В 2026 году вопрос ведения трудовой книжки остаётся одним из ключевых аспектов трудового права в Российской Федерации. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажные документы по-прежнему имеют юридическую силу и обязательны к ведению в определённых случаях. Работодатель обязан вести трудовую книжку не во всех ситуациях, только при соблюдении конкретных условий, установленных Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Когда работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку

Согласно действующему законодательству (ст. 66 ТК РФ, Правила ведения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от № 695), работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку в следующих случаях:

1. Работник уже имеет бумажную трудовую книжку и не подавал заявление о переходе на электронную форму
   Если при приёме на работу сотрудник предоставил ранее оформленную бумажную трудовую книжку и не написал заявление о желании вести учёт трудовой деятельности в электронном виде, работодатель обязан продолжить ведение именно бумажной книжки. Это правило действует независимо от того, когда был заключён трудовой договор — до 2021 года или позже.
2. Работник не подавал никакого заявления о выборе формы ведения
   Если работник не выразил своей воли в письменной форме (ни в пользу ЭТК, ни в пользу бумажной), работодатель должен вести бумажную трудовую книжку по умолчанию. Это правило сохраняется и в 2026 году, поскольку закон не предполагает автоматического перехода на электронный формат без согласия работника.
3. Работник не может предоставить электронную трудовую книжку, так как она ещё не оформлена
   Если работник впервые устраивается на работу и не имеет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку в течение пяти рабочих дней со дня заключения трудового договора (п. 10 Правил ведения трудовых книжек).
4. Работник утратил или повредил свою трудовую книжку
   В случае утраты, повреждения или иной причины, по которой работник не может предоставить трудовую книжку, работодатель обязан выдать ему новую бумажную трудовую книжку и вести в ней все записи, включая сведения о предыдущем трудовом стаже, если они подтверждены документально (п. 11 Правил).

Когда работодатель НЕ обязан вести бумажную трудовую книжку

В 2026 году работодатель не обязан вести бумажную трудовую книжку, если:

• Работник подал заявление о выборе электронной трудовой книжки — в этом случае все сведения о трудовой деятельности вносятся в реестр Пенсионного фонда РФ, и бумажная книжка не ведётся.
• Работник впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года и подал заявление о ведении ЭТК — тогда бумажная книжка не оформляется.
• Работник уже имеет только электронную трудовую книжку и не требует бумажного варианта — работодатель ведёт учёт только в электронном виде.

Важные нюансы и ошибки работодателей

Ошибка: Внесение записи о приёме при отработке менее 5 дней

Согласно разъяснениям специалистов сайта onlineinspekciya.ru (от ), вносить запись о приёме на работу в трудовую книжку можно только после того, как работник отработал пять календарных дней. Если сотрудник уволился до истечения этого срока, запись в трудовую книжку не вносится — это не нарушение закона. Однако если запись была внесена, а затем работник уволился, запись об увольнении должна быть сделана в той же книжке.

Ошибка: Не выдача трудовой книжки в день увольнения

Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день его работы, независимо от того, какой день недели или время суток. Если работник отсутствует в день увольнения, работодатель обязан направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за документом. Выдача книжки по почте или позже допускается только с письменного согласия работника (п. 36 Правил).

Ошибка: Отказ в выдаче книжки при запросе для получения новой работы

Если работник подаёт письменное заявление о выдаче трудовой книжки для трудоустройства в другую организацию, работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (п. 33 Правил). Это правило действует даже при наличии действующего трудового договора.

Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку?

Если при приёме на работу работник не может предоставить трудовую книжку (утеряна, повреждена, не оформлена ранее), работодатель обязан оформить новую бумажную трудовую книжку. При этом:

• В графе «Сведения о работе» указывается, что книжка выдана взамен утраченной (или впервые выдана).
• Все сведения о предыдущем трудовом стаже должны быть подтверждены документами (справки с прежних мест работы, архивные выписки и т.п.).
• Если документы отсутствуют, в книжку вносятся только сведения о работе у текущего работодателя.

В 2026 году работодатель должен вести трудовую книжку только в следующих случаях:

1. Работник предоставил бумажную книжку и не подавал заявление о переходе на ЭТК.
2. Работник не выразил выбора формы ведения — по умолчанию ведётся бумажная.
3. Работник впервые устраивается на работу и не имеет ЭТК, оформляется бумажная.
4. Работник утратил книжку — оформляется новая бумажная.

Во всех остальных случаях — при наличии письменного заявления работника о выборе электронной трудовой книжки — бумажная книжка не ведётся. Работодатель обязан соблюдать сроки внесения записей, выдачи документа и реагировать на запросы работника. Нарушение этих правил влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Важно помнить: Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её ведение — не формальность, а юридическая обязанность работодателя, регулируемая законом. Правильное оформление и своевременная выдача книжки — залог законности и доверия между работодателем и сотрудником.