Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России начался в 2020 году‚ но бумажная форма остаётся актуальной для части работников. В этой статье мы разберём‚ какие требования действуют сейчас‚ как правильно оформить бумажную трудовую книжку‚ а также сравним плюсы и минусы обоих вариантов.
История перехода на электронные трудовые книжки
- 16 декабря 2019 г. – принят Федеральный закон № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (не вступил в силу сразу).
- 11 февраля 2020 г. – письмо Минтруда № 14‑2/В‑141‚ в котором уточняются правила перехода.
- 1 января 2021 г. – законодательно закреплен переход: при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки.
- 31 декабря 2020 г. – последний срок‚ до которого работник мог отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на ЭТК.
- 2026 г. – в большинстве случаев бумажные трудовые книжки не оформляются для новых сотрудников‚ но остаются у тех‚ кто не перешёл на электронную форму.
Текущие законодательные требования
Статья 66 Трудового кодекса РФ
В статье 66 ТК РФ закреплены правила ведения и хранения трудовых книжек. В части 3 статьи указано‚ что работодатель обязан вести бумажные трудовые книжки для сотрудников‚ работающих более пяти дней‚ если работник не подал заявление о переходе на ЭТК.
Федеральный закон 439‑ФЗ
Закон предусматривает‚ что работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом‚ указанным в заявлении работника (на бумажном носителе‚ заверенные на). При этом‚ если работник выбрал электронную форму‚ бумажную запись всё равно необходимо оформить.
Статья 62 Трудового кодекса РФ
Обязывает работодателя выдавать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки. При этом при увольнении работник получает форму СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности).
Когда бумажная трудовая книжка всё ещё актуальна
Сотрудники‚ не переходившие на ЭТК
Если работник не подал заявление о переходе к электронному носителю до 31 декабря 2020 г.‚ его трудовая книжка остаётся в бумажном виде. Работодатель обязан вести её в соответствии с ТК РФ.
Сотрудники‚ отказавшиеся от бумажной
При отказе от бумажной трудовой книжки работник получает электронную. Однако в случае увольнения ему всё равно выдается бумажная копия (форма СТД‑Р) для подтверждения стажа.
Как оформить бумажную трудовую книжку в 2026 году
Шаги для работодателя
- Проверить‚ подал ли сотрудник заявление о переходе на ЭТК. Если нет – оформить бумажную трудовую книжку.
- Собрать оригинал трудовой книжки сотрудника (если он уже есть) и оформить новую копию на официальном бланке.
- Внести запись о приёме на работу‚ указать дату‚ должность‚ условия труда.
- Хранить книгу в соответствии с требованиями ТК РФ (не менее 10 лет).
- При увольнении выдать сотруднику оригинал и заполнить форму СТД‑Р.
Шаги для сотрудника
- Если вы хотите перейти на ЭТК‚ подайте заявление работодателю до 31 декабря 2020 г. (если вы уже в работе – до 31 декабря 2021 г.).
- Если вы не подали заявление‚ ваша трудовая книжка останется в бумажном виде.
- При приёме на работу в 2026 году вы получите электронную трудовую книжку автоматически‚ если не подали заявление о бумажной.
- Сохраняйте бумажную копию‚ если она вам нужна для подтверждения стажа.
Плюсы и минусы бумажной и электронной форм
- Бумажная трудовая книжка
- Плюсы: привычный формат‚ простота проверки‚ не требует доступа к интернету.
- Минусы: риск порчи‚ утраты‚ необходимость хранения в безопасном месте‚ медленное обновление данных.
- Электронная трудовая книжка
- Плюсы: доступ в реальном времени‚ автоматизированный контроль‚ безопасное хранение‚ возможность выдачи дубликатов без потери данных.
- Минусы: требуется наличие электронного доступа‚ возможные технические сбои‚ ограничение в некоторых случаях (например‚ информация об образовании).
Практические рекомендации
- Для работодателей: обязательно вести бумажные трудовые книжки до тех пор‚ пока работник не подаст заявление о переходе на ЭТК.
- Для сотрудников: если вам нужен бумажный документ для подтверждения стажа‚ не забывайте подавать заявление до 31 декабря 2020 г.
- Храните бумажную трудовую книжку в защищённом месте (например‚ в сейфе) и регулярно проверяйте её целостность.
- При переходе на ЭТК обязательно сохраните копию бумажной записи о подаче заявления – это понадобится при проверке.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оформить бумажную трудовую книжку после 2026 года?
- Да‚ если работник не перешёл на ЭТК и не подал заявление о переходе‚ бумажная книга остаётся актуальной.
- Что делать‚ если бумажная трудовая книжка порчена?
- Выдайте сотруднику дубликат (форма СТД‑Р) и сохраните копию в электронном виде.
- Можно ли получить бумажную копию из ЭТК?
- Да‚ работодатель обязан выдать бумажную копию по запросу сотрудника.
Переход на электронные трудовые книжки значительно упрощает управление кадровыми данными‚ но бумажная форма остаётся важным документом для части работников. Знание актуальных требований ТК РФ и Федерального закона 439‑ФЗ поможет работодателям и сотрудникам правильно вести и хранить трудовую книжку‚ а также избежать юридических рисков.