет выдачи трудовых книжек в РБ требует строгого соблюдения Инструкции № 40 и Инструкции № 196. Бухгалтеру необходимо:
- Обеспечить одновременный учет на балансовом (счет 10) и забалансовом (счет 006) счетах.
- Контролировать возмещение стоимости бланков работниками или корректное списание затрат при безвозмездной выдаче.
- Своевременно вносить записи в книги учета движения трудовых книжек и бланков.
- Не забывать про НДС: при приобретении бланков с НДС, сумма налога включается в стоимость приобретения и на счета учета не выделяется.
Соблюдение этих правил позволит избежать штрафных санкций со стороны проверяющих органов и обеспечит сохранность строгих бланков в организации.