Несмотря на полный переход на электронные трудовые книжки‚ который начался с 2020 года‚ многие граждане до сих пор имеют на руках традиционные бумажные трудовые книжки․ Законодательство предусматривает их дальнейшее использование в определённых случаях․ При этом работодатель‚ даже ведя бумажную книжку‚ обязан оперативно отчитываться в Пенсионный фонд с помощью формы СЗВ-ТД․ Данная статья подробно разбирает‚ как правильно вести бумажный документ и какие сведения нужно передавать в ПФР․
Актуальный статус бумажной трудовой книжки
С 1 января 2021 года при приеме на работу новые трудовые книжки оформляются только в электронном виде․ Однако‚ согласно действующим нормам:
- Существующие бумажные книжки‚ выданные до 2021 года‚ сохраняют свою силу․
- Работник вправе потребовать ведения бумажной книжки‚ если у него уже есть такая‚ и он подаёт соответствующее заявление․
- С 2023 года для записей в оставшиеся бумажные книжки используются новые бланки установленной формы․
Таким образом‚ бумажный носитель не исчез полностью‚ но его использование ограничено и строго регламентировано․
Что такое форма СЗВ-ТД и зачем она нужна?
СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) — это отчётная форма‚ которую работодатель обязан направлять в Пенсионный фонд России (ПФР) при любых кадровых изменениях с сотрудником․
Основные цели СЗВ-ТД:
- Формирование и ведение индивидуального лицевого счёта работника в ПФР․
- Зачисление и учёт страховых взносов на пенсионное обеспечение․
- Создание правовой основы для назначения страховой пенсии в будущем․
Важно: подача СЗВ-ТД обязательна независимо от вида трудовой книжки (бумажной или электронной)․ Это отдельная отчётность в ПФР․
Ключевые сроки подачи СЗВ-ТД
С 1 января 2023 года установлены чёткие временные рамки:
- Работодатель должен направить СЗВ-ТД в ПФР не позднее 25-го числа месяца‚ следующего за месяцем‚ в котором произошло кадровое событие․
- Кадровые события‚ требующие подачи СЗВ-ТД‚ включают: приём на работу‚ увольнение‚ перевод‚ изменение условий трудового договора‚ отпуск‚ командировку и т․д․
Правила ведения бумажной трудовой книжки в современных условиях
Оформление новых записей
Все записи в действующую бумажную книжку вносятся на новом бланке формы Т-2 (утверждённом Приказом Минтруда)․ Старые бланки использовать нельзя․
Обязательные реквизиты записи
Каждая запись должна содержать:
- Полное наименование работодателя (с указанием организационно-правовой формы)․
- ФИО работника полностью․
- Дату и основание (номер документа) для записи․
- Содержание записи (должность‚ структурное подразделение‚ характер работы)․
- Подпись руководителя или уполномоченного лица и оттиск печати организации․
- Дату внесения записи․
Особые случаи
При переводе на другую постоянную работу в том же или ином работодателе:
- В старую книжку вносится запись об увольнении с предыдущей работы․
- В новую (или ту же) книжку вносится запись о приёме на новую должность․
- Оба события должны быть отражены в отдельных СЗВ-ТД‚ поданных в ПФР․
Практические шаги для работодателя и работника
Для работодателя (отдела кадров):
- При поступлении заявления от работника о ведении бумажной книжки, оформить запись на новом бланке Т-2․
- При любом кадровом событии, сформировать и отправить СЗВ-ТД в ПФР в срок до 25-го числа следующего месяца․
- Хранить копии поданных СЗВ-ТД и документы-основания (приказы‚ заявления) в личном деле сотрудника․
Для работника:
- Если у вас есть старая бумажная книжка — вы вправе требовать её продолжения ведения‚ подав письменное заявление работодателю․
- Контролируйте своевременность и правильность записей в книжке․
- Убедитесь‚ что ваш работодатель подаёт СЗВ-ТД․ Это можно проверить через личный кабинет на сайте ПФР или в отделении фонда․
- При увольнении, обязательно получите в книжке запись об увольнении с указанием причины и даты․
Типичные ошибки и последствия
Для работодателя:
- Несвоевременная подача СЗВ-ТД — штрафы от ПФР (по 5 000 руб․ на каждое неисполненное требование)․
- Неправильное оформление записи в бумажной книжке (отсутствие печати‚ неточности) — она может быть признана недействительной‚ что создаст проблемы работнику при оформлении пенсии․
Для работника:
- Отсутствие записи об увольнении или искажённые данные — проблемы с подтверждением стажа в ПФР․
- Игнорирование контроля за подачей СЗВ-ТД — риск неучтённого страхового стажа․
Бумажная трудовая книжка продолжает существовать как исторический документ для тех‚ кто начал трудовой путь до 2021 года․ Однако её ведение строго регламентировано новыми бланками․ Ключевым современным требованием для любого работодателя является безусловная и своевременная подача отчётности по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд․ Соблюдение этих правил обеспечивает защиту трудовых прав работника и корректное формирование его пенсионных накоплений․
Примечание: Статья подготовлена на основе анализа законодательства и публичной информации‚ актуальной на условную дату ․ Для получения точных консультаций по вашему случаю всегда обращайтесь к специалисту по кадровому учёту или в Пенсионный фонд России․