С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), однако законодательство сохраняет за работником право выбора формата ведения трудовой книжки. В данной статье подробно рассмотрим, что происходит, если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку: какие права и обязанности возникают у работника и работодателя, как правильно оформить и вести документ, какие плюсы и минусы имеет такой выбор, а также что делать в ситуациях, когда выбор не сделан.

Правовая база выбора формата трудовой книжки

Основные положения, регулирующие вопрос выбора формата, содержатся в:

• Трудовом кодексе РФ (ст. 65, ст. 66);
• Федеральном законе «О страховых пенсиях» (в части передачи сведений в ПФР/Социальный фонд России);
• Постановлениях Минтруда и Социальной защиты РФ от 2020 года и последующих разъяснениях (в т.ч. актуальных на 2026 год).

Согласно этим нормам:

• Работник имеет право оставить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную форму;
• Если выбор не сделан, работодатель обязан вести обе версии (бумажную и электронную) до момента подачи заявления о выборе;
• Работодатель обязан передавать в Социальный фонд России сведения о трудовой деятельности каждого работника независимо от выбранного формата;
• Ведение и хранение бумажных трудовых книжек остаётся обязанностью работодателя до тех пор, пока сотрудник не подаст заявление о переходе на ЭТК.

Как оформить бумажную трудовую книжку при приёме на работу

Если newly hired сотрудник изъявил желание вести трудовую книжку в бумажном виде, работодатель должен выполнить следующие шаги:

1. Получить письменное заявление сотрудника о выборе бумажного формата (можно оформить как отдельный документ или включить в трудовой договор).
2. Проверить наличие у сотрудника существующей трудовой книжки:
   • Если книжка есть – проверить её состояние, внести недостающие записи (приём, переводы, поощрения и т.д.).
   • Если книжки нет или она утрачена/повреждена – оформить новую по ч. 5 ст. 65 ТК РФ на основании письменного заявления сотрудника с указанием причины отсутствия.
3. Внести первую запись о приёме на работу (должность, отдел, дата приёма, основание – трудовой договор).
4. Обеспечить хранение трудовой книжки в условиях, исключающих повреждение (специальный шкаф, сейф или металлический ящик с ограниченным доступом).
5. Одновременно вести электронную трудовую книжку в рамках внутренней кадровой системы (например, в 1С:ЗУП) до тех пор, пока сотрудник не подаст заявление о переходе на ЭТК.

Важно: все записи в бумажной книжке должны выполняться чернилами, которые не стираются, и заверяться подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации.

Права и обязанности сторон при выборе бумажного формата

Права сотрудника

• Выбор формата ведения трудовой книжки (бумажный или электронный) без давления со стороны работодателя.
• Получение дубликата трудовой книжки при её утрате или порче по письменному заявлению.
• Право на закрывающую запись в бумажной книжке при переходе на электронный формат (запись делается работодателем, после чего книжка выдаётся сотруднику).
• Право на получение справки о трудовой деятельности в последний рабочий день независимо от формата книжки.

Обязанности работодателя

• Ведение и хранение бумажной трудовой книжки в соответствии с действующими инструкциями (внесение записей о приёме, переводах, увольнениях, поощрениях, изменениях названия работодателя и т.д.).
• Одновременное ведение электронной трудовой книжки в внутренней кадровой системе до момента подачи заявления о переходе.
• Передача сведений о трудовой деятельности в Социальный фонд России (ЕГРЗ) независимо от выбранного формата.
• Выдача дубликата трудовой книжки при её утрате/повреждении по заявлению сотрудника.
• Сделание закрывающей записи в бумажной книжке и выдача её сотруднику при его переходе на ЭТК;
• Обеспечение конфиденциальности и безопасности данных, содержащихся в бумажной книжке (ограниченный доступ, защита от повреждения).

