С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Несмотря на масштабную цифровизацию, бумажные трудовые книжки остаются юридически значимым и обязательным документом для миллионов россиян, особенно для тех, кто начал трудовую деятельность до 2021 года или получил трудовую книжку в бумажном виде по старой системе.

Почему бумажная трудовая книжка всё ещё важна?

Несмотря на то, что с 2021 года при первичном трудоустройстве работодатели обязаны оформлять только электронные трудовые книжки, миллионы граждан продолжают работать с бумажными документами. Это связано с несколькими ключевыми причинами:

• Бумажные трудовые книжки, выданные до 2021 года, не аннулируются и сохраняют юридическую силу.
• Сведения о трудовом стаже, внесённые в бумажную книжку до 2020 года, не могут быть автоматически перенесены в электронную базу без подтверждения.
• Для многих работников, особенно пожилых или работающих в сельской местности, бумажная книжка — единственный надёжный способ подтвердить стаж.
• Согласно разъяснениям члена Комитета Госдумы по труду Екатерины Стенякиной, бумажная трудовая книжка остаётся основным доказательством трудового опыта, особенно при расчёте пенсии и льгот.

Как правильно оформить сотрудника с бумажной трудовой книжкой?

Если новый сотрудник приходит на работу с бумажной трудовой книжкой, работодатель должен действовать строго в рамках законодательства:

Принять бумажную трудовую книжку

Работодатель обязан принять бумажную трудовую книжку, даже если у сотрудника уже есть электронная версия. Это не противоречит закону — два документа могут сосуществовать.

Зарегистрировать факт трудоустройства

В течение трёх рабочих дней с даты трудоустройства работодатель обязан:

• Внести запись о приёме на работу в бумажную трудовую книжку сотрудника (по форме, утверждённой Постановлением Правительства РФ № 225).
• Создать запись о трудоустройстве в информационной системе электронных трудовых книжек (через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ или через специализированное ПО).

Не требовать замену бумажной книжки на электронную

Сотрудник имеет право сохранить бумажную трудовую книжку и не обязан переходить на ЭТК. Работодатель не вправе:

• Отказывать в приёме на работу из-за наличия бумажной книжки.
• Требовать сдать бумажную книжку для уничтожения.
• Навязывать оформление электронной трудовой книжки.

Хранить бумажную трудовую книжку

Бумажная трудовая книжка сотрудника хранится у работодателя на весь период трудовых отношений. После увольнения она возвращается сотруднику под расписку. Работодатель обязан обеспечить:

• Безопасное хранение (в сейфе или специальном шкафу).
• Защиту от повреждений, потери, порчи.
• Доступ к книжке только уполномоченным лицам (кадровикам, бухгалтерам).

Что делать, если у сотрудника есть и бумажная, и электронная трудовая книжка?

Встречается ситуация, когда сотрудник:

• Работал до 2021 года — имеет бумажную книжку с записями.
• Устроился на новую работу в 2022–2025 годах, получил электронную трудовую книжку.

В этом случае:

1. Бумажная книжка остаётся основным документом для подтверждения стажа до 2021 года.
2. Электронная книжка содержит данные с 2021 года (и далее).
3. При оформлении пенсии Пенсионный фонд РФ объединит данные из обоих источников — цифровой стаж не обнуляет реальные годы работы.
4. Работодатель при трудоустройстве должен запросить оба документа (если сотрудник предоставляет), чтобы внести полную и точную информацию в систему ЭТК.

Ошибки, которых следует избегать

Нередко работодатели допускают нарушения при приёме сотрудника с бумажной трудовой книжкой:

• Отказ в приёме — незаконен. Сотрудник имеет право работать с любым типом трудовой книжки.
• Уничтожение бумажной книжки, строго запрещено. Даже если сотрудник согласен, это нарушение закона.
• Не вносить запись в ЭТК — если сотрудник предоставил бумажную книжку, но не оформил ЭТК, работодатель всё равно обязан внести данные в электронную систему.
• Игнорировать записи в бумажной книжке — все стажевые периоды, внесённые до 2021 года, должны учитываться при расчёте пенсии и льгот.

Несмотря на активное внедрение цифровых технологий, бумажная трудовая книжка в 2026 году остаётся жизненно важным документом. Она — не просто листок бумаги, а юридическое доказательство трудового пути человека, подтверждающее его права на пенсию, компенсации, льготы и социальную защиту.

Работодатели обязаны:

• Принимать бумажные трудовые книжки без вопросов.
• Вносить в них записи о приёме и увольнении.
• Сохранять их в полной сохранности.
• Синхронизировать данные с электронной системой ПФР.

Сотрудникам же стоит помнить: ваша бумажная трудовая книжка — ваша история труда. Храните её бережно, не допускайте повреждений, не передавайте её третьим лицам без необходимости, и при смене работы — всегда требуйте возврата под расписку.

Важно! С 2026 года Пенсионный фонд РФ будет использовать объединённую базу данных: бумажные записи + электронные записи. Ваш трудовой стаж не исчезнет — он просто станет цифровым, но только если вы сохранили и правильно оформили свой бумажный документ.

Если у вас есть сомнения — обратитесь в местное отделение Пенсионного фонда РФ или к юристу по трудовому праву. Ваш стаж — ваше право. И оно защищено законом, независимо от формата документа.