Вопрос о необходимости бумажной трудовой книжки при трудоустройстве остается актуальным, особенно на фоне повсеместного перехода на электронные трудовые книжки․ В 2026 году ситуация с ведением трудовых книжек регулируется законодательством, и работодатели должны четко понимать свои обязанности․ В данной статье мы разберем все нюансы, связанные с оформлением бумажных трудовых книжек при приеме на работу․
Что говорит законодательство?
Согласно действующему законодательству (в частности, статье 66 Трудового кодекса РФ в редакции 2026 года), при приеме на работу:
- Работники, которые впервые поступают на работу, получают только электронную трудовую книжку․ Оформление бумажной версии для них не требуется;
- Работники, которые уже имеют трудовой стаж, могут выбрать способ ведения трудовой книжки:
- Если они выбрали электронный формат, то бумажная книжка не оформляется;
- Если они предпочитают бумажный формат, то работодатель обязан вести и обновлять бумажную трудовую книжку;
- Если работник не сделал выбор, то ведется бумажная трудовая книжка․
Когда бумажная трудовая книжка все еще нужна?
Обязанность по ведению бумажной трудовой книжки сохраняется в следующих случаях:
- Работник сам выбрал бумажный формат․ Если сотрудник, имеющий трудовой стаж, подал письменное заявление о ведении трудовой книжки на бумаге, работодатель обязан выполнять его просьбу;
- Работник еще не принял решение․ Если сотрудник не подал заявление о выборе формата, то по умолчанию ведется бумажная трудовая книжка;
- Срочный трудовой договор или работа по совместительству․ Даже если работник перешел на электронную трудовую книжку, при приеме на работу по срочному договору (например, на декретную ставку) в его бумажную книжку вносится соответствующая запись;
- Утрата или отсутствие электронной трудовой книжки․ Если у работника нет доступа к электронной трудовой книжке (например, из-за технических проблем или потери данных), работодатель обязан оформить бумажную версию;
- Трудоустройство в организациях, где не внедрена электронная трудовая книжка․ Некоторые работодатели, особенно небольшие, могут продолжать использовать бумажные трудовые книжки по согласованию с работником․
Пример из практики:
Например, если гражданин, имеющий стаж работы, приходит устраиваться на новую должность и не подал заявление о выборе формата трудовой книжки, работодатель обязан завести или продолжить вести бумажную трудовую книжку․ В противном случае он нарушает трудовое законодательство․
Когда бумажная трудовая книжка не нужна?
В следующих случаях оформление бумажной трудовой книжки не требуется:
- Прием на работу впервые․ Если человек устраивается на работу впервые, его трудовая книжка ведется только в электронном формате;
- Работник выбрал электронный формат․ Если сотрудник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель не обязан оформлять бумажную версию;
- Трудоустройство в организациях, полностью перешедших на электронные трудовые книжки․ Если работодатель не ведет бумажные трудовые книжки по внутренним правилам, он не обязан их оформлять․
Как оформить трудовую книжку при приеме на работу в 2026 году?
Процедура оформления трудовой книжки при приеме на работу зависит от статуса работника:
Для работников без трудового стажа (впервые устраивающихся на работу):
- Работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку;
- Бумажная трудовая книжка не оформляется;
- Запись о приеме на работу вносится в электронную трудовую книжку․
Для работников с трудовым стажем:
- Работодатель должен уточнить, какой формат трудовой книжки предпочитает работник;
- Если работник выбрал бумажный формат, то трудовая книжка оформляется или продолжает вестись в бумажном виде;
- Если работник выбрал электронный формат, то бумажная книжка не оформляется;
- Если работник не сделал выбор, то по умолчанию ведется бумажная трудовая книжка․
Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки?