Преимущества и недостатки бумажной трудовой книжки в 2026 году

Преимущества

• Привычность и простота – многие сотрудники, особенно старшего поколения, предпочитают бумажный документ, которым удобно пользоваться без доступа к интернету.
• Независимость от технических сбоев – бумажная книжка не требует электроэнергии, доступа к серверам или обновлений программного обеспечения.
• Юридическая значимость – в случае спора бумажная трудовая книжка считается первичным доказательством трудовой стажа (при условии правильного ведения).
• Возможность быстрого предоставления – при увольнении или запросе из других организаций можно сразу выдать оригинал или дубликат.

Недостатки

• Трудоёмкость ведения – необходимость ручного внесения записей, их проверки и хранения увеличивает нагрузку на кадровую службу.
• Риск утраты или повреждения – огонь, вода, механическое воздействие могут привести к потере данных.
• Ограниченная доступность – удалённые сотрудники или филиалы не могут оперативно получить сведения из книжки без её физической передачи.
• Дублирование работы – работодатель всё равно должен вести электронную версию для передачи данных в Социальный фонд, что ведёт к двойной работе.
• Сложность формирования аналитических отчётов – для получения статистики по трудовой деятельности требуется ручной ввод данных в электронные системы.

Что делать, если сотрудник не сделал выбор формата?

Согласно разъяснениям Минтруда (актуальным на 2026 год), если работник не подал заявление о выборе формата трудовой книжки, работодатель обязан:

1. Вести обе версии (бумажную и электронную) до момента получения явного выбора;
2. Информировать сотрудника о последствиях отсутствия выбора (возможное дисциплинарное взыскание за непредоставление заявления);
3. При отсутствии реакции сотрудника в течение разумного срока (например, 30 дней) можно рассматривать это как уклонение от выполнения внутреннего регламента и применить меры, предусмотренные локальными нормативными актами (выговор, замечание);

Важно: дисциплинарное взыскание возможно только при наличии локального нормативного акта, который прямо устанавливает обязанность сотрудника подать заявление о выборе формата трудовой книжки.

Практические рекомендации для работодателей

• Разработайте внутреннюю инструкцию по работе с бумажными и электронными трудовыми книжками, включив в неё порядок подачи заявлений, хранения, выдачи дубликатов и закрывающих записей.
• Обучите кадровых специалистов правилам ведения бумажных трудовых книжек (подбор чернил, заверение подписями и печатью, условия хранения).
• Автоматизируйте передачу данных в Социальный фонд через интеграцию 1С:ЗУП или аналогичной системы с ЕГРЗ, чтобы минимизировать ручной труд при ведении двух форматов.
• Ведите журнал учёта заявлений о выборе формата трудовой книжки (дата подачи, выбранный формат, номер заявления). Это упростит контроль и предоставит доказательства при проверках.
• Храните резервные копии электронных данных в защищённом облаке или на внешних носителях, чтобы обеспечить сохранность сведений даже при потере бумажного носителя.
• Регулярно проводите аудит ведения трудовых книжек (проверка наличия всех обязательных записей, соответствия бумажного и электронного вариантов).

Выбор бумажной трудовой книжки остаётся законным правом сотрудника в 2026 году. Для работодателя это означает необходимость соблюдения двойного ведения документации, обеспечения надёжного хранения бумажных носителей и своевременного внесения всех обязательных записей. При правильной организации процесса бумажная трудовая книжка может быть удобным и надёжным инструментом подтверждения трудовой деятельности, особенно для тех сотрудников, которые ценят её традиционный характер. Однако следует помнить о связанных с этим трудозатратах и рисках, поэтому оптимальным решением часто становится ведение параллельной электронной версии, которая обеспечивает оперативную передачу данных в Социальный фонд и упрощает аналитическую работу кадровой службы.

Соблюдая представленные выше рекомендации, компания сможет минимизировать правовые риски, обеспечить прозрачность ведения трудовых книжек и создать комфортные условия для сотрудников, сделавших выбор в пользу бумажного формата.