Дата подготовки материала: 17:05:48 ()․

С 1 января 2021 года в Российской Федерации произошел переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)․ Тем не менее, значительная часть работников, особенно тех, кто начал трудовую деятельность до указанной даты, сохраняет право на ведение трудовой книжки в традиционном бумажном формате․ В данной статье рассматриваются правовые основания, порядок оформления, преимущества и недостатки продолжения ведения бумажной трудовой книжки, а также практические рекомендации для работодателей и сотрудников․

Нормативная база

• Статья 66 ТК РФ – регулирует ведение трудовой книжки на бумажном носителе․
• Статья 66․1 ТК РФ – устанавливает порядок предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде․
• Постановления и разъяснения Минтруда России, а также рекомендации КонсультантПлюс (2026 г․) подтверждают, что с 2021 года работодатели не обязаны принимать заявления о ведении бумажной трудовой книжки от работников, не включённых в специальный перечень․

Кто может продолжать вести бумажную трудовую книжку?

Согласно информации из открытых источников (см․ выдержки из интернета):

1. Работники, которые по 31 декабря 2020 года включительно подали работодателю письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе (статья 66 ТК РФ)․
2. Сотрудники, трудоустроенные до 1 января 2021 года и отказавшиеся переходить на электронный вариант документа․
3. Лица, имеющие стаж работы до 2020 года – они вправе оставить бумажную трудовую книжку и одновременно иметь электронную трудовую книжку (ЭТК)․

Порядок оформления и ведения бумажной трудовой книжки

Приём на работу

• Сотрудник представляет свою бумажную трудовую книжку;
• Инспектор отдела кадров оформляет в ней запись о приёме (должность, дата, основание – трудовой договор)․
• Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации․

Внесение изменений

• При переводе, увольнении, награждении или иных кадровых мероприятиях вносятся соответствующие записи согласно образцам, приведённым в справочниках кадровика․
• Записи делаются чернилами синего или чёрного цвета, без исправлений; при необходимости ошибочную запись зачёркивают одной линией и пишут правильную сверху, заверяя подписью и печатью․

Хранение и выдача

• Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, бумажная трудовая книжка выдаётся ему на руки, а работодатель освобождается от обязанности по её хранению и ведению (БУХ․1С, 2023‑12‑18)․
• В случае отказа от электронного варианта работодатель продолжает хранить книжку в личном деле сотрудника․

Преимущества ведения бумажной трудовой книжки

• Юридическая привычность – многие работники и кадровые службы привыкли к бумажному формату, что снижает риск ошибок при внесении записей․
• Независимость от технических сбоев – отсутствие необходимости в доступе к информационным системам и электропитанию․
• Возможность совмещения – сотрудники с стажем до 2020 года могут одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку, что упрощает подтверждение трудового стажа при обращении в различные инстанции․

Недостатки и риски

• Трудоёмкость – ручное заполнение требует больше времени и внимания, увеличивая вероятность опечаток․
• Ограниченная доступность – при необходимости быстрого предоставления сведений (например, при приёме на новую работу) бумажная книжка может быть недоступна, если она находится у сотрудника․
• Риск утраты или повреждения – бумажный носитель подвержен механическому воздействию, воде, огню․
• Дублирование работы – при наличии обеих версий (бумажной и электронной) требуется синхронизация данных, что создаёт дополнительную нагрузку на кадровую службу․

Практические рекомендации для работодателей

1. Определить категорию сотрудников, которым разрешено вести бумажную трудовую книжку (по заявлению, поданному до )․
2. Создать внутренний регламент, регламентирующий порядок приёма, хранения и выдачи бумажных трудовых книжек, а также процедуру перехода на ЭТК․
3. Обучить кадровых специалистов правилам внесения записей, использованию печатей и подписей, а также работе с электронными системами для тех, кто ведёт обе версии․
4. Обеспечить надёжное хранение бумажных книжек (сейфы, архивные шкафы с контролем доступа и защиты от пожара и влаги)․
5. Вести журнал учёта issued и возвращённых бумажных трудовых книжек, чтобы избежать потерь․
6. Информировать сотрудников о их правах и возможностях (например, право оставить бумажную версию при наличии стажа до 2020 года)․

Источники: выдержки из интернет‑материалов, предоставленные пользователем (дата ), нормативные акты ТК РФ, разъяснения Минтруда России, справочники кадровика и аналитические статьи порталов БУХ․1С, КонсультантПлюс, Гарант․Ру и др․