На сегодняшний день (май 2026 года) в России действует две параллельные системы учета трудовой деятельности: традиционная бумажная трудовая книжка установленного образца и новая электронная трудовая книжка (ЭТК). Переход на цифровой формат идет постепенно, и важно понимать, какая система применяеться в вашем случае.
Бумажная трудовая книжка: актуальный статус
Бумажная трудовая книжка, утвержденная Приказом Минтруда России от № 320н, действует с 1 января 2023 года. Это основной документ, который продолжает использоваться для следующих категорий работников:
- Работники, принятые до 1 января 2023 года, которым уже выдана бумажная книжка. Работодатель обязан принимать такую книжку от сотрудника и вести ее по общим правилам.
- Лица, впервые устраивающиеся на работу после 1 января 2023 года, могут получить бумажную книжку по своему заявлению. Однако работодатель вправе предложить им оформить электронную книжку.
Важно: Форма книжки обновлена. В ней, как и прежде, вносятся все сведения о работе, включая поощрения, государственные награды и почетные грамоты. Это ключевое отличие от электронного аналога на текущий момент.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): как это работает
Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой аналог, ведущийся в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 66) и Постановлением Правительства № 225. Её внедрение регулируется законодательством, но с важными оговорками.
Кто может получить ЭТК?
- Новые сотрудники, принятые после 1 января 2023 года, могут быть оформлены сразу в электронном виде.
- Действующие сотрудники с бумажной книжкой могут быть переведены на ЭТК только с их письменного согласия. Принудительный перевод незаконен.
Ключевые особенности и ограничения ЭТК (на 2026 год)
Несмотря на официальный статус, электронная книжка имеет существенные отличия и «слепые зоны»:
- Отсутствие информации о поощрениях. Как отмечается в разъяснениях, в ЭТК на текущий момент не вносятся данные о поощрениях (грамоты, благодарности и т.д.), которые традиционно фиксируются в бумажной книжке. Это создает неравенство для работников с ЭТК при оценке их трудового стажа и достижений.
- Не является полной копией бумажной. Законодательство не требует дословного переноса всех граф бумажного образца в электронный. Это может приводить к разнице в объеме хранимой информации.
- Доступ и хранение. Информация хранится в единой государственной системе (СЗВ-ТД). Работник может получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или работодателя. Сама «книжка» в привычном виде не существует — это электронная запись.
Что говорит Трудовой кодекс РФ?
Статья 66 ТК РФ четко определяет: «Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника». При этом закон не делает различия между бумажным и электронным носителем, признавая оба формата равнозначными с момента их внедрения.
Однако Постановление Правительства № 225 (с изменениями) детализирует правила ведения, хранения и изготовления бланков, применимые к обеим формам.
Практическая инструкция для работодателя (2026)
Работодатель должен действовать следующим образом:
- При приеме на работу:
- Если у кандидата есть бумажная трудовая книжка (выданная до 2023 года) — принять ее и вести.
- Если кандидат впервые устраивается — предложить выбор: бумажная или электронная книжка. При выборе ЭТК необходимо получить письменное согласие (заявление).
- При переводе действующих сотрудников на ЭТК:
- Получить подписанное заявление от работника о желании перейти на электронную книжку.
- Оформить приказ о переходе.
- Передать сведения о трудовой деятельности в СЗВ-ТД. Бумажную книжку, если она была, вернуть работнику (или хранить в деле, если он не против).
- Ведение записей:
- В бумажную книжку вносить ВСЕ данные, включая поощрения.
- В электронную — только те сведения, которые предусмотрены форматом СЗВ-ТД (на текущий момент без поощрений).
Что делать работнику?
Если вы трудоустраиваетесь или уже работаете:
- Уточните у работодателя, какую форму книжки он предлагает оформить.
- Помните о своем праве: если у вас уже есть бумажная книжка, вы не обязаны переходить на электронную без вашего согласия.
- Следите за своими данными в ЭТК (через Госуслуги). Если вы перешли на электронный формат, проверяйте, чтобы все записи о приеме, увольнении и переводах были отражены корректно.
- Знайте ограничение: поощрения, полученные в период ведения ЭТК, могут не отображаться в ней. Сохраняйте отдельно копии приказов о поощрениях для личного архива и при необходимости подтверждения трудового стажа/достижений.
На май 2026 года в России существует два равнозначных, но не идентичных формата трудовых книжек:
- Бумажная (нового образца с 2023 г.) — полная, с поощрениями, для всех, кто имеет или хочет получить физический документ.
- Электронная (ЭТК) — удобная, но пока не содержащая информации о поощрениях, для новых сотрудников и добровольно перешедших.
Главное правило: переход на электронную книжку — исключительно по инициативе и с согласия работника. Бумажная книжка продолжает оставаться универсальным и наиболее полным документом о трудовой деятельности.
Информация основана на анализе текстовых данных от , , , и , касающихся Постановления Правительства РФ № 225, Приказа Минтруда № 320н и статей ТК РФ.