С 1 января 2021 года в России при первом официальном трудоустройстве бумажная трудовая книжка не заводится. Вместо неё используется электронная трудовая книжка (ЭТК), сведения из которой можно получить через портал Госуслуг, личный кабинет в СФР (Система Фондов России) или мобильные приложения. Тем не менее в практике часто возникает вопрос:

«Как понять, какая именно трудовая книжка у кандидата – бумажная или электронная, и как получить необходимые сведения?»

В этой статье мы подробно разберём, какие документы могут потребоваться при приёме на работу, как их проверить и какие действия должен выполнить как работодатель, так и соискатель.

Правовые основы

• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – при заключении трудового договора работник обязан предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности, а также трудовую книжку (бумажную или электронную) или их эквивалент.
• С  г. бумажная трудовая книжка не заводится у работников, которые впервые оформляются официально. Вместо неё создаётся электронный документ.
• ЭТК хранится в Системе Фондов России (СФР) и доступна через портал Госуслуг и мобильные приложения.

Какие варианты трудовой книжки могут быть у соискателя?

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, который может быть у работников, ранее трудоустроенных до 2021 года, а также у тех, кто отказался от электронного варианта.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой документ, создаваемый автоматически при первом официальном трудоустройстве после 2021 года.
3. Отсутствие трудовой книжки – возможно, если человек никогда не был официально трудоустроен (например, выпускник без стажа). В этом случае он обязан оформить ЭТК при первом трудоустройстве.

Как работнику проверить, какая у него трудовая книжка?

Для соискателя существует несколько простых способов:

3.1 Через портал Госуслуг

• Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru (необходимо подтверждённый аккаунт).
• В разделе «Мои услуги» → «Трудовая книжка» откройте «Электронная трудовая книжка». Если запись присутствует – у вас уже есть ЭТК.
• При необходимости можно сформировать выписку в PDF и распечатать её.

3.2 Через приложение «СФР – Портал Фонда»

• Скачайте приложение из Google Play или App Store.
• Авторизуйтесь с помощью СНИЛС и пароля от Госуслуг.
• В разделе «Трудовая книжка» отобразятся все записи о стаже, работодателях и датах.

3.3 Через МФЦ или ПФР

• Подайте заявление в любой МФЦ (многофункциональный центр) о выдаче выписки из ЭТК.
• В ПФР (Пенсионный фонд России) также можно запросить справку о наличии/отсутствии электронного документа.

3.4 Как проверить наличие бумажной книжки?

• Осмотрите физический документ, который обычно хранится в личных вещах (дом, квартира).
• Если книжка есть, проверьте её страницы на наличие записей о предыдущих местах работы.
• Если книжка отсутствует, но у вас был трудовой стаж до 2021 г., скорее всего ваш стаж уже перенесён в ЭТК.

Что должен сделать работодатель?

1. Запросить у соискателя сведения о трудовой деятельности:
   • Трудовую книжку (бумажную) – показать оригинал.
   • Электронную трудовую книжку – попросить распечатать выписку из личного кабинета Госуслуг или показать запись на экране смартфона.
2. Проверить подлинность:
   • Для бумажной книжки – убедиться в наличии печатей и подписей работодателей.
   • Для ЭТК – сверить ФИО, СНИЛС и даты с данными, полученными из ПФР (при необходимости).
3. Оформить трудовой договор в соответствии с ТК РФ:
   • Указать в договоре, что сведения о трудовой деятельности предоставлены в виде выписки из ЭТК.
   • Если у работника нет ни бумажной, ни электронной книжки, оформить ЭТК в момент заключения первого трудового договора.
4. Внести запись в ЭТК (если это первый договор):
   • Работодатель через СФР вносит запись о начале трудовых отношений, указав должность, дату, условия труда.
   • Работник получает уведомление о том, что запись успешно добавлена.

Пошаговая инструкция для соискателя: «Как узнать, есть ли у меня трудовая книжка и как её предоставить работодателю»

1. Определите, есть ли у вас бумажная книжка:
   • Проверьте, хранится ли у вас в личных вещах небольшая книжка формата А5 с надписью «Трудовая книжка».
   • Если книжка есть – проверьте записи о предыдущих местах работы.
2. Если книжки нет, проверьте наличие ЭТК:
   1. Зайдите на портал Госуслуг и авторизуйтесь.
   2. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
   3. Скачайте выписку (PDF) или сделайте скриншот нужных страниц.
3. Если и ЭТК, и бумажной книжки нет:
   • Соберите документы, необходимые для создания ЭТК: паспорт, СНИЛС, ИНН.
   • При первом трудоустройстве работодатель автоматически создаст ЭТК в СФР.
4. Подготовьте документы для работодателя:
   • Если у вас бумажная книжка – возьмите её оригинал.
   • Если у вас ЭТК – распечатайте выписку или покажите запись на смартфоне.
   • При отсутствии любой формы – сообщите работодателю, что запись будет сделана в ЭТК в момент заключения договора.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку, если у меня уже есть ЭТК?

Нет. По закону, если вы согласились на электронный вариант, бумажная книжка более не требуется. Вы можете её сдать в архив или уничтожить (по желанию).

6.2 Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную книжку?

Да, если работник не подал заявление об отказе от бумажной формы. В этом случае обе версии могут использоваться параллельно, но все новые записи вносятся в обе системы автоматически.

6.3 Как получить выписку из ЭТК в случае, если у меня нет доступа к Интернету?

Обратитесь в любой МФЦ или в отделение ПФР с паспортом и СНИЛС. Сотрудники оформят бумажную выписку по вашему запросу.

6.4 Что делать, если в ЭТК отсутствуют записи о моём предыдущем месте работы?

Свяжитесь с бывшим работодателем и попросите его проверить, была ли запись сделана в их системе СФР. Если запись действительно отсутствует, работодатель обязан исправить ошибку в течение 30 дней.

6.5 Как работодателю проверить подлинность выписки из ЭТК?

Работодатель может зайти в СФР (при наличии доступа) и сверить данные по СНИЛС и ФИО. Кроме того, в выписке указаны QR‑коды, которые позволяют быстро проверить её подлинность через мобильное приложение СФР.

Преимущества электронного варианта

• Доступность 24/7 – сведения можно просмотреть в любой момент через Интернет.
• Защита от подделки – цифровая подпись и QR‑коды гарантируют подлинность.
• Экономия времени – запись в ЭТК происходит автоматически, без необходимости посещать отделения ПФР.
• Удобство для работодателя – возможность проверять стаж через СФР без запроса бумажных документов.

Как оформить электронную трудовую книжку при первом трудоустройстве

1. Работодатель заполняет форму в СФР, указывая данные работника (ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения).
2. Система автоматически создаёт ЭТК и присваивает уникальный номер.
3. Работник получает уведомление на электронную почту и/или в мобильном приложении о том, что его ЭТК создана.
4. Работник может сразу же просмотреть запись и, при желании, распечатать её.

Для успешного приёма на работу важно знать, какой тип трудовой книжки у соискателя, и уметь быстро проверить её наличие. С 2021 года большинство новых работников оформляются в электронной трудовой книжке, доступ к которой можно получить через портал Госуслуг, приложение СФР или МФЦ. Работодателю следует запросить либо оригинал бумажной книжки, либо выписку из ЭТК, а при отсутствии любой формы – оформить её в момент заключения первого трудового договора.

Следуя изложенным рекомендациям, вы избежите недоразумений, ускорите процесс оформления и будете уверены в законности трудовых отношений.

Дата публикации:  г. | Автор: ваш виртуальный помощник;