В 2020 году в России было принято решение о переходе на электронный формат трудовой книжки. Однако многие работники по разным причинам продолжают выбирать бумажный вариант. В этой статье мы разберём, что происходит, когда сотрудник подаёт заявление на ведение бумажной трудовой книжки, как это оформляется, какие обязательства и права возникают у работодателя и сотрудника, а также какие нюансы стоит учитывать в практической работе.

Что такое трудовая книжка?

• Трудовая книжка – это документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж.
• В ней фиксируются даты начала и окончания трудового договора, сведения о должностях, начислениях, отчислениях и т.д.
• С 2020 года в России действует два формата: электронный (ЕТК) и бумажный (ТК).

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс РФ (часть 2, статьи 70–73).
2. Постановление Правительства РФ № 212 от 15 января 2020 г. о переходе на электронный формат трудовой книжки.
3. Постановление Минтруда РФ от 23 июня 2020 г. о порядке ведения электронного и бумажного форматов.
4. Приказ Минтруда РФ от 30 июля 2020 г. о порядке выдачи и регистрации заявлений о выборе формата.

Как сотрудник подаёт заявление на бумажную трудовую книжку?

Сотрудник может подать заявление в письменной форме в отдел кадров. В заявлении указываются:

• ФИО, дата рождения, место работы.
• Выбор бумажного формата трудовой книжки.
• Подпись сотрудника и дата.

После получения заявления работодатель обязан:

• Провести проверку на наличие ранее сделанного заявления об отказе от бумажной книжки.
• Если отказа нет, оформить бумажную трудовую книжку и зарегистрировать её в системе.
• Обновить электронный формат, если работник ранее был в системе ЕТК.

Одновременное применение электронного и бумажного вариантов

Согласно Постановлению Минтруда РФ от 30 июля 2020 г., если работник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, он может одновременно иметь и бумажный, и электронный формат. Это означает:

• Работодатель обязан вести обе версии.
• При изменениях в трудовом договоре обе версии обновляются.
• Пользовательский доступ к ЕТК осуществляется через портал «Единый портал госуслуг».

Права и обязанности сторон

Права сотрудника

• Выбрать бумажный формат, если он считает его более удобным.
• Получить копию бумажной трудовой книжки в любой момент.
• Проверить, что информация в бумажной версии соответствует электронной.
• Обратиться в службу поддержки «Единого портала госуслуг» для уточнения статуса ЕТК.

Обязанности сотрудника

• Внести в заявление точные данные о себе.
• Соблюдать сроки подачи заявления (обычно до начала работы).
• Сохранять бумажную копию в надёжном месте.

Права работодателя

• Обеспечить правильное ведение обеих версий трудовой книжки.
• Проверять наличие заявлений об отказе от бумажной версии.
• При необходимости уведомлять сотрудника о несоответствиях.

Обязанности работодателя

• Вести обе версии в соответствии с законодательством.
• Обновлять данные в обеих системах при изменении условий труда.
• Соблюдать сроки регистрации заявлений (обычно в течение 5 рабочих дней).
• Обеспечить доступ к бумажной трудовой книжке в течение 30 дней после выдачи.

Практические шаги для работодателя

1. Получение заявления: Сотрудник подаёт заявление в отдел кадров.
2. Проверка статуса: Проверить, не было ли ранее заявления об отказе.
3. Регистрация в системе: Внести данные в ЕТК и зарегистрировать бумажную ТК.
4. Выдача бумажной ТК: Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку.
5. Обновление данных: При каждом изменении условий труда обновлять обе версии.
6. Контроль соблюдения сроков: Убедиться, что все действия выполнены в установленные сроки.

Что делать, если сотрудник хочет перейти от бумажной к электронной?

Сотрудник может подать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. После получения такого заявления работодатель обязан:

• Отозвать бумажную трудовую книжку.
• Перевести все данные в электронный формат.
• Уведомить сотрудника о переходе и предоставить ссылку на портал для доступа к ЕТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли вести только бумажную трудовую книжку, если компания использует электронный формат? Да, при отсутствии заявления об отказе от бумажной ТК обе версии могут существовать одновременно.
• Что делать, если данные в бумажной и электронной ТК не совпадают? Сотрудник должен обратиться в отдел кадров для уточнения и исправления ошибок.
• Как долго хранить бумажную трудовую книжку? Закон не устанавливает конкретный срок, но рекомендуется хранить её не менее 5 лет после увольнения.
• Можно ли получить копию бумажной ТК в электронном виде? Да, работодатель может предоставить скан-копию, но это не заменяет официальную бумажную версию.

Выбор бумажной трудовой книжки – это право сотрудника, которое работодателю необходимо уважать и правильно оформить. Понимание прав и обязанностей обеих сторон, а также соблюдение сроков и процедур, позволяет избежать конфликтов и юридических рисков. В случае сомнений всегда стоит обращаться к специалистам по кадрам или юристам, специализирующимся на трудовом праве.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашей компании или в службу поддержки «Единого портала госуслуг».