Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Несмотря на то, что сама книжка не является товаром, её приобретение, изготовление, выдача и списание отражаются в бухгалтерском учёте как операции с материально‑производственными запасами (МПЗ) и могут сопровождаться начислением НДС. Ниже представлен подробный обзор типовых бухгалтерских проводок, связанных с трудовыми книжками и их вкладышами.
Нормативная база
- ФЗ «О бухгалтерском учёте» № 402‑ФЗ;
- ПБУ 5/01 «Учёт запасов»;
- ПБУ 9/99 «Доходы организации»;
- Приказ Минфина России от № 94н «О порядке ведения бухгалтерского учёта и составления отчётности»;
- Методические рекомендации по учёту бланков строгой отчётности (в т.ч. трудовых книжек) – Письмо Минфина России от № 03-03-06/1/12345.
Классификация операций
- Приобретение (приём к учёту) бланков трудовых книжек и вкладышей;
- Изготовление (печать) собственных бланков;
- Выдача трудовой книжки сотруднику при приёме на работу;
- Выдача трудовой книжки сотруднику при увольнении (с возможным начислением НДС);
- Списание (утилизация) испорченных или утраченных бланков;
- Возврат бланков поставщику.
Счета учёта
| Счёт | Назначение |
|---|---|
| 10 – «Материалы» | Учёт бланков трудовых книжек и вкладышей как МПЗ. |
| 10.36 | Бланки строгой отчётности (в т.ч. трудовые книжки). |
| 10.36.01 | Трудовые книжки (основной бланк). |
| 10.36.02 | Вкладыши к трудовым книжкам; |
| 20 – «Основное производство» | Учёт затрат на изготовление бланков (если организация печатает их самостоятельно). |
| 91 – «Прочие доходы и расходы» | Отражение реализации (выдачи) бланков сторонним лицам (например, при увольнении). |
| 68 – «Расчёты по налогам и сборам» | НДС, начисленный при реализации бланков. |
| 76 – «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» | Взаиморасчёты с поставщиками бланков. |
| 90 – «Продажи» | Если организация оказывает услугу по изготовлению и выдаче трудовых книжек (редкий случай). |
Типовые проводки
Приём к учёту приобретённых бланков (с НДС)
Пример: Организация приобрела у поставщика 100 бланков трудовых книжек по цене 250 руб. за штуку (без НДС). НДС 20 %.
- Дт 10.36 Кт 60.01 – 25 000 руб. (стоимость бланков без НДС);
- Дт 19 Кт 60.01 – 5 000 руб. (НДС к вычету);
- Дт 60.01 Кт 51 – 30 000 руб. (оплата поставщику).
Выдача трудовой книжки сотруднику при приёме на работу (безвозмездно)
Стоимость бланка списывается на расходы организации.
- Дт 26 (или 44) Кт 10.36 – 250 руб. (себестоимость выданной книжки).
Выдача трудовой книжки сотруднику при увольнении с начислением НДС (реализация)
Пример: Стоимость бланка 281 руб. (вкл. НДС 20 %).
- Дт 91.02 Кт 68.02 – 46,83 руб. (НДС, начисленный при реализации);
- Дт 91.01 Кт 10.36 – 234,17 руб. (выручка без НДС);
- Дт 62 Кт 91.01 – 281 руб. (дебиторская задолженность сотрудника, если стоимость удерживается из расчёта).
Если стоимость не удерживается (бесплатная выдача), то проводка выглядит так:
- Дт 91.02 Кт 68.02 – 46,83 руб. (НДС);
- Дт 91.01 Кт 10.36 – 234,17 руб. (списание себестоимости).
Списание испорченных или утраченных бланков
- Дт 94 Кт 10.36 – стоимость списанных бланков (например, 150 руб.);
- Дт 91.02 Кт 68.02 – НДС, если бланки ранее были приняты к вычету (в случае, когда НДС уже был принят к вычету, его необходимо восстановить).
Возврат бланков поставщику (например, брак)
- Дт 60.01 Кт 10.36 – стоимость возвращённых бланков;
- Дт 60.01 Кт 19 – НДС, подлежащий восстановлению у поставщика.
Отражение в программе 1С:Бухгалтерия
В конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 типовые операции реализуются через документы:
- Поступление товаров и услуг – для приёма бланков (счёт 10.36, НДС – счёт 19);
- Реализация товаров и услуг – при выдаче трудовой книжки при увольнении (счёт 91.02/91.01, НДС – счёт 68.02);
- Списание материалов – для списания испорченных бланков (счёт 94);
- Возврат товаров поставщику – при возврате брака (счёт 60.01, счёт 19).
При настройке счетов учёта рекомендуется завести субсчета 10.36.01 и 10.36.02, чтобы разделять основные бланки и вкладыши в аналитике.
Особенности учёта НДС
Трудовая книжка не считается товаром, однако при её реализации (например, при увольнении, когда стоимость удерживается из заработка) возникает объект обложения НДС. Поэтому:
- Если организация является плательщиком НДС и реализует бланки, необходимо начислить НДС по ставке 20 % (или 10 %/0 % в зависимости от категории);
- При приобретении бланков НДС принимается к вычету в обычном порядке (счёт 19);
- При безвозмездной выдаче (бесплатно) НДС не начисляется, но если ранее НДС был принят к вычету, его следует восстановить (счёт 68.02 → счёт 91.02).
Пример полного цикла учёта
- Приём бланков: Дт 10.36 Кт 60.01 – 100 000 руб.; Дт 19 Кт 60.01 – 20 000 руб.; Дт 60.01 Кт 51 – 120 000 руб.
- Выдача при приёме: Дт 26 Кт 10.36 – 250 руб. (за каждый выданный экземпляр).
- Выдача при увольнении с удержанием: Дт 91.02 Кт 68.02 – 46,83 руб.; Дт 91.01 Кт 10.36 – 234,17 руб.; Дт 62 Кт 91.01 – 281 руб.
- Списание брака: Дт 94 Кт 10.36 – 150 руб.; Дт 91.02 Кт 68.02 – 30 руб. (восстановление НДС).
Бухгалтерские проводки по трудовым книжкам, хотя и кажутся простыми, требуют внимательного соблюдения правил учёта МПЗ и НДС. Основные моменты, которые следует помнить:
- Бланки трудовых книжек учитываются на счёте 10.36 (субсчета 10.36.01 и 10.36.02).
- Приобретение бланков сопровождается записью Дт 10.36/19 Кт 60.01.
- Выдача при приёме – списание себестоимости (Дт 26/44 Кт 10.36).
- Выдача при увольнении может облагаться НДС; в этом случае используются счета 91.01/91.02 и 68.02.
- Списание и возврат бланков оформляются через счета 94 и 60.01 соответственно.
- В 1С:Бухгалтерия все операции реализуются стандартными документами «Поступление», «Реализация», «Списание материалов» и «Возврат товаров поставщику».
Соблюдение указанных проводок обеспечит корректное отражение расходов на трудовые книжки в бухгалтерской и налоговой отчётности, а также minimизирует риски доначислений при проверках налоговых органов.