С 2021 года в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако закон оставляет за работником право выбрать бумажный вариант ведения трудовой книжки. Если сотрудник принял такое решение, важно знать, как правильно оформить, хранить и использовать бумажную трудовую книжку, чтобы избежать проблем с подтверждением стажа, начислением пенсии и получением социальных выплат.

Подтверждение выбора бумажной трудовой книжки

После того как работник сообщил работодателю о своём предпочтении, необходимо оформить это официально:

• Заявление работника – письменное обращение (можно в свободной форме) с указанием желания вести трудовую книжку в бумажном виде.
• Приказ работодателя – на основании заявления издаётся приказ о ведении трудовой книжки в бумажной форме. Приказ должен быть ознакомлен под подпись работника.
• Запись в личном деле – информация о выбранном виде трудовой книжки фиксируется в личном деле сотрудника.

Если работник не оформил выбор письменно, работодатель имеет право перевести его на электронную трудовую книжку по умолчанию.

Оформление и ведение бумажной трудовой книжки

После подтверждения выбора работодатель обязан:

1. Выдать новую бумажную трудовую книжку (если у сотрудника её нет) или принять существующую.
2. Заполнить ьный лист: ФИО, дата рождения, СНИЛС, место работы, должность.
3. Вносить записи о приёме, переводе, увольнении, наградах и других событиях в соответствии с Трудовым кодексом РФ и инструкцией по ведению трудовых книжек.
4. Ставить подпись уполномоченного лица (кадровика, руководителя) и печать организации после каждой записи.
5. Хранить трудовую книжку в личном деле сотрудника или выдавать её на руки работнику под расписку (по соглашению сторон).

Важно: все записи должны быть сделаны чернилами синего или чёрного цвета, без исправлений и подчисток. При необходимости исправления оформляются согласно установленному порядку (зачёркивание ошибки, написание правильного варианта рядом, подпись и дата).

Хранение и защита бумажной трудовой книжки

Поскольку бумажный носитель более уязвим, следует соблюдать меры предосторожности:

• Хранить книжку в сухом, защищённом от света месте (лучше всего – в специальном папке или файле).
• Избегать контакта с водой, огнём, химическими веществами.
• При передаче книжки третьим лицам (например, в Пенсионный фонд) оформлять акт приёма‑передачи.
• Сделать копию или скриншот всех страниц для резервного варианта (электронная копия не заменяет оригинал, но облегчает восстановление при утере).

Что делать в случае утери или повреждения бумажной трудовой книжки

Если трудовая книжка потеряна, испорчена или пришла в негодность, работник должен:

1. Немедленно сообщить об этом работодателю (в письменной форме).
2. Попросить работодателя выдать дубликат трудовой книжки на основании сведений, хранящихся в кадровом отделе (приказы о приёме, переводах, увольнениях, выписки из личного дела).
3. При отсутствии необходимых данных у работодателя – обратиться в бывшие места работы за справками о периодах работы.
4. После получения дубликата проверить его корректность и заверить подписью и печатью текущего работодателя.

В случае, если восстановить трудовую книжку невозможно, стаж можно подтвердить иными документами (трудовые договоры, приказы, выписки из ПФР, справки из архивов).

Плюсы и минусы выбора бумажной трудовой книжки

Плюсы

• Привычный формат для многих сотрудников, особенно старшего поколения.
• Не требует доступа к интернету и электронным сервисам для просмотра.
• Возможность немедленно предъявить документ при устройстве на новую работу.

Минусы

• Риск утраты, повреждения или подделки.
• Необходимость хранения и бережного обращения.
• Сложность быстрой проверки данных работодателем или Пенсионным фондом (требуеться физическая передача).
• Отсутствие автоматической синхронизации с государственными базами данных (данные вносятся вручную).

Переход с бумажной на электронную трудовую книжку

Работник вправе в любой момент изменить своё решение и перейти на электронную трудовую книжку. Для этого необходимо:

1. Написать заявление о переходе на ЭТК.
2. Получить от работодателя справку о стаже и всех записях, внесённых в бумажную книжку.
3. Обратиться в Социальный фонд России (или через портал «Госуслуги») для загрузки сведений в электронный реестр.
4. После подтверждения загрузки получить уведомление о том, что трудовая книжка теперь ведётся в электронном виде.

При переходе бумажная трудовая книжка остаётся у сотрудника как архивный документ, но дальнейшие записи вносятся только в электронный формат.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Нет. Трудовая книжка ведётся только в одном формате – либо бумажном, либо электронном. Одновременное ведение двух книжек запрещено.

Кто отвечает за correctness записей в бумажной трудовой книжке?

Ответственность лежит на работодателе (кадровой службе) и уполномоченном лице, которое делает запись и ставит подпись/печать.

Нужно ли нотариально заверять трудовую книжку?

Нотариальное заверение не требуется. Достаточно подписи уполномоченного лица и печати организации.

Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки после того, как уже начал её вести?

Да, работник может в любой момент подать заявление о переходе на электронную форму, следуя процедуре, описанной в пункте 6.

Выбор бумажной трудовой книжки – законное право работника, которое требует внимательного отношения к оформлению, хранению и восстановлению документа. Следуя рекомендациям выше, сотрудник сможет избежать проблем с подтверждением трудового стажа, обеспечит сохранность важного документа и сможет в любой момент перейти на электронный формат, если это станет более удобным.

Помните: главное – своевременно информировать работодателя о своём выборе, аккуратно заполнять и хранить трудовую книжку, а также знать порядок действий при утере или необходимости перехода на ЭТК.