Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек с 2020 года, миллионы россиян до сих пор хранят и используют традиционные бумажные трудовые книжки. В 2026 году, на пороге завершения переходного периода (1 января 2027 года), вопрос о сохранении бумажных трудовых книжек остаётся одним из самых актуальных для работников, работодателей и специалистов кадровых служб.

Почему бумажные трудовые книжки ещё существуют?

Согласно законодательству Российской Федерации, бумажные трудовые книжки не отменяются. Их сохранение гарантировано на законодательном уровне. Председатель Комитета Государственной Думы по труду, социальной политике и делам ветеранов подтвердил: «Традиционные бумажные трудовые книжки, оформленные до введения электронного учёта, остаются в силе и не подлежат аннулированию».

Основные причины, по которым сотрудники продолжают использовать бумажные трудовые книжки:

• Отсутствие заявления на переход — если работник не подал в письменной форме заявление о выборе электронной трудовой книжки, работодатель обязан продолжать вести бумажную.
• Возраст и техническая грамотность — многие пожилые сотрудники предпочитают «осязаемый» документ, не доверяя цифровым системам.
• Работа в отдалённых регионах — в некоторых сельских и малых населённых пунктах отсутствует стабильный доступ к интернету или электронным сервисам.
• Юридическая привычка, бумажная трудовая книжка долгие десятилетия была единственным подтверждением трудового стажа, и многие не видят необходимости менять привычную систему.

Как оформляются бумажные трудовые книжки в 2026 году?

С 2023 года все новые бумажные трудовые книжки выдаются исключительно на новых бланках, утверждённых Правительством РФ. Эти бланки имеют улучшенную защиту от подделок: водяные знаки, микротекст, голографические элементы и уникальный серийный номер.

Важно помнить:

1. Если у сотрудника истёк срок заполнения старой трудовой книжки, работодатель обязан выдать новую на бланке установленного образца.
2. Новая бумажная трудовая книжка оформляется только по письменному заявлению работника, если он не выбрал электронный формат.
3. Все записи в новой книжке вносятся вручную или с использованием печатающих устройств, но не допускается использование корректоров или исправлений от руки.

Что будет с бумажными книжками после 1 января 2027 года?

С 1 января 2027 года работодатели перестанут вести бумажные трудовые книжки для новых сотрудников и при поступлении на работу. Однако:

• Все ранее оформленные бумажные трудовые книжки остаются действительными, они не теряют юридической силы.
• Данные из бумажных книжек, внесённые до 2020 года, уже были переданы в электронный реестр Фонда социального страхования (ФСС) при оцифровке.
• Если работник продолжает работать по старой бумажной книжке, работодатель обязан вносить в неё все новые записи (прием, увольнение, перевод, награды) до момента увольнения этого сотрудника.
• После увольнения сотрудник получает бумажную трудовую книжку с последней записью — и она остаётся у него как официальный документ, подтверждающий трудовой стаж.

Как проверить стаж, если у вас бумажная трудовая книжка?

Даже если у вас есть бумажная трудовая книжка, вы можете получить полную информацию о своём трудовом стаже в электронном виде:

1. Зарегистрируйтесь на портале Госуслуги.
2. Перейдите в раздел «Трудовая книжка».
3. Запросите выписку из электронного реестра, там будут отображены все периоды работы, внесённые в систему с 2020 года.
4. Для периодов до 2020 года, используйте данные из вашей бумажной книжки.

Важно: электронный реестр не заменяет бумажную книжку, а дополняет её. Для получения пенсии, льгот или при трудоустройстве в некоторых организациях (особенно в госсекторе) могут требовать предъявить именно бумажный документ.

Что делать, если бумажная трудовая книжка потеряна или испорчена?

Если бумажная трудовая книжка утеряна, повреждена или нечитаема, работнику необходимо:

1. Подать заявление в бухгалтерию или кадровую службу по месту последнего трудоустройства.
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж: трудовые договоры, приказы, справки с предыдущих мест работы, архивные выписки.
3. Работодатель на основании этих документов оформит дубликат трудовой книжки на новом бланке.
4. Дубликат будет содержать все записи, подтверждённые документально, и будет иметь статус «Дубликат».

Сравнение: бумажная vs электронная трудовая книжка

Что делать работодателю в 2026 году?

Работодателям необходимо:

• Вести учёт всех сотрудников, выбравших бумажную трудовую книжку, до их увольнения.
• Обеспечить хранение бумажных книжек в соответствии с требованиями архивного законодательства (не менее 75 лет).
• Не допускать внесения записей от руки, только печатным способом или с использованием специальных штампов.
• При увольнении сотрудника с бумажной книжкой — выдать её ему под роспись, а в электронной системе зафиксировать факт увольнения.
• Обеспечить информирование сотрудников о праве выбора формата трудовой книжки при приёме на работу.

Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки остаются важной частью российской трудовой системы. Они — не просто лист бумаги, а история профессиональной жизни человека, подтверждённая печатями, подписями и официальными записями.

С 2027 года они перестанут быть основным форматом для новых сотрудников, но для миллионов россиян, которые работают по старым книжкам, они останутся юридически значимым и неотъемлемым документом до конца их трудовой жизни.

Главное правило: если у вас есть бумажная трудовая книжка — берегите её. Она не устарела, не отменена и не потеряла силу. Она — ваше право, ваша история и ваша гарантия будущей пенсии.

Помните: «Электронная трудовая книжка, это удобство. Бумажная — это надёжность».