Сегодня в России действует нормативная база, позволяющая работнику выбрать способ ведения трудовой книжки – бумажный или электронный (ст. 66, 66.1 ТК РФ). При этом законодательство не запрещает вести обе формы параллельно. В данной статье подробно рассмотрим, как это выглядит на практике, какие требования предъявляет закон, какие плюсы и минусы имеют оба варианта и какие шаги необходимо выполнить работодателю и сотруднику.

Нормативная база

• Статья 66 ТК РФ – устанавливает обязательность ведения трудовой книжки для всех работающих граждан.
• Статья 66.1 ТК РФ – вводит возможность ведения трудовой книжки в электронной форме (ЭТК) и определяет порядок её ведения.
• Федеральный закон от № 400-ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (с поправками) – регулирует взаимодействие с Социальным фондом России (СФР) при передаче сведений о трудовой деятельности.
• Постановление Правительства РФ от № 1155 «О порядке ведения электронных трудовых книжек» – уточняет технические требования к ЭТК.

Согласно этим нормам, каждый работник имеет право выбрать один из двух способов ведения ТК, но при этом не запрещено вести обе формы одновременно, если это не противоречит внутренним правилам организации и не создаёт двойного учёта сведений.

Что такое бумажная трудовая книжка?

Бумажная трудовая книжка (БТК) – традиционный документ установленного формата, содержащий:

• Личные данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия).
• Сведения о приёме, переводе, увольнении, наградах и взысканиях.
• Подписи работника и представителя работодателя, печати организации.

БТК ведётся на специальных бланках, утверждённых Минтруда России. С 2023 года введены новые бланки с обновлёнными реквизитами (например, поле для ИНН и СНИЛС).

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это совокупность сведений о трудовой деятельности работника, хранящаяся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Основные характеристики:

• Доступ к ЭТК осуществляется через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через личный кабинет работодателя в СФР.
• Сведения вносятся работодателем в форме ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности) не позднее пяти рабочих дней с момента события (приём, перевод, увольнение и т.д.).
• ЭТК защищена электронной подписью и имеет высокую степень надёжности (минимальный риск утраты, повреждения или подделки).
• Для сотрудников, принятых на работу впервые с , трудовая книжка открывается автоматически в электронной форме.

ЭТК содержит те же сведения, что и бумажная версия, но в структурированном электронном виде, что упрощает их обработку, анализ и передачу в Пенсионный фонд.

Возможность ведения обеих форм одновременно

Законодательство не запрещает вести обе формы ТК, однако на практике это требует соблюдения определённых условий:

1. Согласие работника. Сотрудник должен письменно уведомить работодателя о своём желании вести обе книжки. Это можно оформить в виде дополнительного соглашения к трудовому договору.
2. Единообразие сведений. Все записи, сделанные в одной форме, должны быть идентично перенесены в другую. Расхождения не допускаются, иначе может возникнуть спор при подтверждении трудового стажа.
3. Своевременность внесения. Записи в бумажную ТК делаются в день события (или на следующий рабочий день), а в ЭТК – через форму ЕФС-1 не позднее пяти рабочих дней.
4. Хранение и доступ. Бумажная ТК хранится у работника (или у работодателя, если он ведёт её на хранении), а электронная – в базе СФР. Работник должен иметь возможность получить выписку из ЭТК в любой момент.

При соблюдении этих условий ведение обеих форм считается законным и не влечёт штрафных санкций.

Плюсы и минусы каждой формы

Бумажная трудовая книжка

• Плюсы:
  • Привычный формат для многих работников и работодателей.
  • Не требует доступа к интернету и специальных навыков.
  • Можно хранить в личном архиве без зависимости от государственных баз.
• Минусы:
  • Риск утраты, повреждения или подделки.
  • Трудоёмкий процесс внесения изменений (необходимо физически находить бланк).
  • Сложности при быстрой проверке стажа при приёме на новую работу.

Электронная трудовая книжка

• Плюсы:
  • Минимальный риск физической утраты.
  • Быстрый доступ к сведениям через «Госуслуги» или личный кабинет СФР.
  • Автоматическая передача данных в Пенсионный фонд, упрощение расчёта пенсии.
  • Возможность получения выписки в электронном виде в любое время.
• Минусы:
  • Требует доступа к интернета и базовых навыков работы с электронными сервисами.
  • Зависимость от работы СФР и возможных технических сбоев.
  • Некоторые работники старшего возраста могут испытывать психологический дискомфорт при использовании электронных сервисов.