Если у работника нет бумажной трудовой книжки, возможны следующие сценарии:
- Работник впервые устраивается на работу․ В этом случае бумажная трудовая книжка не нужна, так как ведется электронная версия;
- Работник ранее работал, но потерял трудовую книжку․ В этом случае работодатель обязан:
- Завести новую бумажную трудовую книжку;
- Внести в нее записи о трудовой деятельности работника на основании предоставленных документов (например, копий трудовых книжек с предыдущих мест работы, справок, выписок и т․д;);
- Сделать пометку о том, что книжка оформлена взамен утерянной;
- Работник перешел на электронную трудовую книжку․ В этом случае бумажная книжка не нужна, если работник не подал заявление о ее ведении․
Какие документы нужно предоставить при приеме на работу?
При трудоустройстве работник должен предоставить следующие документы:
Для всех работников:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
- Документы воинского учета (для военнообязанных);
- Документ об образовании и (или) о квалификации;
- Справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования (если требуется по закону);
- Иные документы, предусмотренные законодательством․
Дополнительно для работников с трудовым стажем:
- Бумажная трудовая книжка (если работник выбрал бумажный формат);
- Заявление о выборе формата трудовой книжки (если работник ранее не подавал его);
- Документы, подтверждающие трудовую деятельность (если бумажная трудовая книжка утеряна или отсутствует)․
Что делать, если работодатель отказывается оформлять бумажную трудовую книжку?
Если работодатель отказывается оформлять бумажную трудовую книжку в случаях, когда это требуется по закону, работник может:
- Написать письменное заявление о выборе бумажного формата трудовой книжки;
- Обратиться в государственную инспекцию труда с жалобой на работодателя;
- Обратиться в суд с иском о защите трудовых прав;
- Обратиться к профсоюзной организации (если таковая имеется на предприятии)․
Ответ на этот вопрос зависит от нескольких факторов:
- Если работник впервые устраивается на работу → Нет, бумажная трудовая книжка не нужна;
- Если работник имеет трудовой стаж и выбрал бумажный формат → Да, бумажная трудовая книжка нужна;
- Если работник имеет трудовой стаж, но не сделал выбор → Да, по умолчанию ведется бумажная трудовая книжка;
- Если работник выбрал электронный формат → Нет, бумажная трудовая книжка не нужна;
- Если работник работает по срочному договору → Да, запись вносится в бумажную трудовую книжку․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить бумажную трудовую книжку по желанию работника?
Да, если работник имеет трудовой стаж и подал письменное заявление о выборе бумажного формата, работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку․
Что делать, если работник потерял трудовую книжку?
Работодатель обязан завести новую бумажную трудовую книжку и внести в нее записи на основании предоставленных документов․ В книжке делается пометка о том, что она оформлена взамен утерянной․
Можно ли перевести бумажную трудовую книжку в электронную?
Да, работник может подать заявление о переводе трудовой книжки в электронный формат․ Работодатель обязан выполнить его просьбу․
Что делать, если работодатель не ведет трудовую книжку вообще?
Это является нарушением трудового законодательства․ Работник может обратиться в государственную инспекцию труда или в суд․
Нужно ли предоставлять бумажную трудовую книжку при приеме на работу?
Только если работник выбрал бумажный формат или если он впервые устраивается на работу и работодатель не перешел на электронные трудовые книжки․
В 2026 году ситуация с бумажными трудовыми книжками регулируется законодательством, и работодатели должны четко следовать установленным правилам․ Бумажная трудовая книжка нужна только в случаях, когда работник выбрал этот формат или когда он впервые устраивается на работу и работодатель не перешел на электронные трудовые книжки․ Во всех остальных случаях ведется электронная трудовая книжка․
Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки при приеме на работу, рекомендуем обратится к специалисту по кадрам или в государственную инспекцию труда для получения консультации․
Важно! Информация в статье актуальна на май 2026 года․ Рекомендуем уточнять правила ведения трудовых книжек на официальных сайтах государственных органов или у специалистов по кадрам, так как законодательство может изменяться․