С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные трудовые книжки до сих пор остаються актуальными в определённых случаях. Особенно важны они при оформлении формы СЗВ-ТД — отчётности, которую работодатель обязан представлять в Пенсионный фонд России (ПФР) при любых изменениях в трудовой деятельности сотрудника. В этой статье мы подробно разберём, что такое бумажная трудовая книжка, как она выглядит в 2026 году, как правильно заполнять СЗВ-ТД на её основе, и в каких случаях она ещё используется.

Что такое бумажная трудовая книжка в 2026 году?

Бумажная трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. До 2021 года она была единственным способом фиксации трудовой деятельности. С 2021 года при первичном трудоустройстве работодатель не оформляет бумажную трудовую книжку, если сотрудник не требует её сохранения. Однако в 2026 году бумажная трудовая книжка остаётся обязательной в следующих случаях:

• При выдаче дубликата утерянной или испорченной книжки;
• При трудоустройстве работника, который уже имеет бумажную трудовую книжку и не переходил на электронную;
• При переводе сотрудника с электронной трудовой книжки обратно на бумажную (по его письменному заявлению);
• При работе в организациях, где по закону допускается только бумажный формат (например, некоторые государственные структуры, воинские части).

Важно: с 2025 года новые бланки бумажных трудовых книжек больше не выдаются ни биржами труда, ни ПФР. Единственный способ получить бланк — приобрести его у официальных поставщиков (например, через интернет-магазины, такие как OZON, или у типографий, имеющих лицензию на печать).

Образец бумажной трудовой книжки 2026 года

Бланк бумажной трудовой книжки в 2026 году остаётся неизменным с 2004 года, утверждённым Постановлением Правительства РФ № 225 от . Он состоит из:

1. ьного листа — с данными о работнике: ФИО, дата рождения, образование, профессия, дата и номер записи о приёме на работу.
2. Листа сведений о работе — здесь фиксируются все трудовые перемещения: приём, переводы, увольнение, награды, наименование организации, должность, даты.
3. Листа сведений о наградах — для отражения поощрений, медалей, званий.
4. Обратной стороны последнего листа, содержит информацию о выдаче книжки, подписи ответственного лица и печать организации.

Важно! Все записи в бумажной трудовой книжке должны вестись чернилами чёрного цвета, без помарок, исправлений и зачёркиваний. Исправления допускаются только в случае ошибки, и только с оформлением записи об исправлении по правилам, установленным Правилами ведения трудовых книжек (утв. Правительством РФ от № 695).

Пример заполнения ьного листа (образец):

• Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
• Дата рождения:
• Образование: высшее
• Профессия, специальность: бухгалтер
• Дата приёма на работу:
• Должность: главный бухгалтер
• Наименование организации: ООО «Ромашка»

Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) и печать организации обязательны.

СЗВ-ТД: как заполнять на основе бумажной трудовой книжки?

СЗВ-ТД — это форма отчётности, которую работодатель обязан подавать в ПФР при любом изменении в трудовых отношениях: приёме, увольнении, переводе, изменении должности или структурного подразделения.

С 2021 года форма СЗВ-ТД подаётся только в электронном виде через защищённый канал связи (например, через «КриптоПро» и портал ПФР). Однако содержание формы напрямую зависит от данных, указанных в трудовой книжке — как бумажной, так и электронной.

Какие данные из бумажной трудовой книжки вносятся в СЗВ-ТД?

При заполнении СЗВ-ТД на основе бумажной трудовой книжки необходимо указать:

• ФИО работника (как в книжке);
• ИНН, СНИЛС;
• Дата приёма на работу (согласно записи в книжке);
• Наименование организации (полное, как в книжке);
• Должность (точно как в книжке);
• Основание для приёма (например, «приказ № 5 от »);
• Дата и основание увольнения (если применимо);
• Дата и основание перевода (если произошёл).

Пример заполнения СЗВ-ТД при приёме на работу:

ФИО: Иванов Иван Иванович 
СНИЛС: 123-456-789 10 
ИНН: 7701234567 
Дата приёма: 
Наименование организации: ООО «Ромашка» 
Должность: главный бухгалтер 
Основание приёма: приказ № 5 от 
Тип изменения: приём на работу 
Дата подачи: 

Важно: СЗВ-ТД подаётся в течение 1 рабочего дня после издания приказа о приёме, увольнении или переводе. Ошибка в данных может привести к нарушению учёта стажа и проблемам с начислением пенсии.

Бумажная трудовая книжка и электронная: что выбрать?

Работник имеет право:

• Оставить бумажную трудовую книжку — тогда работодатель продолжает вести её в бумажном виде и вносит в неё все изменения;
• Перейти на электронную трудовую книжку — подав заявление в кадровый отдел. После этого бумажная книжка остаётся у работника, а все новые сведения вносятся в ЭТК;
• Вернуться к бумажной книжке — только один раз, по письменному заявлению.

В 2026 году электронная трудовая книжка содержит практически те же сведения, что и бумажная: даты приёма, увольнения, должности, награды. Однако она защищена от потери, подделки и легко доступна через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуг.

Почему бумажная книжка всё ещё важна?

Несмотря на цифровизацию, бумажная трудовая книжка остаётся единственным официальным доказательством трудового стажа в следующих случаях:

• При оформлении пенсии, если ЭТК не содержит полной истории (например, работа до 2021 года не была внесена в электронную систему);
• При трудоустройстве за рубежом, многие страны требуют бумажный документ;
• При судебных спорах, бумажная книжка с печатями и подписями имеет юридическую силу;
• При потере доступа к электронным сервисам — бумажная книжка, «оффлайн-доказательство»;

Что делать, если бумажная трудовая книжка утеряна?

Если работник потерял бумажную трудовую книжку, работодатель обязан выдать дубликат. Для этого:

1. Работник пишет заявление о выдаче дубликата;
2. Работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности из ПФР и архивов;
3. На основании полученных данных оформляется новый бланк трудовой книжки (только в случае, если работник не перешёл на ЭТК);
4. В дубликате делается запись: «Дубликат выдан взамен утраченной трудовой книжки».

Бланк дубликата — такой же, как и оригинальный. Его можно приобрести в лицензированных типографиях.

Хотя электронные трудовые книжки становятся нормой, бумажная трудовая книжка в 2026 году не утратила своей значимости. Она остаётся:

• Официальным подтверждением стажа до 2021 года;
• Необходимым документом для выдачи дубликатов;
• Юридически значимым доказательством в спорах;
• Основой для корректного заполнения формы СЗВ-ТД.

Работодателям важно помнить: если сотрудник имеет бумажную трудовую книжку, ведите её в бумажном виде, не игнорируйте записи, соблюдайте сроки подачи СЗВ-ТД и храните книжки в соответствии с требованиями законодательства.

Работникам: берегите свою бумажную трудовую книжку. Она — ваша «трудовая память». Даже если вы перешли на ЭТК, сохраните её до момента назначения пенсии.

Помните: цифровой стаж не отменяет реальный. Бумажная трудовая книжка — это не пережиток прошлого, а надёжный архив вашего профессионального пути.

Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Рекомендуем регулярно проверять обновления на официальном сайте Пенсионного фонда РФ: www.pfrf.ru.