Как работодатель должен оформлять обе книжки

Для соблюдения законодательства и внутренней политики компании рекомендуется следовать следующему алгоритму:

1. Получение согласия от сотрудника. При приёме на работу или в ходе текущей трудовой деятельности работник подаёт заявление о желании вести обе формы ТК. Заявление оформляется в письменном виде и приобщается к личному делу.
2. Определение ответственного лица. Назначается специалист отдела кадров (или бухгалтерии), который будет отвечать за синхронное ведение обеих книжек.
3. Ведение бумажной ТК.
   • Запись делается в день события (приём, перевод, увольнение, награждение и т.д.).
   • После внесения записи ставится подпись сотрудника и представителя работодателя, ставится печать организации.
4. Ведение электронной ТК.
   • В течение пяти рабочих дней после события заполняется форма ЕФС-1 в личном кабинете работодателя на портале СФР.
   • При необходимости формируется выписка из ЭТК и передаётся сотруднику (например, при запросе на новую работу).
5. Сверка данных. Ежемесячно (или после каждого значимого события) ответственный лицо сверяет записи в бумажной и электронной книжках, фиксируя любые расхождения в журнале контроля.
6. Хранение документов.
   • Бумажная ТК хранится у сотрудника (или в отделе кадров, если сотрудник поручил её хранение работодателю).
   • Электронные выписки и подтверждения отправки ЕФС-1 сохраняются в электронном архиве компании не менее 50 лет.

При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему оригинал бумажной ТК (если она велась) и справку о состоянии электронной ТК (выписку из СФР).

Как сотрудник может пользоваться обеими книжками

Сотрудник, решивший вести обе формы ТК, должен:

• Хранить бумажную ТК в безопасном месте (например, в личном сейфе или у доверенного лица).
• Регулярно проверять личный кабинет на портале «Госуслуги» для актуальности сведений в ЭТК.
• При необходимости запрашивать у работодателя выписку из ЭТК (например, для подачи заявления на пенсию или при приёме на новую работу).
• Своевременно информировать работодателя о любых изменениях в личных данных (ФИО, СНИЛС, ИНН), чтобы они были внесены обеих форм.

Важно помнить, что в случае расхождения между бумажной и электронной версией приоритет отдаётся сведениям, внесённым в ЭТК и подтверждённым выпиской из СФР, поскольку они имеют официальный статус в государственных реестрах.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ведения бумажной ТК после перехода на электронную?

Да, сотрудник может отказаться от бумажной формы, оформив письменное заявление работодателю. После этого ведётся только ЭТК.

Нужно ли дублировать записи в обе книжки при каждом кадровом событии?

Да, чтобы избежать расхождений, все события (приём, перевод, увольнение, награждение, взыскание и т.д.) должны быть отражены в обеих формах.

Что делать, если обнаружилась ошибка в бумажной ТК?

Ошибка исправляется путём внесения исправления согласно инструкции по ведению ТК (зачёркивание неправильной записи, внесение правильной рядом, подпись и печать). После этого необходимо внести соответствующее исправление в ЭТК через форму ЕФС-1.

Как часто нужно сверять данные между бумажной и электронной ТК?

Рекомендуется проводить сверку после каждого кадрового события, а также проводить плановую проверку не реже одного раза в квартал.

Может ли работодатель отказать в приёме на работу из-за отсутствия бумажной ТК?

Нет. При приёме на работу работник имеет право предъявить либо бумажную, либо электронную трудовую книжку, либо обе. Отказ в приёме из-за отсутствия бумажной формы является нарушением ТК РФ.

Возможность вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжки предоставляет работнику гибкость и дополнительную защиту своих трудовых прав. При соблюдении простых правил – получения согласия, обеспечения идентичности сведений и своевременной сверки данных – такая практика полностью соответствует законодательству и не создаёт дополнительных рисков для работодателя.

Для работодателей важно выстроить чёткую процедуру ведения обеих форм, назначить ответственных лиц и регулярно проводить аудит. Для сотрудников – хранить бумажную ТК в надёжном месте и активно пользоваться электронным кабинетом СФР для получения выписок и контроля актуальности данных.

Таким образом, одновременное ведение бумажной и электронной трудовой книжек – это не только законный способ, но и разумная стратегия в условиях ongoing цифровизации трудовых отношений, позволяющая сочетать привычный бумажный формат с преимуществами современных электронных сервисов.