С приходом цифровых технологий в российскую систему трудовых отношений многие работники задаются вопросом: нужна ли бумажная трудовая книжка при устройстве на новую работу в 2026 году? Ответ на этот вопрос неоднозначен — всё зависит от выбора самого сотрудника и политики работодателя. Давайте разберёмся подробно.

История и законодательные изменения

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Этот шаг был продиктован стремлением к цифровизации государственных услуг, снижению рисков потери или повреждения документов, а также упрощению процесса учёта трудового стажа.

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде, если сотрудник подал соответствующее заявление. Однако бумажная трудовая книжка остаётся легальным документом и по-прежнему используется, если работник не выразил желания перейти на электронный формат;

Что нужно при устройстве на новую работу?

При трудоустройстве в 2026 году работодатель может потребовать один из следующих документов:

• Бумажная трудовая книжка — если сотрудник не подавал заявление о переходе на ЭТК;
• Электронная трудовая книжка, если сотрудник выбрал цифровой формат и предоставил СНИЛС для доступа к данным в Пенсионном фонде;
• Справка о трудовой деятельности — если бумажная книжка утеряна, повреждена или не была выдана ранее (например, при первом трудоустройстве).

Важно!

С 2021 года работодатель не вправе отказать в трудоустройстве только потому, что у соискателя нет бумажной трудовой книжки. Если вы выбрали ЭТК, достаточно предоставить СНИЛС — работодатель сам запросит ваши данные через систему взаимодействия с Пенсионным фондом РФ.

Можно ли иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку одновременно?

Да, можно. Закон предусматривает двойной формат ведения — если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан вести и тот, и другой формат. Однако на практике это создаёт избыточную нагрузку на кадровые службы, поэтому большинство компаний предпочитают работать только с ЭТК — при условии, что сотрудник согласен.

Пример:

Вы устроились на работу в 2024 году с бумажной трудовой книжкой. В 2025 году вы решили перейти на ЭТК. Вы подаёте заявление — и с этого момента все новые записи вносятся только в электронный формат. Бумажная книжка остаётся у вас как архивный документ с информацией до 2025 года.

Что делать, если у вас нет трудовой книжки?

Если вы впервые устраиваетесь на работу, или ваша трудовая книжка утеряна, повреждена или не выдавалась (например, при работе по гражданско-правовому договору), то:

1. Вы подаёте заявление о трудоустройстве;
2. Работодатель обязан выдать вам бумажную трудовую книжку в течение 5 рабочих дней;
3. Параллельно вы можете подать заявление на ведение ЭТК, тогда все последующие записи будут вестись в электронном виде.

Плюсы и минусы бумажной и электронной трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

• Плюсы: физический документ, не требует доступа к интернету, понятен пожилым людям, может быть использован за границей без дополнительных проверок.
• Минусы: легко теряется, повреждается, требует хранения, возможны ошибки при ручном заполнении, неудобно при смене работы.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Плюсы: доступна через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуг, защищена от потери, автоматически обновляется, легко передаётся между работодателями, снижает риск мошенничества.
• Минусы: требует цифровой грамотности, не всегда доступна за границей, возможны технические сбои в системе.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Процедура проста:

1. Подготовьте паспорт и СНИЛС.
2. Напишите заявление об отказе от бумажной трудовой книжки (бланк можно взять у кадровика или скачать на сайте ПФР).
3. Подайте заявление работодателю, лично, через почту или в электронном виде (если есть электронная подпись).
4. Работодатель в течение 3 рабочих дней направит данные в ПФР.
5. Через 5–7 дней вы сможете увидеть свою трудовую историю в личном кабинете на Госуслугах или сайте Пенсионного фонда.

Что делать, если вы уже работаете и не хотите менять формат?

Если вы не хотите переходить на ЭТК — ничего делать не нужно. Ваша бумажная трудовая книжка остаётся действующим документом. Работодатель обязан продолжать вносить в неё записи о приёме, увольнении, переводах и наградах.

Да, документ, подтверждающий трудовой стаж, нужен — но его форма зависит от вашего выбора.

• Если вы хотите простоты и традиций — берите с собой бумажную трудовую книжку.
• Если вы цените удобство, безопасность и цифровую доступность — подавайте заявление на ЭТК и предоставляйте только СНИЛС.
• Если у вас нет книжки — работодатель обязан её выдать.

Важно помнить: ни один работодатель не имеет права требовать от вас одновременно и бумажную, и электронную книжку — это нарушение закона. Выбор формата, исключительно ваше право.

С 2026 года электронная трудовая книжка становится всё более распространённой, но бумажная не отменяется. Выбор — за вами. Идеальный вариант — начать с ЭТК, сохранив бумажную книжку как архив; Так вы обеспечите себе полную защиту трудовых прав на долгие годы вперёд.

Помните: ваш трудовой стаж — это ваша история. Храните её надёжно — в любом формате.