На 2026 год в России продолжается постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным; Несмотря на то, что законодательство активно продвигает цифровизацию кадровых процессов, бумажные трудовые книжки до сих пор остаются в обороте — но уже не как обязательный, а как альтернативный или сохраняемый документ. В этой статье мы подробно разберём: когда и зачем оформляется бумажная трудовая книжка в 2026 году, как её вести, хранить и какие изменения произошли в законодательстве.

История перехода: от обязательного к опциональному

С 1 января 2021 года вступили в силу поправки к Трудовому кодексу РФ, введённые Федеральным законом № 439-ФЗ от . Согласно этим изменениям:

• Работодатели не обязаны оформлять бумажные трудовые книжки новым сотрудникам, устраивающимся на работу впервые после 31 декабря 2020 года.
• Таким сотрудникам автоматически оформляется электронная трудовая книжка (ЭТК) — на основе сведений, передаваемых работодателем в Пенсионный фонд России (ПФР).
• Бумажные трудовые книжки не отменяются для тех, кто уже их имел на момент вступления закона в силу — они сохраняются и продолжают действовать.

Таким образом, на 2026 год в России существует двойная система: электронные трудовые книжки для новых сотрудников и бумажные — для тех, кто их уже имел или выбрал сохранить.

Когда ещё оформляют бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Несмотря на тенденцию к цифровизации, бумажная трудовая книжка по-прежнему оформляется в следующих случаях:

1. При трудоустройстве сотрудника, который уже имел бумажную трудовую книжку ранее — даже если он устраивается на новую работу, он предъявляет свою старую книжку (ст. 65 ТК РФ).
2. По письменному заявлению сотрудника, который устраивается на работу впервые после 2021 года, но выбрал сохранить бумажный формат (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
3. При восстановлении утерянной трудовой книжки — если сотрудник не может предоставить сведения из ЭТК, работодатель оформляет новую бумажную книжку на основании документов (ст. 66.1 ТК РФ).
4. Для иностранных граждан и лиц без гражданства, если их трудовая деятельность не регистрируется в системе ПФР (в зависимости от соглашений и правового статуса).

Как правильно вести бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Ведение бумажной трудовой книжки строго регламентировано:

Нормативные акты

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1)
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом РФ)
• Приказ Минтруда РФ № 320н от — утверждение новой формы бланка, действующей с 1 сентября 2021 года

Обязательные требования к заполнению

• Бланк, только новый, утверждённый приказом № 320н (с водяными знаками, защитой от подделки).
• Записи делаются чётко, разборчиво, без помарок, с использованием чернил чёрного цвета (или печатными средствами).
• Дата — указывается дата приёма на работу, увольнения, перевода, награждения и т.д.
• Основание — номер и дата приказа работодателя, на основании которого вносится запись.
• Подпись — работодатель (или уполномоченное лицо) и сотрудник (при внесении записи об увольнении или переводе).
• Печать — обязательна, если у работодателя есть печать (в соответствии с учредительными документами).

Пример записи

Запись о приёме на работу:
«Принят на работу в должности бухгалтера с 15 марта 2026 года на основании приказа № 45 от 10 марта 2026 года»

Хранение бумажных трудовых книжек: правила и ответственность

Работодатель обязан обеспечить:

• Безопасное хранение — в специальном сейфе или металлическом шкафу с замком, в помещении с контролем температуры и влажности.
• Учёт — ведение реестра трудовых книжек (форма по приказу Минтруда).
• Срок хранения — 75 лет с момента увольнения сотрудника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов).
• Выдача копий — по письменному заявлению сотрудника, заверенных печатью и подписью.

Важно! Утрата или повреждение трудовой книжки — основание для привлечения работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей).

Электронная трудовая книжка vs бумажная: что выбрать?

Сотрудник имеет право выбрать формат:

Экспертное мнение (2026): Несмотря на преимущества ЭТК, многие сотрудники (особенно старшего возраста) предпочитают бумажные книжки из-за недоверия к цифровым системам, опасений по поводу кибератак и технических сбоев в работе работодателей (см. статью «Почему россияне оставляют бумажные трудовые книжки», 2026).

Что делать, если сотрудник не имеет бумажной трудовой книжки?

Если новый сотрудник приходит на работу без бумажной трудовой книжки и не имеет ЭТК — это означает, что он впервые устраивается на работу после 2021 года. В этом случае:

1. Работодатель не оформляет бумажную книжку — это противоречит закону.
2. Работодатель обязан оформить ЭТК — передать сведения в ПФР в течение 1 рабочего дня с даты приёма (ст. 66.1 ТК РФ).
3. Сотрудник получает доступ к ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.

Если сотрудник утверждает, что ранее имел бумажную книжку, но её потерял — работодатель оформляет новую бумажную трудовую книжку на основании документов (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки и т.д.).

Оцифровка бумажных трудовых книжек: нужно ли и как?

С 2024 года Минтруд и ПФР активно рекомендуют работодателям оцифровать все имеющиеся бумажные трудовые книжки. Это не обязательно, но крайне желательно для:

• Создания резервных копий в случае пожара, наводнения или кражи;
• Упрощения проверок трудовой инспекцией;
• Быстрого предоставления сведений при увольнении или переезде сотрудника.

Как оцифровать:

1. Отсканировать все страницы трудовой книжки (включая ьную, записи и последнюю страницу).
2. Сохранить файлы в формате PDF с именами: ФИО_ТК_№_ГГГГ.pdf.
3. Загрузить в корпоративную систему кадрового учёта или на защищённый сервер.
4. Создать реестр оцифрованных документов.

Важно: оцифровка не заменяет хранение оригинала — бумажная книжка остаётся юридически значимым документом.

На 2026 год бумажная трудовая книжка — это не устаревший артефакт, а важный элемент правовой защиты для миллионов россиян. Она сохраняется для тех, кто её уже имеет, и может быть оформлена по желанию сотрудника. Однако для новых работников — это уже прошлое.

Работодателям стоит:

• Чётко разделять сотрудников по категориям (новые / старые);
• Не оформлять бумажные книжки новичкам без заявления;
• Соблюдать правила ведения и хранения;
• Рассмотреть возможность оцифровки существующих книжек.

Сотрудникам стоит:

• Проверить наличие ЭТК через Госуслуги;
• Сохранить бумажную книжку, даже если работаете в цифровой компании;
• Заявить о выборе формата при трудоустройстве — это ваше право!

Бумажная трудовая книжка не исчезнет полностью — она переходит в статус «исторического документа», но до тех пор, пока она существует, её нужно вести правильно, хранить бережно и уважать как символ трудового стажа и прав работника.

Важно помнить: Закон не отменяет бумажные трудовые книжки — он даёт выбор. И этот выбор, ваше право.