Важно! С 2021 года в России действует система ведения трудовых книжек в электронном формате. Однако бумажные трудовые книжки по-прежнему актуальны для многих сотрудников. В этой статье мы разберём:
- Как выбрать между бумажной и электронной трудовой книжкой
- Образцы заявлений для перехода
- Правила оформления и ведения
- Советы экспертов по выбору формата
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной трудовой книжки, которая хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Основные характеристики ЭТК:
- Ведётся в электронном виде с момента приёма на работу
- Содержит все записи о трудовой деятельности работника
- Доступна для просмотра через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг
- Не требует физического хранения бумажного документа
Важно помнить: Если сотрудник не подавал заявление о выборе формата ведения трудовой книжки, по умолчанию ему оформляется бумажная трудовая книжка.
Как выбрать формат ведения трудовой книжки
Согласно статье 66.1 ТК РФ, работник имеет право выбрать:
- Бумажную трудовую книжку — традиционный формат с физическим документом
- Электронную трудовую книжку — цифровую версию, хранящуюся в ПФР
Выбор необходимо сделать в письменной форме при приёме на работу или до 31 декабря 2020 года (для действующих сотрудников).
Кто может выбрать электронную трудовую книжку
- Новые сотрудники, у которых ранее не было бумажной трудовой книжки
- Сотрудники, подавшие соответствующее заявление
- Лица, работающие по совместительству (если основное место работы — с ЭТК)
Образцы заявлений на выбор формата трудовой книжки
Важно! Единого унифицированного бланка заявления не существует. Каждая организация разрабатывает свой образец. Ниже приведены типовые формы, которые можно адаптировать под нужды компании.
Образец заявления о выборе бумажной трудовой книжки
Заявление о выборе бумажной формы ведения трудовой книжки
Директору ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу
от сотрудника ________________________
(ФИО полностью)
проживающего по адресу: ________________________
тел.: ________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации,
ПРОШУ
вести мою трудовую книжку в бумажном виде.
«___» ________________ 20___ г. ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Образец заявления о выборе электронной трудовой книжки
Заявление о выборе электронной формы ведения трудовой книжки
Директору ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу
от сотрудника ________________________
(ФИО полностью)
проживающего по адресу: ________________________
тел.: ________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации,
ПРОШУ
вести мои сведения о трудовой деятельности в электронной форме в системе Пенсионного фонда Российской Федерации.
«___» ________________ 20___ г. ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Экспертное мнение: Екатерина Агаева, специалист по трудовому праву: «Рекомендую работодателям фиксировать выбор сотрудника документально, даже если он не подаёт заявление. Это защищает обе стороны в случае спорных ситуаций».
Как оформить выбор сотрудника в 1С
В программе 1С:Бухгалтерия можно указать выбранный сотрудником формат ведения трудовой книжки:
- Ведение бумажной трудовой книжки
- Сведения о трудовой деятельности в электронной форме
Для этого в карточке сотрудника в разделе «Трудовая книжка» выберите соответствующий пункт.
Где посмотреть электронную трудовую книжку
Просмотреть записи в электронной трудовой книжке можно через:
- Личный кабинет на сайте ПФР (pfr.gov.ru)
- Портал Госуслуги (gosuslugi.ru)
- Мобильное приложение ПФР
Для доступа потребуется подтверждённая учётная запись на портале Госуслуг.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Сделать выписку можно следующими способами:
- Через личный кабинет на сайте ПФР
- Обратившись в отделение ПФР лично
- Через работодателя (организация может запросить выписку для сотрудника)
Выписка содержит:
- Все записи о трудовой деятельности
- Информацию о работодателях
- Дата и подпись ответственного лица
Нужна ли бумажная трудовая книжка в 2026 году
Ответ зависит от нескольких факторов:
Основные правила:
- Если сотрудник не подавал заявление о выборе формата — ведётся бумажная трудовая книжка
- Если сотрудник выбрал электронную форму — бумажная книжка не оформляется (кроме случаев, когда сотрудник хочет сохранить бумажный вариант)
- Новые сотрудники без трудовой книжки автоматически получают ЭТК
Когда бумажная трудовая книжка обязательна
- Для сотрудников, которые не сделали выбор в пользу ЭТК
- Для лиц, работающих по совместительству, если основное место работы — с бумажной трудовой
- В случае отсутствия доступа к электронным ресурсам (например, у пенсионеров, продолжающих работать)
Советы экспертов по выбору формата
Эксперты рекомендуют учитывать следующие факторы при выборе:
- Удобство доступа: Электронная книжка доступна 24/7 через интернет
- Надёжность хранения: ЭТК не потеряется и не испортится
- Легкость копирования: Электронную выписку проще предоставить при устройстве на новое место работы
- Традиции: Бумажная книжка может быть важна для лиц старшего поколения
- Юридическая сила: Обе формы имеют одинаковую юридическую силу
«Электронная трудовая книжка — это будущее, но бумажный формат ещё долго будет актуален для определённых категорий работников. Главное — сделать осознанный выбор и зафиксировать его документально.»
, Екатерина Агаева, эксперт по трудовому праву
Как заверить копию трудовой книжки в 2026 году
Если требуется копия трудовой книжки (бумажной или электронной), необходимо:
- Подать письменное заявление работодателю
- Оплатить госпошлину (если требуется)
- Получить заверенную копию
Образец заявления на предоставление копии:
Заявление на предоставление копии трудовой книжки
Директору ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу
от сотрудника ________________________
(ФИО полностью)
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне заверенную копию моей трудовой книжки для предоставления по месту требования.
«___» ________________ 20___ г. ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Ответственность работодателя за нарушения
За нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрены штрафы:
| Нарушение | Штраф для ИП | Штраф для организации |
|---|---|---|
| Несвоевременное внесение записи | 5 000 — 10 000 руб. | 50 000 — 100 000 руб. |
| Непредоставление информации о трудовой деятельности | 5 000 — 10 000 руб. | 50 000 — 100 000 руб. |
| Неправильное ведение трудовой книжки | 5 000 — 10 000 руб. | 50 000 — 100 000 руб. |
Часто задаваемые вопросы
Можно ли перейти с бумажной на электронную трудовую книжку?
Да. Для этого необходимо:
- Подать заявление о выборе электронной формы ведения
- Работодатель внесёт соответствующую запись в трудовую книжку
- Все последующие записи будут вестись в электронном виде
Можно ли вернуться с электронной на бумажную трудовую книжку?
Да. Для этого нужно подать новое заявление о выборе бумажной формы ведения.
Как работодатель узнаёт о выборе сотрудника?
Сотрудник подаёт письменное заявление при приёме на работу или в течение действия трудового договора. Работодатель обязан хранить это заявление и действовать в соответствии с ним.
Что делать, если сотрудник не выбрал формат ведения?
По умолчанию ведётся бумажная трудовая книжка. Работодатель должен уведомить сотрудника о возможности выбора.
Выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой — это право каждого работника. Главное:
- Принять осознанное решение
- Зафиксировать выбор в письменной форме
- Соблюдать все правила ведения трудовой книжки
- Учитывать личные предпочтения и профессиональные особенности
Электронная трудовая книжка — это современное решение, которое облегчает ведение записей и доступ к информации. Однако бумажный формат ещё долго будет актуален для определённых категорий работников.
Если у вас остались вопросы по выбору формата или оформлению заявления, рекомендуем обратиться к специалисту по трудовому праву или в кадровую службу вашей организации.
Помните! Своевременное и правильное оформление заявления о выборе формата ведения трудовой книжки защищает права как работника, так и работодателя.