В 2026 году работодатели сталкиваются с выбором между бумажной трудовой книжкой и электронной формой сведений о трудовой деятельности․ Оба документа регламентируются ТК РФ и нормативными актами Министерства труда, однако их оформление, содержание и порядок использования различаются․ В статье подробно разберём, какие документы требуются при приёме, как правильно оформить запись, какие особенности у электронной трудовой книжки и как правильно вести её․
Какие документы предъявляет работник?
При приёме на работу сотрудник обязан предоставить один из следующих наборов документов:
- Паспорт РФ;
- СНИЛС;
- Трудовая книжка (бумажная) или Сведения о трудовой деятельности (СТД) в электронном виде;
- Документы, подтверждающие образование (при необходимости для конкретной должности);
- Военный билет (при приёме в организации, где это обязательно);
- Медицинские справки (при работе в особых условиях)․
Важно: работник может самостоятельно выбрать, какой документ предоставить – трудовую книжку или Сведения о трудовой деятельности․ Если он отказывается от бумажной формы, он получает электронный эквивалент – СТД‑Р (формируется работодателем) или СТД‑СФР (выдаётся через Социальный фонд или Госуслуги)․
Что такое электронная трудовая книжка?
С 2020 года в России действует система электронной трудовой книжки․ Она представляет собой набор данных, хранящихся в единой базе и доступных как работодателю, так и самому работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или через Социальный фонд․
Формы оформления
- СТД‑Р – формируется работодателем и отправляется в электронном виде сотруднику (обычно в PDF‑формате)․
- СТД‑СФР – выдаётся сотрудником самостоятельно через Социальный фонд или на портале Госуслуги․
Оба формата используют одинаковую структуру полей, но различаются способом получения и хранения․
Как заполняется электронная форма ЕФС‑1?
Раздел 1․1 «Сведения о трудовой деятельности» формы ЕФС‑1 содержит сведения о каждом месте работы․ При заполнении необходимо указать:
- Наименование организации;
- ИНН/КПП работодателя;
- Дата приёма на работу;
- Дата увольнения (если применимо);
- Должность, тип занятости (полный/частичный);
- Основание увольнения (по желанию)․
Запись в графе 3 оформляется по шаблону: «Принят(а) в наименование организации дата по приказу №номер»․ В графу 4 вносятся сведения о документе, на основании которого произошло приём (вид документа, дата, номер)․
Как правильно оформить запись о приёме на работу?
Запись в трудовой книжке (или в СТД) должна соответствовать следующим требованиям:
- Графа 3 – указывается «Принят(а) в наименование организации дата по приказу №номер»․
- Графа 4 – указывается тип документа (приказ, договор, соглашение), его вид, дата и номер․ Пример: «Приказ от № 208‑к»․
- Для дистанционного сотрудника информацию вносят по его желанию, но она обязана быть зафиксирована в системе․
Пример оформления записи:
Графа 3: Принят(а) в ООО «Пример» по приказу № 15‑к․ Графа 4: Приказ от № 15‑к (трудовой договор № 123‑Ф)․
Как вести электронную трудовую книжку?
Ведение электронной формы регламентируется Федеральным законом № 152‑ФЗ «О персональных данных» и методическими рекомендациями Минтруда․ Основные правила:
- Записи вносятся в системе в режиме реального времени․
- Каждая запись подписывается электронной подписью работодателя или уполномоченного лица․
- Сотрудник имеет право просматривать и запрашивать выписку из своей электронной трудовой книжки через личный кабинет на Госуслугах․
- При увольнении сотрудника вносятся данные об увольнении в том же формате (графа 5 – «Уволен(а) с даты по приказу № номер»)․
Как проверить подлинность электронной трудовой книжки?
Для подтверждения того, что у кандидата действительно есть электронная трудовая книжка, рекомендуется:
- Запросить у сотрудника выписку из СТД‑Р или СТД‑СФР (можно получить в PDF‑формате)․
- Сопоставить данные с информацией, отображаемой в личном кабинете на портале Госуслуги․
- Убедиться, что выписка содержит:
- ФИО работника;
- ИНН/КПП работодателя;
- Дата приёма и (при наличии) увольнения;
- Номер и дату соответствующего приказа․
Если выписка совпадает с данными в системе, значит документ подлинный․
Часто задаваемые вопросы
Какой документ нужен, если у сотрудника уже есть электронная трудовая книжка?
В этом случае достаточно предоставить СТД‑Р (или СТД‑СФР), выданное работодателем или через Социальный фонд․ Бумажная трудовая книжка в этом случае не требуется․
Как правильно рассчитывать стаж для больничного?
Стаж рассчитывается на основе всех периодов, зафиксированных в электронной трудовой книжке (или СТД)․ При расчёте больничного листа учитываются только те периоды, которые подтверждены документально (приказ, договор, выписка)․
Как подтвердить периоды работы по трудовому договору?
Для подтверждения периодов работы используют:
- Приказ о приёме;
- Трудовой договор;
- Выписку из электронной трудовой книжки;
- Справку от предыдущего работодателя (при наличии)․
При приёме на работу работодатель должен запросить у кандидата один из двух вариантов документов:
- Бумажную трудовую книжку;
- Электронные сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р или СТД‑СФР)․
Электронная форма стала популярной благодаря удобству хранения и доступа, однако её оформление требует строгого соблюдения требований ТК РФ и методических рекомендаций Минтруда․ Правильное заполнение граф 3 и 4, своевременное внесение данных о приёме и увольнении, а также проверка подлинности документа – ключевые шаги, обеспечивающие юридическую корректность трудовых отношений․
Соблюдая указанные правила, работодатель минимизирует риск ошибок при оформлении кадровых документов и гарантирует сотрудникам прозрачное ведение трудовой деятельности․