Важно! С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Каждый работник, принятый на работу после этой даты, а также ранее трудившиеся, должны были до конца 2020 года определиться с формой ведения своей трудовой книжки․ Если заявление не было подано, по умолчанию сведения ведутся в бумажном виде․ Данная статья актуальна для работников, которые сознательно выбирают или уже выбрали бумажный носитель․

Правовая основа

Основным документом, регулирующим этот вопрос, является часть 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, внесшего изменения в Трудовой кодекс РФ․ Согласно ему:

• Работник вправе выбрать: ведение только электронной трудовой книжки (ЭТК) или бумажной (традиционной) на бланке установленной формы․
• Если работник не подал заявление о выборе, его трудовая книжка ведется в бумажном виде․
• Работник, выбравший бумажный вариант, в любой момент может подать заявление о переходе на электронный․

Когда подавать заявление?

Заявление необходимо подать:

1. При приеме на работу (новому сотруднику)․
2. Если ранее не было подано заявление (для сотрудников, принятых до 2021 года)․
3. При смене решения (если ранее выбрали ЭТК, но решили вернуться к бумажной)․

Подать заявление можно в отдел кадров лично или направить заказным письмом с уведомлением о вручении (это докажет дату подачи)․

Образец заявления о ведении бумажной трудовой книжки

Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты․

Варианты формулировок для заявления:

• «․․․прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде»․
• «․․․не даю согласия на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде»․
• «․․․прошу не формировать сведения о моей трудовой деятельности в форме электронной трудовой книжки»․

Что должен сделать работодатель после получения заявления?

Получив заявление о ведении бумажной трудовой книжки, работодатель обязан:

1. Внести запись в бумажную трудовую книжку о том, что работник подал заявление о ведении ТК в бумажном виде (или о недаче согласия на ЭТК)․
2. Выдать трудовую книжку работнику на руки (если она была у работодателя)․
3. Не направлять сведения о трудовой деятельности работника в СФР (Социальный фонд России) в электронном виде․ Информация будет храниться только в бумажном документе․

Частые вопросы и нюансы

А что, если заявление не подано вовремя?

Если работник, принятый после 2020 года, не подал заявление, по умолчанию его трудовая книжка ведется в бумажном виде․ Однако кадровик может запросить письменное подтверждение выбора для исключения ошибок․

Можно ли потом передумать?

Да, можно в любой момент․ Работник, выбравший бумажный вариант, подает новое заявление о переходе на электронную трудовую книжку․ Работодатель обязан прекратить ведение бумажной ТК и начать формировать ЭТК, направив сведения в СФР․

Как проверить, какая у меня трудовая книжка?

Нужно:

• Посмотреть в своей бумажной трудовой книжке: если есть запись о том, что сведения направлены в СФР, то у вас ЭТК․
• Запросить у работодателя выписку из ЭТК (форма СТД-Р)․
• Проверить личный кабинет на сайте Госуслуг или ПФР (если к нему есть доступ)․

Нужно ли сдавать отчет в ПФР на бумажные трудовые книжки?

Нет․ Сведения по работникам, чьи трудовые книжки ведутся только в бумажном виде, не направляются в ПФР/СФР․ Отчетность (форма СЗВ-ТД) сдается только по сотрудникам с электронными трудовыми книжками․