Трудовые книжки – это обязательный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Их учет в бухгалтерии не только обеспечивает соблюдение законодательства, но и позволяет предприятиям правильно отражать расходы, связанные с их приобретением, выдачей и уничтожением. В статье рассматриваются основные принципы бухгалтерского учета трудовых книжек, новые требования, применяемые в 2021‑2026 годах, а также практические рекомендации по ведению учёта.

Общая характеристика учёта трудовых книжек

• Трудовые книжки считаются материальными ценностями (счет 10 «Материалы»).
• В бухгалтерии учитываются только бланки трудовых книжек, а не сами записи о сотрудниках.
• Учёт ведётся в приходно‑расходной книге (или журнале) по учёту бланков и вкладышей.
• Книга должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и опломбирована (сургучной печатью).

Нормативные акты

Ключевые нормативные документы, регулирующие учёт трудовых книжек:

• Приказ Минэкономразвития РФ № 174н5 (инструкция по учёту трудовых книжек).
• Постановление Правительства РФ о порядке учёта бланков трудовых книжек в бюджетных организациях (с 1 июля 2025 г.).
• Постановление Правительства РФ о новых правилах ведения и хранения трудовых книжек (с 1 сентября 2021 г.).

Приобретение трудовых книжек

Приобретение бланков трудовых книжек отражается в бухгалтерском учёте как расход материалов. Пример проводок:

1. При оплате поставщика: Дт 10 «Материалы» – Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
2. При начислении НДС: Дт 19 «НДС по входящим операциям» – Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Пример записи (с учётом НДС 10 %):

Дт 10 1 000 ₽ (бланки)
Дт 19 100 ₽ (НДС)
Кт 60 1 100 ₽ (поставщик)

Выдача трудовых книжек работнику

Выдача бланка – это расход материальных ценностей, но в бухгалтерии не отражается как отдельный расход, а как переход из запаса на счету 10 в распоряжение работника. В учёте фиксируется списание:

1. Дт 10 «Материалы» – Кт 70 «Расходы на содержание и эксплуатацию» (потери от выдачи).
2. Если бланк передаётся в личный кабинет работника, то в учёте можно использовать счет 71 «Расходы на персонал»;

Важно: при выдаче бланка работнику начисляется премия за выдачу (если предусмотрено договором), которая отражается как прибыль от оказания услуг (счет 90).

Налоги и сборы, связанные с трудовыми книжками

• НДС – при покупке бланков начисляется НДС по ставке 10 % (если предприятие является плательщиком НДС).
• При выдаче бланка работнику НДС не начисляется, так как это внутренняя операция.
• В бюджетных организациях расходы на приобретение бланков перечисляются в республиканский и местные бюджеты (счета 60 и 51).

Уничтожение и списание бланков

Бланки, испорченные, потерявшие целостность или не пригодные к дальнейшему использованию, списываются:

1. Дт 10 «Материалы» – Кт 90 «Расходы по списанию».
2. При уничтожении бланков, которые не подлежат возврату, в учёте фиксируется потеря.

Для бюджетных организаций действует отдельная процедура: списание бланков в бюджет (счёт 90) и отражение в учёте перехода средств в бюджетные фонды.

Учёт в бюджетных организациях (с 1 июля 2025 г.)

Новый порядок учёта предусматривает:

• Ведение отдельного журнала по учёту бланков трудовых книжек.
• Отражение операций по получению, выдаче, списанию и уничтожению в бюджетных счетах.
• Переход на новый порядок учёта в рамках единой системы учёта (1С).

Пример проводки для бюджетной организации

Приобретение бланков:

Дт 10 1 000 ₽
Дт 19 100 ₽
Кт 60 1 100 ₽

Выдача бланка:

Дт 10 100 ₽
Кт 70 100 ₽

Ответственность за нарушение правил учёта

Нарушения могут повлечь за собой:

• Административные штрафы (согласно Кодексу РФ об административных правонарушениях).
• Ответственность руководителя за нарушение порядка хранения и учёта (согласно Уголовному кодексу РФ).
• Потеря налоговых льгот и возможность отказа в налоговых вычетах.

Практические рекомендации по ведению учёта

1. Ведение книги учёта – пронумеровать, прошнуровать, подписать руководителем и опломбировать.
2. Регулярно проверять наличие бланков и обновлять остатки в учёте.
3. При выдаче фиксировать дату, имя работника, номер бланка.
4. При уничтожении оформлять акт списания с подписью ответственного лица.
5. Для бюджетных организаций использовать специальные отчёты 1С, которые автоматически формируют отчётность по учёту бланков.

Примеры учётных записей

Приобретение бланков

Дт 10 5 000 ₽
Дт 19 500 ₽
Кт 60 5 500 ₽

Выдача бланка работнику

Дт 10 100 ₽
Кт 70 100 ₽

Списание испорченного бланка

Дт 10 50 ₽
Кт 90 50 ₽

Бухгалтерский учет движения трудовых книжек – это важный элемент внутреннего контроля и соблюдения законодательства. Правильное отражение операций по приобретению, выдаче, хранению и списанию бланков позволяет избежать штрафов, обеспечивает прозрачность расходов и помогает в подготовке налоговой и бюджетной отчётности. Следуя рекомендациям, описанным выше, предприятия и бюджетные организации могут эффективно управлять учётом трудовых книжек и соответствовать требованиям законодательства.