В 2026 году правила ведения бумажных трудовых книжек остаются строго регламентированными, несмотря на активное внедрение электронных форматов (ЭТК)․ Ошибки при заполнении могут привести к проблемам у сотрудника при получении пенсии или нового места работы, а также к штрафам для работодателя․ В этой статье мы разберем актуальные требования, порядок внесения записей и приведем конкретные примеры для различных ситуаций․

Общие правила заполнения при увольнении

Согласно действующему законодательству и Приказу Минтруда, запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе»․ Важно помнить, что с 1 сентября 2021 года (и продолжает действовать в 2026 году) изменились требования к формулировкам․ Теперь запись должна быть унифицированной․

Ключевые принципы:

• Запись вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета․
• Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «ст․» вместо «статья», «п․» вместо «пункт»)․
• Все записи должны быть заверены подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при наличии)․
• Работник должен ознакомиться с записью и заверить ее своей подписью․

Структура записи: что и где писать

Запись об увольнении состоит из четырех граф․ Давайте разберем каждую из них подробно:

Графа 1: Порядковый номер

Здесь ставится следующий порядковый номер записи в данном разделе․ Нумерация должна быть сквозной и непрерывной․

Графа 2: Дата увольнения

Указывается дата прекращения трудового договора․ Число и год пишутся арабскими цифрами, месяц — прописью․

Пример: 21 мая 2026 г․

Графа 3: Причина и основание увольнения

Это самая важная часть․ Запись должна начинаться со слова «Уволен» (или «Трудовой договор прекращен» в особых случаях, но стандарт — «Уволен»)․ Далее указывается причина со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ․

Важно: В 2026 году действует единый стандарт формулировки․ Например, при увольнении по собственному желанию пишется:

«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․

Графа 4: Документ-основание

Здесь указываются реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении: его номер и дата․

Пример: Приказ от № 45-к․

Примеры заполнения для разных ситуаций

Рассмотрим наиболее распространенные сценарии увольнения с готовыми формулировками для графы 3․

Увольнение по собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ)

Самый частый случай․ Работник пишет заявление, работодатель издает приказ․

• Что писать в графе 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
• Нюанс: Если работник был в отпуске с последующим увольнением, датой увольнения считается последний день отпуска․

Увольнение по соглашению сторон (ст․ 78 ТК РФ)

Инициатива может исходить от любой стороны, но важно mutual agreement․

• Что писать в графе 3: Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

Увольнение по сокращению штата (ст․ 81 ТК РФ)

Требует строгого соблюдения процедуры уведомления и выплаты компенсаций․

• Что писать в графе 3: Уволен по сокращению штата работников, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․

Увольнение в связи с переходом на выборную работу

Как noted в новых правилах, это один из немногих случаев, где формулировка имеет свою специфику, хотя ссылка остается на ст․ 77 ТК РФ․

• Что писать в графе 3: Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

Прекращение договора в связи со смертью сотрудника

В этом случае трудовые отношения прекращаются не по воле сторон, а потивным обстоятельствам․

• Что писать в графе 3: Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации․
• Кто подписывает: В графе для подписи работника ставится прочерк, запись заверяется только работодателем․ Книжка выдается родственникам․

Исправление ошибок и восстановление на работе

Если увольнение было признано незаконным, и сотрудника восстанавливают на работе, в трудовую книжку вносится новая запись․

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер․
2. В графе 2 — дата восстановления (дата издания приказа о восстановлении)․
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна․ Восстановлен на работе в прежней должности»․
4. В графе 4, ссылка на приказ о восстановлении․

Также возможно изменение формулировки причины увольнения, если она была внесена неверно․ В этом случае делается запись о недействительности предыдущей и вносится новая, правильная запись․

Важно: Если запись об увольнении была признана недействительной, по просьбе работника ему может быть выдан дубликат трудовой книжки без внесения в нее ошибочной записи․

Что делать, если раздел закончился?

Если в разделе «Сведения о работе» закончились страницы, перед внесением записи об увольнении (или любой другой) необходимо вшить вкладыш․ Вкладыш вшивается в трудовую книжку, и на титульном листе основной книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера․ Без этого вкладыш считается недействительным․

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и бумажный формат

В 2026 году многие сотрудники перешли на электронные трудовые книжки․ Однако:

• Если сотрудник не подавал заявления о переходе на ЭТК и вел бумажную книжку, работодатель обязан внести запись об увольнении в бумажный бланк․
• Если сотрудник перешел на ЭТК, бумажную трудовую ему выдали на руки․ При увольнении работодатель вносит сведения в систему Пенсионного фонда (СФР), а работнику выдает справку (СТД-Р) или делает запись в бумажной книжке только по его заявлению (если книжка осталась у работодателя до момента увольнения, что бывает редко при переходе на ЭТК, обычно она выдается раньше)․
• При увольнении сотрудника, ведущего ЭТК, основная обязанность работодателя — передать сведения в СФР в срок не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․

Чек-лист для работодателя перед выдачей книжки

Перед тем как отдать трудовую книжку на руки увольняющемуся, проверьте:

1. Верно ли указана дата увольнения (совпадает с приказом)?
2. Правильная ли ссылка на статью ТК РФ?
3. Есть ли слово «Уволен» в начале записи?
4. Указаны ли номер и дата приказа в графе 4?
5. Стоит ли подпись работодателя и печать (если используется)?
6. Расписался ли работник в подтверждение того, что он ознакомлен с записью и получил книжку?

Грамотное заполнение трудовой книжки — это гарантия отсутствия проблем у бывшего сотрудника и защита компании от трудовых споров․ Будьте внимательны к деталям, используйте актуальные формулировки 2026 года и всегда сверяйтесь с приказом об увольнении․