В 2026 году в России продолжается переход от традиционных бумажных трудовых книжек к электронным форматам․ Тем не менее, многие работники и работодатели всё ещё предпочитают или вынуждены пользоваться бумажным вариантом․ В этой статье разберём, как правильно оформить заявление, какие особенности ведения бумажной трудовой книжки, а также какие правовые нормы регулируют этот процесс․
Почему некоторые работники остаются на бумажном варианте
Несмотря на то, что с 1 января 2022 года для новых сотрудников вводится обязательный электронный формат, бумажная трудовая книжка остаётся актуальной для:
- Работников, уже имеющих стаж до 2020 года․
- Сотрудников, которые по собственному желанию продолжают вести документ на бумаге․
- Организаций, где по требованиям внутренних регламентов требуется бумажный архив․
Таким образом, возможность выбора сохраняется, но только при условии официального заявления работника․
Как оформить заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе
Для перехода на бумажный вариант необходимо подать заявление о ведении трудовой книжки․ В архивном файле доступны два образца:
- Заявление на ведение трудовой книжки в бумажном виде․
- Заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде․
Выбор конкретного бланка зависит от того, какой формат вы хотите использовать․ Заполнить заявление можно в свободной форме, но обычно требуются такие данные:
- ФИО работника․
- Должность и подразделение․
- Номер и серия текущей (если есть) трудовой книжки․
- Подпись работника․
После подачи заявления работодатель вносит запись о выборе бумажного формата в трудовую книжку и одновременно может вести её в электронном виде, если это предусмотрено․
Как вести бумажную трудовую книжку в 2026 году
Ведение бумажной трудовой книжки регулируется общими правилами, которые не отличаются от предыдущих лет․ Основные пункты:
- Запись в книжку производится по стандартному алгоритму – без указания режима работы (дистанционный, очный и т․д․)․
- Записи вносятся основным работодателем․ При необходимости могут использовать несколько работодателей, но каждый из них должен иметь соответствующий документ, подтверждающий право вносить записи․
- Если в книжке уже есть закрывающая запись, это означает, что сотрудник решил сохранить бумажный вариант․
При приёме на работу в 2026 году важно проверить, есть ли в документе, предъявляемом работником, закрывающая запись․ Если её нет, работник может выбрать любой из доступных форматов․
Переход от бумажной к электронной форме
Переход на электронный вариант требует подачи отдельного заявления․ После его принятия:
- Работодатель переводит все текущие записи в электронный модуль․
- Бумажная копия остаётся в архиве организации, но дальнейшие записи делаются только в электронном виде․
- Работник получает доступ к своей электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале Госуслуги или через МФЦ․
Важно помнить, что до подачи заявления работник имеет право продолжать вести бумажный документ, а работодатель обязан вносить записи в оба формата одновременно․
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Можно ли одновременно вести две трудовой книжки?
Ответ: Да, если работник явно указал в заявлении, что желает одновременно вести бумажную и электронную версии․ В таком случае работодатель вносит записи в оба формата․
Вопрос: Что делать, если работник не подаёт заявления вовремя?
Ответ: По умолчанию, если заявление не подано, работодатель будет вести электронную трудовую книжку․ Бумажный вариант будет считаться неактивным․
Вопрос: Как получить копию электронной трудовой книжки?
Ответ: Копию можно запросить через МФЦ (только в бумажном виде) или через портал Госуслуги с усиленной электронной подписью․ Оба способа требуют подтверждения личности․
Что говорит закон
Согласно письму ПФР С-4583-08/7697, с 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки не включаются в Перечень, однако они остаются в обращении, пока работник не подаст заявление о переходе на электронный формат․ Таким образом, до подачи заявления работодатель обязан вести бумажный вариант․
Кроме того, в 2025 году УБРиР объявило, что новые сотрудники, поступающие на работу впервые в 2025 году, получают только электронную форму․ Это подчёркивает ускоренный переход к цифровому документообороту․
Практический чек‑лист для работников
- Определите, хотите ли вы продолжать вести бумажную трудовую книжку․
- Подготовьте заявление в свободной форме (можно взять образец из архивного файла)․
- Подайте заявление в отдел кадров или в HR‑отдел вашего предприятия․
- Убедитесь, что работодатель вносит записи одновременно в бумажный и (при желании) в электронный формат․
- При необходимости запросите копию электронной трудовой книжки через Госуслуги․
Бумажная трудовая книжка в 2026 году остаётся легитимным и официально признанным способом документирования трудовых отношений, если работник явно выразил своё желание․ Однако переход на электронный формат становится всё более стандартом, особенно для новых сотрудников․ Правильное оформление заявления и своевременное информирование работодателя позволяют избежать недоразумений и обеспечить корректное ведениетрудовой документации․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться в отдел кадров или в консультационный центр ПФР․